Privacy statement

Dit privacy statement behoort toe aan Ad Hoc Data BV, met maatschappelijke zetel te Square de Meeüs 35, 1000 Brussel, en geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder nummer 0898.717.074. Wij hechten groot belang aan uw privacy en informeren u middels dit privacy statement hoe wij persoonsgegevens kunnen verwerken. Mocht Ad Hoc Data persoonsgegevens verwerken op een wijze die niet in dit privacy statement zijn vermeld, dan zullen wij de betreffende persoon of personen hierover apart informeren.

Ad Hoc Data biedt in dit document een overzicht van de persoonsgegevens die we kunnen verzamelen, hoe we deze verwerken en beschermen hoe lang we deze bewaren, welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens en hoe deze kunnen worden uitgeoefend. Daarnaast verschaffen we duidelijkheid over de verwerkingsdoeleinden, de verwerkingsgrondslagen en de wijze waarop wij aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.

Ad Hoc Data bepaalt de doeleinden en middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals uiteengezet in dit privacy statement. Wij stellen vast welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel en via welke middelen. Daarmee is Ad Hoc Data de verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van deze persoonsgegevens.

Dit privacy statement heeft geen betrekking op de verwerking van data, waaronder ook persoonsgegevens, die door onze partners verwerkt worden. De partner is in dat geval verwerkingsverantwoordelijke en de privacy verklaring van de partner is dan van toepassing. Gelieve de privacy verklaring en overige informatie van de partner te raadplegen voor de relevante informatie, waaronder informatie over hoe u uw rechten als betrokkene kunt uitoefenen.

U heeft een recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (1) die noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van Ad Hoc Data of derden, mits er sprake is van redenen die specifiek verband houden met uw situatie en (2) ten behoeve van direct marketing.

1. Uitleg over dit Privacy statement

   Ad Hoc Data vervult voor veel organisaties een essentiële rol in het ondersteunen van B2B-marketing- en salesactiviteiten, het analyseren van doelgroepen, en het up-to-date houden van zorgvuldig samengestelde zakelijke databases. Daarnaast helpt Ad Hoc Data organisaties ondernemingsrisico’s te voorkomen, bijvoorbeeld door organisaties te voorzien van essentiële informatie alvorens ze een contract sluiten met een ander bedrijf. Dit realiseren wij door middel van een uitgebreide en actuele dataset van ondernemingen, een klantgerichte service en gebruiksvriendelijke tools.

   Ad Hoc Data stelt de rechtmatigheid, beveiliging en vertrouwelijkheid bij het verwerken van persoonsgegevens centraal. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, “AVG”) en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

   De rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens is van essentieel belang voor ons.

   Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Verwerking van persoonsgegevens is het gebruiken van persoonsgegevens, zoals het opslaan, ter beschikking stellen, aanpassen en verwijderen van persoonsgegevens.

   Dit Privacy statement ziet op het verwerken van verschillende categorieën van persoonsgegevens:

   • enerzijds gaat dit document over de verwerking van persoonsgegevens van natuurlijke personen wiens gegevens in onze database staan, of om persoonsgegevens van mensen die contact met ons opnemen over de database;
   • anderzijds ziet dit privacy statement op het verwerken van persoonsgegevens van klanten, potentiële klanten en voormalige klanten van Ad Hoc Data;
   • aanvullend kunnen we ook persoonsgegevens verwerken van personen die onze website bezoeken, informatie over onze diensten willen ontvangen of (anderszins) met ons contact hebben, bijvoorbeeld omdat ze contactpersoon zijn bij een onderneming waarmee wij samenwerken.

   Ten behoeve van haar bedrijfsactiviteiten verwerkt Ad Hoc Data gegevens van ondernemingen. Het is belangrijk om te benadrukken dat de AVG geen betrekking heeft op de verwerking van gegevens over rechtspersonen en met name als rechtspersonen gevestigde ondernemingen, zoals de naam en de rechtsvorm van de rechtspersoon en de contactgegevens van de rechtspersoon. Gegevens van bijvoorbeeld contactpersonen of vertegenwoordigers van rechtspersonen zijn daarentegen wél persoonsgegevens, omdat deze betrekking hebben op een identificeerbare of geïdentificeerde natuurlijke persoon.

