U heeft een recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (1) die noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van Ad Hoc Data of derden, mits er sprake is van redenen die specifiek verband houden met uw situatie en (2) ten behoeve van direct marketing.
Dit is het privacy statement van Ad Hoc Data BV, met maatschappelijke zetel gevestigd te 1000 Brussel, Square de Meeüs 35 en geregistreerd bij de KBO onder nummer 0898.717.074.
Ad Hoc Data speelt voor veel organisaties een belangrijke rol in het ondersteunen van B2B marketing- en salesacties, maar ook in het analyseren van doelgroepen, het actueel houden van zorgvuldig opgebouwde zakelijke databases en het vermijden van de nefaste gevolgen van het contracteren met insolvente of zelfs malafide bedrijven. Dit doen wij door middel van een zeer complete en actuele dataset van bedrijven en organisaties, uitstekende persoonlijke service en zeer gebruiksvriendelijke tools. En dat alles voor de allerbeste prijs.
Ad Hoc Data stelt voor wat betreft het gebruik van haar database het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens vast. Ad Hoc Data bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel dit gebeurt en met welke middelen dit plaatsvindt. Ad Hoc Data is hierdoor verwerkingsverantwoordelijke. Op basis van de bestaande wetgeving rust op ons een zelfstandige verplichting om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens transparant, veilig, zorgvuldig en volgens de geldende wet- en regelgeving verwerkt worden. Meer informatie over hoe Ad Hoc Data hieraan voldoet, leest u terug in dit privacy statement.
De rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens is van essentieel belang voor ons.
Wij behandelen uw persoonsgegevens dan ook overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”)) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Middels deze privacy statement willen wij duidelijkheid verschaffen over onder meer de verwerkingsdoeleinden, de verwerkingsgrondslag, de rechten van betrokkenen, de inrichting van onze organisatie en de wijze waarop wij aan onze verplichtingen voldoen.
Ad Hoc Data is al jaren een van de grootste spelers op het gebied van commercialisering van een database met bedrijfsgegevens. Zowel op de Belgische als de Nederlandse markt bieden wij onze klanten directe toegang tot een complete database voor veruit de scherpste prijs in de markt. Zo zorgen wij ervoor dat betrouwbare, actuele en kwalitatieve bedrijfsgegevens voor iedereen bereikbaar zijn. Van eenmanszaak tot multinational, voor elke organisatie biedt Ad Hoc Data een toegankelijke online tool voor het samenstellen van effectieve datasets aan tegen een eerlijke prijs. Dit biedt transparantie, vergroot de onderlinge concurrentie en voorkomt dominantie van kapitaalkrachtige organisaties. Als leverancier van een platform waarop organisaties heel specifiek hun doelgroep kunnen selecteren, stimuleren wij het verhogen van relevante en gewenste communicatie en daarmee dus het reduceren van overlast.
Nota bene: Wettelijk gezien zijn het woonadres en het vestigingsadres twee verschillende adressen. Echter, indien een organisatie is gevestigd op een woonadres, betekent dat in de praktijk vaak dezelfde voordeur. En de buitenwereld ziet het verschil niet. Dat kan als onprettig worden ervaren. Het vestigingsadres van een organisatie is namelijk altijd openbaar. Het wordt onder meer weergegeven op de Kruispuntbank van Ondernemingen en in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Elke onderneming die verplicht is zich in te schrijven in de KBO moet ook zijn vestigingseenheden laten registreren. Een vestigingseenheid is elke plaats die geografisch kan geïdentificeerd worden door een adres, waar minstens een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend. Dat kan dus ook een woonadres zijn.
In de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten en het nastreven van onze doelstellingen leggen wij gegevens van bedrijven en organisaties die actief deelnemen of recentelijk deelnamen aan het handelsverkeer en zijn ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen in onze database vast.
