Schoon in vier stappen de data in uw klantenbestand op

Merkt u dat uw klantgegevens regelmatig incompleet of verouderd zijn, of zelfs dubbel in uw systemen staan? Gegevens in CRM-bestanden raken regelmatig vervuild. Belangrijk is dus dat u uw data goed up-to-date houdt. Met schone en actuele data kunt u namelijk beter klanten bedienen, vindt u makkelijk nieuwe prospects en worden sales funnels verkort. Maar hoe pakt u dit aan?

Vier tips om uw klantenbestand schoon te houden

Fouten in het beheren van uw klantgegevens kunnen meerdere oorzaken hebben. Bij het opschonen van data kunt u zich richten op de volgende onderdelen.

1. Herken onjuiste gegevens

Controleer het klantenbestand op foutieve gegevens en creëer samenhang, bijvoorbeeld bij een afkorting of verschillende benamingen voor een gemeente of stad (“Brussel” en “Bruxelles”). Er zijn verschillende tools beschikbaar om data te valideren. Zelfs in Excel kunt u analyses doen, bijvoorbeeld lege velden controleren en dubbele waarden ontdekken.

2. Creëer samenhang binnen uw databases

Stel voor uw data KPI’s op. Zorg er bijvoorbeeld voor dat bepaalde velden nooit leeg mogen zijn en een specifiek attribuut alleen cijfers mag bevatten. Zorg daarnaast voor consistente naamgeving, zoals bij functies als “Sales Management” en “Management of Sales”.

3. Corrigeer of verwijder gegevens

• Zorg bij het corrigeren van fouten dat u ook de data bij de bron corrigeert. Herhaling in foutieve data wordt hiermee voorkomen.
• Vul ontbrekende informatie aan. Verifieer de datavelden in meerdere systemen en combineer verschillende bronnen om tot één goede dataset te komen. 
• Identificeer contactpersonen die verhuisd zijn of failliet zijn en verwijder ze.
• Detecteer en ontdubbel records. Denk aan een klant die onder verschillende namen in de database staat.
• Standaardiseer afkortingen en verschillende benamingen.
• Identificeer lege of default data. Zoals: ‘1’, ‘null’, ‘.’.

4. Stel een korte (interne) handleiding op

Bij het regelmatig opschonen van data wilt u ervoor zorgen dat uw klantenbestand schoon blijft. Hierbij is nauwkeurigheid van bestaande data van belang. Stel een korte handleiding en creëer voor elk dataveld basisregels. Bepaal welke waarden mogen worden ingevuld in een dataveld: tekst, numeriek ect. Met een handleiding kunt u de kwaliteit van de datavelden waarborgen en bouwen op accurate informatie.

Uw klantenbestand bijhouden met het systeem van Ad Hoc Data

Met het klantenbestand programma van Ad Hoc Data kunt u eenvoudig al uw klantendata synchroniseren en verrijken met onze database. Verschillende velden binnen uw systemen worden direct verrijkt en opgekuist aan de hand van onze actuele database. Eenvoudig gegevens synchroniseren, ontdubbelen en verrijken binnen één systeem!

Actualiseer uw CRM middels onze complete zakelijke adressen database van alle bedrijven en organisaties in België of integreer onze database met uw platform, zodat klantgegevens direct en compleet worden aangevuld.

Interesse? Contacteer ons via 0800 / 38031 of mail naar [email protected]

Meer blogs lezen? Bekijk ons overzicht.