Privacy

 

Ceci est la Déclaration de Confidentialité d`Ad Hoc Data BVBA, établie au Bischoffsheimlaan 36 à Bruxelles et enregistrée auprès de la KBO sous le numéro 0898.717.074. Cette Déclaration de Confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 25 mai 2018. Il est possible que la Déclaration de Confidentialité d`Ad Hoc Data soit étendue ou modifiée. Il est donc prudent de consulter ce document régulièrement.

Introduction

Ad Hoc Data joue un rôle important pour de nombreuses organisations en soutenant les actions de marketing et de vente B2B, mais aussi en analysant les groupes cibles et en tenant à jour les bases de données des entreprises. Pour ce faire, nous disposons d'un ensemble de données très complet et à jour sur les entreprises et les organisations, d'un excellent service personnalisé et d'outils très conviviaux. Et tout cela au meilleur prix. Par ce document, nous voulons clarifier les finalités du traitement, la base du traitement, les droits des personnes concernées, l'organisation de notre organisation et la manière dont nous remplissons nos obligations.

Objectifs d`Ad Hoc Data

Ad Hoc Data est l'un des plus grands acteurs dans le domaine de l'information marketing et commerciale pour le marché des entreprises depuis de nombreuses années. Sur les marchés belges et néerlandaises, nous offrons à nos clients un accès direct à une base de données complète au meilleur prix du marché. Nous veillons ainsi à ce que des données d'entreprise fiables, actualisées et de haute qualité soient accessibles à tous. Des entreprises unipersonnelles aux multinationales, Ad Hoc Data offre un outil en ligne accessible pour constituer des ensembles de données efficaces à un prix équitable pour chaque organisation. Cela assure la transparence, accroît la concurrence et empêche la domination d'organisations financièrement fortes. En tant que fournisseur d'une plateforme sur laquelle les organisations peuvent sélectionner leur groupe cible d'une manière très spécifique, nous stimulons l'augmentation de la communication pertinente et désirée et donc la réduction des nuisances.

Buts du traitement

Dans le cadre de nos activités commerciales et de la poursuite de nos objectifs, nous enregistrons dans notre base de données des informations sur les entreprises et les organisations qui participent activement ou ont récemment participé au commerce et qui sont enregistrées dans la base de données Crossroads des entreprises. La plupart des données que nous fournissons sont des données d'entreprise, mais il est possible que nos bases de données contiennent des données qui peuvent être considérées comme des données personnelles. Cela ne concerne que les données personnelles du ou des représentants légaux de l'organisation en question. Ces données sont incluses dans notre base de données, mais se limitent aux données personnelles qui sont réellement nécessaires à la fourniture de nos services. Les données personnelles seront donc toujours liées à la fonction de la personne au sein de l'organisation. Cela comprend le prénom et le nom de famille du représentant légal, l'adresse professionnelle, le(s) numéro(s) de téléphone professionnel(s) et l'adresse électronique professionnelle. Ces données sont souvent enregistrées dans la base de données Crossroads des entreprises à des fins commerciales ou obtenues à partir de sources publiques telles que les sites Web des entreprises, mais dans certains cas, elles peuvent également être considérées comme des données personnelles.Ad Hoc Data ne traite pas de données personnelles particulières - telles que la race, l'origine ethnique, les opinions politiques, les adhésions, les données sur la santé et/ou les croyances religieuses ou philosophiques. De même, aucune forme de prise de décision automatisée ne se fait sur la base de profils individuels (profilage). 

Ad Hoc Data en tant que responsable du traitement des données

Ad Hoc Data détermine, en ce qui concerne l'utilisation de sa base de données, la finalité et les moyens du traitement des données personnelles. Ad Hoc Data détermine quelles données personnelles seront collectées, dans quel but et par quel moyen. Ad Hoc Data est donc responsable du traitement. Sur la base de la législation en vigueur, nous avons l'obligation indépendante de veiller à ce que les données personnelles soient traitées de manière transparente, sûre, soigneuse et conforme aux lois et règlements en vigueur. Vous trouverez plus d'informations sur la façon dont Ad Hoc Data répond à ces exigences dans cette Déclaration de Confidentialité.