   Een deel van de gegevens die door Ad Hoc Data worden verwerkt, kan daarom als persoonsgegevens worden beschouwd, omdat op basis van deze gegevens een natuurlijke persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Ad Hoc Data verwerkt deze gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

   Ad Hoc Data verwerkt vestigingsadressen van ondernemingen, die door de onderneming zelf worden gekozen en wettelijk verplicht openbaar zijn. Deze adressen zijn beschikbaar via openbare bronnen zoals de KBO en het Belgisch Staatsblad. In sommige gevallen komt het vestigingsadres overeen met het privéadres van de ondernemer. Hoewel woon- en vestigingsadres juridisch verschillend zijn, kunnen ze in de praktijk samenvallen. Bij inschrijving in de KBO moeten ondernemingen hun vestigingseenheden registreren, waarbij het opgegeven adres dient ter identificatie. Ad Hoc Data verwerkt deze adresgegevens als onderdeel van haar bedrijfsactiviteiten.





2. Doelstelling Ad Hoc Data

   Ad Hoc Data beheert en commercialiseert een uitgebreide database met gegevens van ondernemingen. Onze klanten krijgen directe toegang tot een actuele en gestructureerde dataset met betrouwbare en kwalitatieve zakelijke informatie. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor diverse commerciële en analytische doeleinden, zoals marktanalyses, prospectie en gegevensverrijking. De database is toegankelijk voor organisaties van verschillende groottes, van zelfstandigen tot multinationals, die via een online tool doelgerichte datasets kunnen samenstellen op basis van specifieke criteria. Ad Hoc Data stelt deze informatie beschikbaar tegen een aanzienlijk lagere prijs dan gangbaar in de markt, waardoor bedrijven kosteneffectief toegang krijgen tot uitgebreide en actuele bedrijfsgegevens.

   De aanpak van Ad Hoc Data draagt bij aan een transparante en eerlijke markt waarin zakelijke informatie breed toegankelijk blijft en niet exclusief in handen is van kapitaalkrachtige partijen. Door gegevens van ondernemingen tegen gunstige tarieven beschikbaar te stellen, ondersteunen wij eerlijke concurrentie en geven we bedrijven van elke omvang de mogelijkheid om relevante marktinformatie te gebruiken. Bovendien helpt het platform van Ad Hoc Data organisaties om hun doelgroep nauwkeurig te selecteren en daarmee reduceren wij overlast als gevolg van niet-relevante communicatie en stimuleren wij het verhogen van gewenste en relevante interactie.





3. Grondslagen en Verwerkingsdoeleinden

   Voor het verwerken van persoonsgegevens is een verwerkingsgrondslag en een verwerkingsdoeleinde nodig. Hieronder leggen we uit, voor de verwerkingen waar dit Privacy statement op ziet, op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden we persoonsgegevens verwerken.

   Bij het verwerken van persoonsgegevens zijn we ons zeer bewust van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving en gaan we te allen tijde zorgvuldig om met persoonsgegevens waar wij verantwoordelijk voor zijn. Wij zorgen er voor dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt, waaronder gedeeld, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te beschermen..





4. De verwerkingsgrondslagen

   De AVG noemt zes grondslagen waarop een verwerking van persoonsgegevens kan worden gebaseerd. Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de onderstaande grondslagen:

   Aangaan en uitvoeren Overeenkomst

   Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor het aangaan, sluiten en het uitvoeren van een overeenkomst met u. Zonder de hiervoor benodigde persoonsgegevens kunnen wij geen overeenkomst met u aangaan en geen producten of diensten aan u verlenen of kunnen we niet voldoen aan contractuele verplichtingen die op ons rusten op basis van de overeenkomst met u. Ook kunnen wij persoonsgegevens verwerken van personen die werkzaam zijn bij partners of derden waarmee wij een overeenkomst aangaan.

   Gerechtvaardigd belang

   De verwerking van uw persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn vanwege een gerechtvaardigd belang van Ad Hoc Data of van een derde. Bij dergelijke verwerkingen maken wij een zorgvuldige belangenafweging, waarbij we onze belangen of die van de derde(n) afwegen tegen uw recht op privacy. Een voorbeeld hiervan is de verwerking van persoonsgegevens in onze database van ondernemingen ten behoeve van onze dienstverlening aan onze klanten.