De gegevens die in onze database opgenomen zijn, zijn steeds bedrijfsgegevens. Het is evenwel mogelijk dat (bepaalde) bedrijfsgegevens tevens persoonsgegevens zijn. Het betreft uitsluitend persoonsgegevens die verband houden met de wettelijk vertegenwoordiger(s) van de desbetreffende organisatie of de persoonsgegevens van natuurlijke personen-ondernemingen. Deze gegevens worden opgenomen in onze database, maar zijn beperkt tot de gegevens die ook daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten. De persoonsgegevens zullen daarom gelinkt zijn aan de functie en/of hoedanigheid van de persoon binnen de desbetreffende organisatie. Het gaat dan om de voor- en achternaam, het zakelijk adres, zakelijk(e) telefoonnummer(s) en zakelijk e-mailadres van de wettelijk vertegenwoordiger van de desbetreffende organisatie.
Wij verzamelen geen persoonsgegevens op automatische wijze op basis waarvan u rechtstreeks geïdentificeerd kan worden, tenzij u ons hiervoor de toestemming gegeven heeft of u ons deze persoonsgegevens bezorgt, o.m. door het invullen van het formulier op onze website of wanneer u ons rechtstreeks contacteert per e-mail.
Daarnaast verzamelen wij via cookies automatisch bepaalde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de goede werking en veiligheid van onze website. Dit wordt omschreven in onze cookieverklaring.
Houd er rekening mee dat bepaalde functionaliteiten van onze website niet beschikbaar zijn indien u uw persoonsgegevens niet wenst mee te delen of het gebruik van bepaalde cookies weigert.
U bent als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u aan ons meedeelt en/of invoert.
Ad Hoc Data verwerkt in geen geval bijzondere persoonsgegevens – zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, lidmaatschappen, gegevens over gezondheid en/of religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen. Tevens vindt er geen enkele vorm van geautomatiseerde besluitvorming plaats op basis van individuele profielen (profiling).
Conform de GDPR moet elke verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd zijn, zo ook de verwerking door Ad Hoc Data. De regels stellen dat de verwerking gerechtvaardigd is, wanneer het doel van de verwerking gebaseerd kan worden op één van de zes rechtsgrondslagen die in de verordening worden gegeven. De zes grondslagen zijn niet allemaal even relevant en erg afhankelijk van de situatie. Het hangt onder andere af van de vraag of het een publieke of private organisatie betreft en met welk doel de persoonsgegevens worden verwerkt. De rechtsgrondslagen zijn niet cumulatief. Ook is er geen hiërarchische volgorde van de rechtsgrondslagen. Slechts één van de grondslagen hoeft van toepassing te zijn om verwerking te rechtvaardigen.
Ten aanzien van de situatie bij Ad Hoc Data wordt de verwerking van de gegevens opgenomen in de database gerechtvaardigd op basis van het feit dat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de organisatie. Hierbij is reeds afgewogen dat de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, niet zwaarder wegen dan die belangen.
Een gebrek aan essentiële (juiste) bedrijfsinformatie zet een rem op de ontwikkeling van de economie en stuit het (her)opleven ervan. Het brengt de economie bovendien schade toe door gezonde ondernemingen bloot te stellen aan de nefaste gevolgen van contracteren met insolvente of zelfs malafide bedrijven.
Het stelt bedrijven ook in staat om op gerichte wijze nieuwe marktsegmenten te exploreren, m.n. door de toegang tot pertinente gegevens m.b.t. de doelgroepen of marksegment van de ondernemingen. Deze ondernemingen kunnen op deze manier bijkomende, gezonde en dus rendabele handel genereren.
In die zin zorgt de verwerking van de gegevens voor een “level playing field” doordat niet enkel grote(re) ondernemingen toegang hebben tot de bedrijfsinformatie, maar kleine ondernemingen ook (1) de nefaste gevolgen van het contracteren met insolvente of zelfs malafide bedrijven kunnen voorkomen, (2) hun zorgvuldig opgebouwde zakelijke databases actueel kunnen houden en (3) de kans krijgen om gericht te kunnen prospecteren (zonder bijvoorbeeld willekeurig bedrijven te moeten contacteren).
