Zó vergadert u effectief

Vergaderen kan heel nuttig zijn, maar in de praktijk blijkt het vaker te veel tijd in te nemen en te weinig op te leveren. Helemaal niet meer vergaderen lijkt ons niet de oplossing. Minder én op de juiste manier vergaderen; dát is een goed streven voor 2018.

Waarom is vergaderen vaak niet effectief?

1. Hoe meer mensen er bij elkaar zitten, hoe minder iemand zich verantwoordelijk voelt om écht deel te nemen aan de vergadering. Mensen denken vaak dat anderen het wel zullen oppakken.

2. Degene met de grootste mond of het meeste lef, is vaak het meest aan het woord en krijgt hierdoor vanzelf ‘status’ in de ogen van collega’s. De mensen met de meeste status zijn echter niet altijd de mensen met de meeste expertise...

3. Brainstormen met een groep werkt zelden. De combinatie tussen luisteren naar collega's én met nieuwe ideeën komen, is lastig. Vaak gebeurt dan ook maar één van de twee.

4. Vergaderen duurt vaak te lang. De spanningsboog van een mens is kort, waardoor mensen aan het eind van een vergadering hun focus kwijt zijn. Vaak is dat juist het moment dat er knopen doorgehakt moeten worden.

Hoe maakt u een vergadering dan wél effectief? Met behulp van de volgende tips:

1. Ga alleen naar een vergadering als u daar echt nodig bent en iets in te brengen hebt, of wanneer het onderwerp relevant is voor u. Soms is een telefoontje of e-mail voldoende. Wanneer u alleen aan relevante vergaderingen deelneemt, heeft u ook een betere focus en voelt u zich meer verantwoordelijk.

2. Maak een agenda aan voor de vergadering en deel deze met iedereen. Neem hierin de vergadertijd op en de punten die besproken zullen worden. Zo kan iedereen zich van tevoren goed voorbereiden.

3. Kies iemand die de vergadering leidt. Deze persoon houdt de tijd in de gaten en of alle agendapunten aan bod komen. Ook kan deze persoon ervoor zorgen dat niet constant dezelfde persoon aan het woord is.

4. Vergader niet langer dan 1,5 uur. Mocht u toch langer willen vergaderen, las dan een pauze in.

5. Zorg voor de juiste vergaderlocatie. Is er genoeg ruimte? Kan iedereen comfortabel zitten? Is het niet te warm of juist koud? Dit soort zaken kunnen onbewust invloed hebben op iemands gedrag.

Veel succes!
Bronnen: - NRC - Bar Beton