   Deze verwerking is ook noodzakelijk voor onze bedrijfsvoering, het verlenen van onze diensten en het bedienen van onze klanten. Ook verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang wanneer wij u benaderen met aanbiedingen voor producten en diensten die naar onze inschatting relevant voor u zijn. Wilt u meer weten over de zorgvuldige afweging die wij hebben gemaakt bij het hanteren van het gerechtvaardigd belang? U vindt hier meer informatie: toelichting gerechtvaardigd belang

   Voldoen aan een wettelijke verplichting

   Het kan noodzakelijk zijn om uw persoonsgegevens te verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust. De verplichting om persoonsgegevens te verzamelen, bewaren of te delen kan voortvloeien uit nationale of Europese wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld, wanneer u gebruik maakt van uw recht onder de AVG om uw persoonsgegevens te rectificeren, verwijderen of te beperken. In dergelijke gevallen zijn wij wettelijk verplicht om uw verzoek zorgvuldig te behandelen en de benodigde acties uit te voeren. Daarnaast kunnen wij wettelijk verplicht zijn om informatie te verstrekken aan bevoegde instanties, zoals toezichthouders, belastingautoriteiten of opsporingsdiensten. Ook kan het zo zijn dat we op grond van wetgeving verplicht zijn om persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren, bijvoorbeeld op grond van het Wetboek van Economisch Recht en het Wetboek van de Btw.

   Toestemming

   Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken door een schriftelijk of elektronisch verzoek in te dienen, samen met een bewijs van uw identiteit. Dit verzoek kunt u richten aan [email protected]. Voor meer informatie over het intrekken van toestemming met betrekking tot niet-functionele cookies verwijzen wij u naar onze cookieverklaring. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens die heeft plaatsgevonden op basis van uw toestemming vóór de intrekking. Dit betekent dat alle verwerkingen die reeds zijn uitgevoerd in overeenstemming met uw eerdere toestemming geldig blijven..

   Ad Hoc Data verwerkt geen persoonsgegevens die gekwalificeerd kunnen worden als bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Dit omvat onder andere gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, lidmaatschappen van vakbonden, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, genetische of biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot seksuele gerichtheid. Daarnaast vindt er bij Ad Hoc Data geen enkele vorm van geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft of die de betrokkene in aanmerkelijke mate raakt. Dit betekent dat wij geen individuele profielen opstellen of gebruiken voor geautomatiseerde beslissingen zonder menselijke tussenkomst (profilering).





5. Verwerkingsdoeleinden

   Naast een grondslag, hebben we altijd een doeleinde voor het verwerken van persoonsgegevens. Hierna beschrijven we voor welke doeleinden we persoonsgegevens verwerken en geven we daarbij een aantal voorbeelden, waarbij we per voorbeeld het doeleinde en de grondslag noemen.

   Onze dienstverlening

   Om onze diensten aan te kunnen bieden, leggen we gegevens vast in onze database op basis van een gerechtvaardigd belang. Het gaat om gegevens van ondernemingen en vestigingseenheden die actief deelnemen of recentelijk deel hebben genomen aan het handelsverkeer en zijn ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Hoewel het altijd om gegevens van ondernemingen gaat, is het mogelijk dat (bepaalde) gegevens van ondernemingen in onze database tevens persoonsgegevens zijn. Het betreft met name persoonsgegevens die verband houden met de wettelijk vertegenwoordiger(s), zoals directeuren en zaakvoerders, van de desbetreffende rechtspersoon of de persoonsgegevens van natuurlijke personen-ondernemingen. Het gaat dan onder meer om de volgende categorieën persoonsgegevens: voor- en achternaam, het zakelijk adres, zakelijk(e) telefoonnummer(s) en zakelijk e-mailadres en andere contactgegevens van natuurlijke persoon-onderneming of de wettelijk vertegenwoordiger van de desbetreffende onderneming.

   De persoonsgegevens die wij verwerken betreffen ook gegevens over de functie en/of hoedanigheid van de persoon of personen binnen de desbetreffende onderneming. In het geval van een natuurlijke persoon-onderneming gaat het om het geheel aan vastgelegde gegevens, waaronder rechtsvorm, NACE code en vestigingsadres. Een volledig overzicht van alle gegevens vindt u hier: database-inhoud. Wij benadrukken dat wij geen licentie voor hergebruik van KBO-gegevens afnemen van de FOD Economie, doch enkel dat de gegevens opgenomen in onze database vaak tevens via de Kruispuntbank van Ondernemingen publiekelijk toegankelijk zijn.