Hierbij verplicht Ad Hoc Data haar klanten de relevante regelgeving omtrent de verwerking van (eventuele) persoonsgegevens zorgvuldig na te leven.
De verwerking van (persoons-)gegevens met het oog op fraudevoorkoming (risk & compliance) is een gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke in kwestie.
Deze gegevens hebben (conform artikel 2:30 WVV) enkel betrekking op het bedrijf en niet op de bestuurders/contactpersonen van de bedrijven of rechtstreeks gericht op deze personen (i.e. niet in hun hoedanigheid van bestuurder/contactpersoon van het bedrijf).
In het kader hiervan kan verwezen worden naar het antwoord Minister van Justitie op een parlementaire vraag met betrekking tot de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens in het (nieuwe) Wetboek van vennootschappen en verenigingen:
“De lezing van het tweede lid van artikel 2:30 [WVV] moet gebeuren in het licht van de filosofie van de Europese richtlijn 2013/37/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 juni 2013 tot wijziging van richtlijn 2003/98/EG inzake het hergebruik van overheidsinformatie.
Zoals uitdrukkelijk bevestigd door de toenmalige Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer in haar advies nr. 19/2015 van 10 juni 2015 en de door haar geciteerde rechtspraak in dit verband, is de gangbare praktijk van commercialisatie van handelsinformatie door handelsinformatiekantoren in principe rechtmatig.
Het is inderdaad zo dat de verwerking van deze persoonsgegevens steunt op een gerechtvaardigd belang van de handelsinformatiekantoren dat erin bestaat objectieve en volledige informatie te verschaffen over ondernemingen en de natuurlijke personen die hier een mandaat in hebben opgenomen.
Ook de afnemers van de diensten van handelsinformatiekantoren beschikken over een gerechtvaardigd belang dat onder meer bestaat uit het verifiëren van de verbintenissen die ze willen aangaan en het inschatten van het kredietrisico. Deze gerechtvaardigde belangen wegen zwaarder door dan de rechten van de betrokken natuurlijke personen, nu de verwerkte persoonsgegevens betrekking hebben op hun economische activiteiten en deze dus de louter privébelangen overstijgen.”
(eigen nadruk – Vr. en Antw. Kamer 2018-19, 30 april 2019, nr. 54/186, 298 (Vr. nr. 3157 R. TERWINGEN)
De verwerking van deze persoonsgegevens is toegelaten aangezien het noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Ad Hoc Data/haar klanten:
· Bij de afweging van het gerechtvaardigd belang van Ad Hoc Data/haar klanten en het belang van de betrokkene wordt enerzijds rekening gehouden met de relevantie van de informatie voor Ad Hoc Data en/of haar klanten en anderzijds met de aard van de desbetreffende informatie.
Het betreft een persoonsgegeven dat betrekking heeft op de bestuurders van de bedrijven, doch dit gegeven houdt geen verband met diens privéleven, maar met de uitoefening van een mandaat in een vennootschap.
· Het betreft een gegeven dat openbaar is. Dit sluit niet uit dat het persoonsgegevens zijn die de bescherming van de AVG genieten, doch met dit openbaar karakter dient rekening gehouden te worden bij het afwegen van het belang van Ad Hoc Data en/of haar klanten met het recht van de betrokkene op bescherming op het gebruik en de verspreiding ervan. Dit recht op bescherming van een gegeven, dat louter verband houdt met de uitoefening van een bestuurdersmandaat, weegt niet zwaarder door dan het recht van Ad Hoc Data om dit gegeven op te nemen in de handelsinformatie met betrekking tot het desbetreffende bedrijf.