   Aangaan en uitvoeren van klantovereenkomsten

   Wij verwerken persoonsgegevens van (potentiële, huidige en voormalige) klanten onder meer om overeenkomsten met onze klanten aan te gaan, uit te voeren en de overeengekomen diensten te kunnen verlenen. Dit omvat bijvoorbeeld het aanmaken of het beheren van een online account waardoor de klant toegang te heeft tot onze database, het beantwoorden van vragen van klanten, het verwerken van opdrachten van klanten of om de financiële afhandeling van onze diensten correct te verzorgen. Daarnaast houden we bij of er, in overeenstemming met de overeenkomst, gebruik is gemaakt van ontdubbellijsten. Hiervoor verwerken we bijvoorbeeld de contactgegevens van de klant, de persoonsgegevens van de vertegenwoordiger(s) van de klant, wachtwoorden, accountgegevens, en rekeninggegevens.

   Als onderdeel van onze dienstverlening kunnen wij de persoonsgegevens van klanten ook verwerken om partnerdiensten via ons platform aan te bieden aan de klant op basis van een overeenkomst met ons en/of met de partner.

   Relatiebeheer en promotiedoeleinden

   Op grond van gerechtvaardigd belang verwerken wij persoonsgegevens van prospects en klanten om een sterke en duurzame relatie op te bouwen en te onderhouden, zowel met hen als met hun vertegenwoordiger(s).In dit kader kunnen wij klanten benaderen, bijvoorbeeld om vragen te stellen, een aanbod te doen, of om informatie te delen over diensten van onze partners. Daarnaast houden wij klanten graag op de hoogte van onze eigen producten en diensten, bijvoorbeeld door het versturen van nieuwsbrieven of andere communicatie met relevante informatie. De persoonsgegevens die we hiervoor gebruiken betreffen bijvoorbeeld contactgegevens, bestelhistorie en gespreksnotities.

   Contact met ons en het beantwoorden van vragen

   Wij verzamelen geen persoonsgegevens waarmee u rechtstreeks geïdentificeerd kunt worden, tenzij u ons deze zelf verstrekt of ons hiervoor expliciete toestemming geeft. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer u een formulier invult op onze website, gebruik maakt van de chatfunctie, of ons rechtstreeks contacteert via e-mail of telefoon waarvoor u uw naam en contactgegevens verstrekt. In dergelijke gevallen gebruiken wij de door u verstrekte persoonsgegevens om uw vraag of verzoek te behandelen op basis van een gerechtvaardigd belang of in verband met een overeenkomst met u. Dit stelt ons in staat om u een correcte en passende reactie te geven en, indien nodig, verdere ondersteuning te bieden.

   Marketing en het optimaal functioneren van onze website

   Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om bepaalde persoonsgegevens te verzamelen die essentieel zijn voor de werking en veiligheid van onze website. Deze cookies bieden ons inzicht in het gebruik van onze website, zoals het klikgedrag van bezoekers, welke webpagina’s u hebt bekeken en wat uw IP adres is. Met deze informatie kunnen wij onze website optimaliseren en beter afstemmen op de behoeften van onze websitegebruikers. Houd er echter rekening mee dat bepaalde functionaliteiten van onze website mogelijk niet beschikbaar zijn als u ervoor kiest om geen persoonsgegevens te delen of bepaalde cookies te weigeren. Met uw toestemming kunnen wij via specifieke cookies en vergelijkbare technieken ook uw gegevens gebruiken voor bijvoorbeeld custom audiences en retargeting. Dit stelt ons in staat om u relevante en gepersonaliseerde aanbiedingen te tonen, bijvoorbeeld via banners op andere websites die u bezoekt. Voor meer informatie over ons gebruik van cookies en uw keuzes hierin, verwijzen wij u naar onze cookieverklaring.

   Product- en dienst optimalisatie

   Wij zijn continu bezig met het verbeteren en optimaliseren van onze datakwaliteit, producten en diensten om zo goed mogelijk aan de behoeften van onze klanten te voldoen. In dit proces kunnen wij op basis van gerechtvaardigd belang, waar noodzakelijk, persoonsgegevens verwerken.

   Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens gebruiken uit onze database voor het opstellen van ontdubbellijsten. Naar aanleiding van een legitiem verwijderingsverzoek van een betrokkene wiens gegevens in de database staan, faciliteren wij een proces waardoor onze klanten worden geïnformeerd dat deze persoonsgegevens niet langer mogen worden verwerkt. Naast uitvoering van de overeenkomst met onze klanten en het naleven van regelgeving, dragen we zo zorg voor een hoge kwaliteit van onze dienstverlening.

   Partners en derden

   Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van klanten om partnerdiensten via ons platform aan te bieden op basis van een overeenkomst die onze klant met ons en/of met de partner is aangegaan. Zo kunnen wij contactgegevens van onze klant doorgeven aan onze partner, zodat deze de overeengekomen diensten kan verlenen. Daarnaast kunnen wij, indien overeengekomen, persoonsgegevens zoals betaalgegevens verwerken om bij de klant de aan de partner verschuldigde bedragen te incasseren. Ook kunnen wij op basis van een gerechtvaardigd belang persoonsgegevens uit onze database of persoonsgegevens van klanten delen met derden die door ons zijn ingeschakeld. Dit kan bijvoorbeeld een dienstverlener zijn die een specifiek onderdeel van onze dienstverlening ondersteund en daarvoor toegang heeft tot een deel van onze database. Verder kan het nodig zijn om op basis van een gerechtvaardigd belang uw persoonsgegevens te delen met partijen waarmee wij een samenwerking overwegen, of in het geval van een (voorgenomen) verkoop of aankoop van een bedrijf, waaronder ons (een bedrijfsonderdeel van) ons eigen bedrijf.

   Bedrijfsprocessen en risicobeheer

   Wij hebben een gerechtvaardigd belang in het streven naar een goed georganiseerd en efficiënt beheer van onze administratie en gegevens. Dit stelt ons in staat onze bedrijfsvoering op een betrouwbare en transparante manier te realiseren. Voor dit doel kunnen wij persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld bestelgegevens van klanten om rapportages te maken om ons te helpen onze bedrijfsprocessen te verbeteren, of om onze organisatie optimaal in te richten, zodat we beter kunnen inspelen op interne en externe uitdagingen. Dit omvat ook het verwerken van persoonsgegevens in onze database of van (potentiële) klanten om managementrapportages op te stellen die ons helpen strategische beslissingen te nemen en risico’s te identificeren en te beheersen. Hierdoor kunnen we onze bedrijfsvoering veiligstellen en onze diensten verder optimaliseren. Deze toepassingen dragen niet alleen bij aan een betere interne organisatie, maar zorgen er ook voor dat wij onze klanten en partners op een professionele en betrouwbare manier kunnen bedienen.

   Voldoen aan wet- en regelgeving, contractuele verplichtingen en bescherming van onze juridische positie

   Wij verwerken uw persoonsgegevens waar dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om uitvoering te geven aan contractuele afspraken, of om op basis van ons gerechtvaardigd belang onze juridische positie te beschermen. Dit kan betekenen dat wij persoonsgegevens bewaren of gebruiken om aan te tonen dat wij onze verplichtingen zijn nagekomen. Wij kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn bepaalde informatie gedurende een specifieke termijn te bewaren om te voldoen aan fiscale wetgeving of andere regelgeving, zoals het Btw-wetboek en het Wetboek van Economisch Recht. Ook kunnen wij persoonsgegevens verwerken om te kunnen bewijzen dat wij contractuele afspraken correct hebben uitgevoerd. U kunt hierbij ook denken aan het bewaren van persoonsgegevens om aan te tonen dat wij inzage hebben verstrekt of tijdig hebben meegewerkt aan het aanpassen van door ons verwerkte persoonsgegevens zoals vereist onder de AVG.

   Beheer en publicatie van klantbeoordelingen

   Ad Hoc Data verwerkt persoonsgegevens voor het verzamelen, beheren en publiceren van klantbeoordelingen over onze diensten, zowel op ons eigen platform als op externe beoordelingswebsites. Dit doen wij met als doel om transparante en eerlijke feedback te waarborgen, zodat potentiële klanten een weloverwogen beslissing kunnen nemen over het gebruik van onze diensten. Wanneer u een beoordeling plaatst op ons platform of op een externe website, kunnen wij uw naam, contactgegevens en inhoud van de review verwerken. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om eerlijke en authentieke reviews te beheren en onze dienstverlening te verbeteren. Wij kunnen deze gegevens tevens gebruiken om u te benaderen voor aanvullende informatie of om eventuele vragen of klachten naar aanleiding van uw beoordeling op te lossen. Daarnaast kunnen wij klantbeoordelingen analyseren om trends en inzichten te verkrijgen die bijdragen aan de optimalisatie van onze producten en dienstverlening. Indien nodig, en in overeenstemming met ons reviewbeleid, kunnen wij stappen ondernemen om beoordelingen te verwijderen die in strijd zijn met onze richtlijnen of de toepasselijke wetgeving.