· Het nadeel dat de bestuurder desgevallend zouden kunnen lijden door het feit dat gegevens over een (vroeger) bestuurdersmandaat van de desbetreffende bestuurder in de bedrijfsinformatie wordt opgenomen, is niet buiten verhouding tot het voordeel dat verweerster verkrijgt door deze bedrijfsinformatie te kunnen vervolledigen met een relevant gegeven. Hierbij dient geoordeeld te worden dat de rechten en vrijheden van de desbetreffende bestuurder niet zwaarder doorwegen dan het gerechtvaardigde belang van Ad Hoc Data om aan haar klanten correcte, objectieve en volledige informatie te verschaffen. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de uitoefening van een bestuursmandaat niet een loutere privé aangelegenheid is maar tevens een openbaar karakter heeft. Door de uitoefening van een bestuursmandaat in een vennootschap neemt een bestuurder trouwens rechtstreeks deel aan het economisch leven, hetgeen zijn loutere privébelangen in ieder geval overstijgt.
De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing kan worden beschouwd als uitgevoerd met het oog op een gerechtvaardigd belang.
De AVG vermeldt gerechtvaardigd belang als mogelijke rechtsgrond voor direct marketing.
Recital 47 AVG De gerechtvaardigde belangen van een verwerkingsverantwoordelijke, waaronder die van een verwerkingsverantwoordelijke aan wie de persoonsgegevens kunnen worden verstrekt, of van een derde, kan een rechtsgrond bieden voor verwerking, mits de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen, rekening houdend met de redelijke verwachtingen van de betrokkene op basis van zijn verhouding met de verwerkingsverantwoordelijke.
De GDPR is een verordening binnen de Europese Unie. In de doelstellingen van de Europese Unie valt terug te lezen dat de zij zich inzet voor de duurzame ontwikkeling van Europa, op basis van een evenwichtige economische groei en van prijsstabiliteit, een sociale markteconomie met een groot concurrentievermogen. Middels het leveren van haar diensten draagt Ad Hoc Data actief bij aan deze doelstelling van de Europese Unie.
De door Ad Hoc Data verwerkte persoonsgegevens betreffen slechts de wettelijk vertegenwoordigers van de bedrijven. Naast de naam van deze vertegenwoordiger, zijn de daarbij geregistreerde contactgegevens, zoals adres, emailadres en telefoonnummer, uitsluitend in de database opgenomen als contactgegeven van de desbetreffende organisatie. Deze gegevens zijn door de betreffende organisaties/betrokkenen bewust openbaar gedeeld (bijvoorbeeld via de website van het bedrijf). Gelet hierop is de kans klein dat de verwerking een negatieve impact heeft op de rechten van de betrokkene.
De betrokkenen verstrekt voormelde informatie met als doel om actief deel te nemen aan het handelsverkeer. Gelet op het moment en de context van de verzameling van de persoonsgegevens, mag er door de betrokkene redelijkerwijs verwacht worden dat zijn gegevens verder worden verwerkt in de lijn van de doelstelling van de actieve deelname aan het handelsverkeer.
De persoonsgegevens die via functionele cookies verzameld worden en die dus vereist zijn voor de goede werking van onze website, worden verwerkt op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Niet-functionele cookies worden enkel geplaatst nadat wij hiervoor uw toestemming verkregen hebben.
Meer uitleg omtrent de wijze waarop cookies gebruikt worden op onze website en de specifieke cookies die worden (mogelijkerwijze) door onze website geplaatst worden, kan u lezen in onze cookieverklaring.
Indien wij voornemens zijn een verwerking van uw persoonsgegevens uit te voeren voor een doeleinde dat niet in de privacyverklaring voorzien is, zullen wij u op het door u opgegeven e-mailadres contacteren om u op de hoogte te brengen van deze nieuwe verwerking en het doel ervan, waarbij u de mogelijkheid heeft om deze verwerking te weigeren.
Alle persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en worden in geen geval meegedeeld aan derden, tenzij wij hiervoor de expliciete, voorafgaande toestemming hebben verkregen of in geval van de mededeling van deze persoonsgegevens aan onze externe technische dienstverleners en/of onderverwerkers voor de goede werking van onze website.