   We kunnen persoonsgegevens soms gebruiken voor een ander verwerkingsdoeleinde dan waarvoor ze verstrekt zijn. Dat is toegestaan wanneer het nieuwe verwerkingsdoeleinde verenigbaar is met het doel waarvoor de persoonsgegevens in eerste instantie zijn verkregen. Daarnaast geldt dat wij, indien wij van plan zijn uw persoonsgegevens te verwerken voor een doel dat niet in dit privacy statement is opgenomen en dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke verwerkingsdoeleinde u hiervan op de hoogte zullen brengen. In dat geval informeren wij u via het door u opgegeven e-mailadres over de voorgenomen verwerking en het specifieke doel ervan, zodat u volledig inzicht hebt in hoe uw gegevens worden gebruikt.





6. Vertrouwelijkheid en bronnen

   Ad Hoc Data verwerkt alle persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving. Wij hanteren strikte vertrouwelijkheid bij alle verwerkingen. Wanneer wij persoonsgegevens van klanten verwerken, zijn deze door de klant zelf aan ons verstrekt. Zoals hoger reeds aangehaald, is belangrijk op te merken dat wij de persoonsgegevens in onze database niet direct van de Kruispuntbank van Ondernemingen hebben verkregen. Voor persoonsgegevens van betrokkenen die in onze database zijn opgenomen, werken wij samen met een betrouwbare partner of partners. Deze partners hebben ons verzekerd dat de verwerking van persoonsgegevens conform de regelgeving plaatsvindt, inclusief de naleving van informatieverplichtingen. Mocht u vragen hebben over de herkomst van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via [email protected]. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken die afkomstig zijn uit andere bronnen. Dit omvat gegevens die wij verkrijgen via cookies op onze website, evenals gegevens uit openbare bronnen, zoals informatie die beschikbaar is op internet of in openbare delen van sociale media. Wij verwerken deze gegevens altijd binnen de grenzen van de wet en met respect voor uw privacy.





7. Categorieën van ontvangers

   Voor de verschillende categorieën van persoonsgegevens waar dit Privacy statement op ziet, zijn er ook verschillende categorieën van ontvangers. Die categorieën van ontvangers lichten we hieronder verder toe.

   • In het kader van de dienstverlening aan onze klanten, krijgen klanten toegang tot onze database waarin zich gegevens bevinden betreffende ondernemingen, welke deels persoonsgegevens kunnen betreffen. Onze klanten gebruiken deze gegevens voor commerciële doeleinden, zoals het verkrijgen van actuele bedrijfsinformatie, het uitvoeren van marktanalyses, en het opschonen of aanvullen van hun eigen bestanden. Daarnaast kunnen klanten de gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden, zoals het benaderen van ondernemingen met relevante aanbiedingen of commerciële communicatie. Voor toegang tot onze database sluiten wij een overeenkomst met de klant, waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over de rechten en verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. Zo zijn klanten verplicht zorgvuldig om te gaan met deze gegevens en bij te dragen aan ontdubbellijsten, waarmee zij geïnformeerd worden als bepaalde gegevens niet langer mogen worden verwerkt. Wanneer een klant gegevens uit onze database onttrekt, worden zij zelf verantwoordelijk voor de verdere verwerking van deze gegevens, waarbij hun eigen privacyverklaring van toepassing is.
   • We kunnen persoonsgegevens delen met onze partners. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een klant via ons platform een dienst of product van een partner afneemt. In deze gevallen delen wij alleen de strikt noodzakelijke gegevens, zodat de partner de overeengekomen diensten kan leveren en wij de overeenkomst met de klant kunnen uitvoeren.
   • Voor het uitvoeren van onze dienstverlening, kan Ad Hoc Data persoonsgegevens delen met zorgvuldig geselecteerde partijen die een rol spelen in de uitvoering van onze diensten of het ondersteunen van onze bedrijfsvoering. Zo kunnen wij externe dienstverleners en zakelijke partners inschakelen om onze diensten en bedrijfsvoering te ondersteunen. Denk hierbij aan leveranciers van IT-diensten, partijen die ons helpen met web-ontwikkeling, financiële dienstverleners die betalingen verwerken, en professionele adviesbureaus zoals accountants of juridische adviseurs. Deze partijen zijn contractueel gebonden aan strikte afspraken om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de wet- en regelgeving
   • Het kan voorkomen dat wij persoonsgegevens delen met derden in het kader van een (voorgenomen) overname, investering, of samenwerking met een nieuwe zakelijke partner. In dergelijke situaties nemen wij passende maatregelen om de beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen.