De toestemming die u aan ons verleend heeft om uw persoonsgegevens te verwerken, kan u steeds intrekken door middel van een schriftelijk of elektronisch verzoek met een bewijs van uw identiteit aan info@adhocdata.be te richten.
Zoals vermeld in onze cookieverklaring kan u de toestemming die u aan ons verleend heeft om niet-functionele cookies te plaatsen steeds intrekken door op de knop bovenaan de cookieverklaring te klikken
De intrekking van uw toestemming is niet mogelijk voor de verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of de verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde. De intrekking heeft dan ook geen invloed deze verwerkingen.
De intrekking van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die reeds gebeurden op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan.
Ad Hoc Data hanteert met betrekking tot de database een bewaartermijn die nooit langer dan noodzakelijk is, ter bescherming van mogelijke persoonsgegevens. Deze bewaartermijn is in ieder geval niet langer dan de duur van het bestaan van het bedrijf waarop de informatie betrekking heeft.
Gegevens van betrokkenen in onze database worden door onze klanten na einde van de tussen ons gesloten overeenkomst maximaal 90 dagen bewaard door de klanten en haar verwerkers.
De persoonsgegevens gerelateerd aan onze klanten worden bewaard voor de periode die noodzakelijk is voor ons om het doeleinde van de verwerking te verwezenlijken.
Dit houdt in dat wij uw persoonsgegevens tot maximaal tien jaar nadat u niet langer klant bij ons bent/onze contractuele relatie beëindigd werd. Deze termijn geldt onder voorbehoud van bijzondere wettelijke bepalingen die voorzien in een kortere dan wel langere duur.
Informatie: over de verwerking van persoonsgegevens. Middels dit document wordt u hierover geïnformeerd.
Inzage: in welke persoonsgegevens worden verwerkt. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.be.
Correctie: van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.be.
Verwijdering: van persoonsgegevens uit onze databank. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.be.
Beperking: van de verwerking van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.be.
Bezwaar: tegen de verwerking van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.be.
Overdracht: van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.be.
Niet profilering: het recht om bezwaar te maken tegen automatische besluitvorming. Binnen Ad Hoc Data wordt er op geen enkele wijze profilering toegepast.
U kan deze rechten uitoefenen door een gedateerd, schriftelijk of elektronisch verzoek met een bewijs van uw identiteit aan info@adhocdata.be te richten of desgevallend een aanvullende verklaring te verstrekken.
Na controle van de identiteit zullen wij ofwel ingaan op uw verzoek, dan wel u schriftelijk in kennis stellen van de reden waarom u volgens ons niet gerechtigd bent het door u ingeroepen recht uit te oefenen.
Op grond van de GDPR heeft Ad Hoc Data de plicht om de gegevens in overeenstemming met de beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens te verwerken. De verordening bepaalt niet hoe deze verantwoordingsplicht concreet moet ingevuld worden, maar stelt dat er rekening gehouden moet worden met de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking en de daarmee gepaard gaande risico’s voor de betrokkene. Om concreet invulling te kunnen geven aan deze eis en de aantoonplicht hebben wij de volgende formele maatregelen genomen:
Het kan voorkomen dat het privacy statement van Ad Hoc Data wordt uitgebreid of gewijzigd. In voorkomend geval zullen wij trachten alle betrokkenen wiens rechten door de desbetreffende wijzing aanzienlijk gewijzigd/geraakt worden op correcte wijze op de hoogte te brengen. Het is in ieder geval verstandig dit document regelmatig te raadplegen.
Heeft u het vermoeden dat Ad Hoc Data niet in overeenstemming met de privacywetgeving handelt? Of heeft u opmerkingen of vragen, contacteert u ons dan. U kan ons ook contacteren via volgende gegevens:
Ad Hoc Data BV
Square de Meeüs 35
1000 Brussel
Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van onderhavige privacyverklaring of op de AVG, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via deze link.
De Gegevensbeschermingsautoriteit oordeelt uitsluitend over de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking van bedrijfsgegevens vallen hier, logischerwijs, buiten.
Brussel, mei 2021