8. Bewaartermijnen

   Ad Hoc Data gaat zorgvuldig om met het bewaren van persoonsgegevens en houdt zich aan wettelijke en/of redelijke termijnen die zijn afgestemd op de doeleinden van de verwerking. Hieronder lichten wij toe hoe wij omgaan met bewaartermijnen voor gegevens in onze database, gegevens van klanten en potentiële klanten, en overige persoonsgegevens.

   Database (ten behoeve van de dienstverlening aan onze klanten)

   Ad Hoc Data bewaart de persoonsgegevens in haar database niet langer dan noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang. Deze bewaartermijn is beperkt tot de termijn die Ad Hoc Data redelijkerwijs nodig heeft om de persoonsgegevens te verwijderen nadat de betreffende onderneming ophoudt te bestaan. Gegevens van betrokkenen uit onze database mogen op grond van de overeenkomst met onze klanten door onze klanten na het einde van de klantovereenkomst door de klant nog maximaal 90 dagen bewaard blijven en moeten daarna door de klant verwijderd worden.

   Klanten en potentiële klanten

   De persoonsgegevens gerelateerd aan onze (potentiële) klanten, waaronder ook persoonsgegevens van vertegenwoordigers van klanten, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden van de verwerking. Dit houdt in dat wij uw persoonsgegevens bewaren tot maximaal tien jaar nadat onze contractuele relatie beëindigd werd. De gegevens van potentiële klanten bewaren we gedurende de periode dat deze gegevens nog relevant zijn.

   Overige

   Persoonsgegevens die verwerkt worden naar aanleiding van vragen via het contactformulier of via de chat op de website worden maximaal 1 jaar na het laatste contact bewaard. De bewaartermijnen ten aanzien van persoonsgegevens verwerkt in het kader van cookies zijn apart vermeld in onze cookieverklaring.

   Persoonsgegevens van partners of derden worden bewaard zolang we daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld omdat we nog samenwerken met de partner of derde.





9. De rechten van betrokkenen

   Een betrokkene is de natuurlijke persoon over wie de persoonsgegevens gaan. Dat kan bijvoorbeeld gaan om personen wiens gegevens in onze database staan, of over persoonsgegevens die zien op een klant of op een andere persoon die met ons contact heeft gehad. Als betrokkene, heeft u onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten worden hieronder beschreven en kunt u uitoefenen voor de persoonsgegevens die door Ad Hoc Data als verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt. Om uw rechten uit te oefenen, kunt u een gedateerd schriftelijk of elektronisch verzoek indienen via [email protected]. Dit verzoek dient te worden vergezeld van een bewijs van uw identiteit, zodat wij zeker weten dat we de gevraagde informatie aan de bevoegde persoon verstrekken. Indien u een verzoek indient namens een andere betrokkene, vragen wij om een aanvullende verklaring waaruit blijkt dat u bevoegd bent om namens deze persoon op te treden. Na ontvangst en controle van uw identiteit zullen wij uw verzoek beoordelen. Indien wij uw verzoek kunnen honoreren, zullen wij dit zo spoedig mogelijk doen. Mocht het niet mogelijk zijn om uw verzoek in te willigen, dan zullen wij u schriftelijk informeren over de reden hiervoor. Wij streven ernaar om elke aanvraag zorgvuldig en binnen de wettelijke termijnen af te handelen, met respect voor uw privacy en rechten.

   • Recht op inzage: U heeft het recht om te weten of wij uw persoonsgegevens verwerken en, indien dit het geval is, welke gegevens dit zijn. U kunt een verzoek tot inzage indienen door contact met ons op te nemen via [email protected].
   • Recht op correctie: Als u van mening bent dat wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens van u verwerken, kunt u ons verzoeken om deze te corrigeren of aan te vullen. U kunt hiervoor contact met ons opnemen via [email protected].
   • Recht op verwijdering: U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit verzoek hoeft echter niet altijd te worden gehonoreerd, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren. U kunt een verzoek tot verwijdering indienen via [email protected]
   • Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk of permanent te beperken. Dit kan bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist of bezwaar maakt tegen de verwerking. U kunt een verzoek indienen via [email protected]
   • Recht van bezwaar: Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking. U kunt uw bezwaar kenbaar maken via [email protected]
   • Recht op gegevensoverdracht: U heeft het recht om persoonsgegevens die wij verwerken op basis van uw toestemming of een overeenkomst, en die via geautomatiseerde processen worden verwerkt, over te laten dragen aan uzelf of een andere partij. U kunt een verzoek hiervoor indienen via [email protected]
   • Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming: U heeft het recht bezwaar te maken tegen geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering. Binnen Ad Hoc Data passen wij geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering toe.
   • Recht van bezwaar tegen direct marketing: U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Indien u geen informatie of aanbiedingen meer wilt ontvangen, kunt u ons dit laten weten via [email protected].




10. Doorgifte van persoonsgegevens

    De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen door ons worden doorgegeven aan partijen die zich buiten de Europese Unie bevinden en niet worden beschouwd als een land met een passend beschermingsniveau. Bijvoorbeeld omdat een leverancier vanuit een locatie buiten de EU diensten verleend. Wanneer Ad Hoc Data als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens doorgeeft aan een derde land of internationale organisatie waardoor persoonsgegevens verwerkt worden in een land dat niet als adequaat wordt beschouwd door de Europese Commissie, zal Ad Hoc Data zorgdragen voor passende of geschikte waarborgen om de persoonsgegevens te beschermen rekening houdend met de omstandigheden van het geval waaronder toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder het sluiten van standaard contractbepalingen zoals verstrekt door de Europese Commissie.





11. Klachten en vragen

    Op grond van de AVG heeft Ad Hoc Data de plicht om de gegevens in overeenstemming met de beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens te verwerken. De verordening bepaalt niet hoe deze verantwoordingsplicht concreet moet ingevuld worden, maar stelt dat er rekening gehouden moet worden met de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking en de daarmee gepaard gaande risico’s voor de betrokkene. Ad Hoc Data doet haar uiterste best om bij de verwerking van persoonsgegevens alle verplichtingen na te komen en u zo goed mogelijk te assisteren in geval van vragen, opmerkingen of klachten in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u het vermoeden dat Ad Hoc Data niet in overeenstemming met de privacywetgeving handelt? Of heeft u opmerkingen of vragen, contacteert u ons dan. U kan ons ook contacteren via volgende gegevens:

    Ad Hoc Data BV
    Square de Meeüs 35
    1000 Brussel
    [email protected]

    Heeft u contact gehad met Ad Hoc Data over een klacht betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens door Ad Hoc Data en bent u niet tevreden over onze reactie? Dan kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG). Onze FG is bereikbaar via [email protected].

    Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van de AVG, heeft u altijd het recht om een vraag of klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via deze link. Indien uw gewoonlijke verblijfplaats of uw werkplek zich niet in België bevindt, heeft u de bijkomende mogelijkheid een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van de desbetreffende lidstaat.

    De diensten van Ad Hoc Data zijn gericht op het verwerken van gegevens van ondernemingen ter ondersteuning van zakelijke klanten. Wanneer de gegevens die door Ad Hoc Data worden verwerkt persoonsgegevens bevatten, zijn de bepalingen in dit privacy statement van toepassing. Gegevens van ondernemingen die niet als persoonsgegevens kwalificeren vallen echter niet onder de reikwijdte van de AVG en verwerkingen van die gegevens worden derhalve niet door de Gegevensbeschermingsautoriteit beoordeeld.





12. Wijzigingen

    Ad Hoc Data kan dit Privacy Statement uitbreiden of wijzigen, bijvoorbeeld omdat er iets is veranderd in wet- of regelgeving of vanwege veranderingen in onze verwerkingsactiviteiten. De meest actuele versie van dit Privacy Statement is altijd te vinden op onze website.

    Het is raadzaam regelmatig het Privacy Statement te raadplegen. U kunt een kopie van de voorlaatste versie van ons Privacy Statement altijd hier vinden