La base du traitement

Conformément au GDPR, tout traitement de données à caractère personnel doit être justifié, de même que le traitement par Ad Hoc Data. La réglementation prévoit que le traitement est justifié lorsque la finalité du traitement peut être fondée sur l'une des six bases légales prévues par le règlement. Les six principes ne sont pas tous aussi pertinents les uns que les autres et dépendent beaucoup de la situation. Cela dépend, entre autres, du caractère public ou privé de l'organisation et de la finalité pour laquelle les données à caractère personnel sont traitées. Les bases juridiques ne sont pas cumulatives. Il n'existe pas non plus d'ordre hiérarchique des bases juridiques. Il suffit qu'une seule des conventions comptables soit applicable pour justifier le traitement.En ce qui concerne la situation au sein de Ad Hoc Data, le traitement est justifié par le fait que le traitement est nécessaire à la représentation des intérêts légitimes de l'organisation. Il a déjà été pesé que les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent la protection des données à caractère personnel ne l'emportent pas sur ces intérêts (article 6, paragraphe 1 - GDPR | considérants 42 à 47). Les questions suivantes ont été prises en considération:

  • Le GDPR est un règlement au sein de l'Union Européenne. Les objectifs de l'Union Européenne reflètent son engagement en faveur d'un développement durable de l'Europe fondé sur une croissance économique équilibrée et la stabilité des prix, une économie sociale de marché hautement compétitive. Ad Hoc Data contribue activement à cet objectif de l'Union Européenne en fournissant ses services.

  • Les données personnelles traitées par Ad Hoc Data ne concernent que les représentants légaux des organisations. Outre le nom de ce représentant, les coordonnées enregistrées à cette fin, telles que l'adresse, l'adresse électronique et le numéro de téléphone (mobile), ne figurent dans la base de données qu'en tant que coordonnées de l'organisation concernée. Ces informations ont été consciemment partagées publiquement ou enregistrées comme informations commerciales par les organisations concernées.

  • Toutes les données personnelles contenues dans Ad Hoc Data ont pour source ultime la Base de données Crossroads des entreprises ou des sources publiques. Ces données ont été fournies librement par la personne concernée dans le but de participer activement au commerce. Compte tenu du moment et du contexte de la collecte des données à caractère personnel, on peut raisonnablement s'attendre à ce que la personne concernée traite ses données personnelles à cette fin.

  • Ad Hoc Data ne traite pas de données personnelles spéciales - telles que la race, l'origine ethnique, les opinions politiques, les adhésions, les données sur la santé et/ou les croyances religieuses ou philosophiques - et n'accepte aucune mission nécessitant la collecte de données personnelles spéciales.

  • Toutes les données personnelles sont correctement sécurisées et l'accès n'est accordé qu'aux clients existants d'Ad Hoc Data. Lors de la conclusion du contrat, tous les clients ont été informés et ont accepté les conditions générales d`Ad Hoc Data, qui contiennent des accords explicites sur le respect de toutes les lois et réglementations existantes.

  • Ad Hoc Data prend les mesures appropriées pour assurer que les droits des personnes concernées en vertu des législations Néerlandaise et Européenne sont sauvegardés et que les personnes concernées peuvent exercer ces droits. Pour ce faire, nous avons conclu des accords écrits clairs et contraignants avec nos fournisseurs et nos clients. Si nécessaire, au moyen d'un contrat de transformation.

  • Ad Hoc Data engage également des tiers dans l'exécution de ses services. Dans la mesure où ces tiers traitent des données (personnelles) pendant l'exécution des services en question, ils le font en qualité de sous-traitant. Bien entendu, le sous-traitant en question ne reçoit les données nécessaires qu'après la signature d'un contrat de sous-traitance, dans lequel, entre autres choses, un niveau approprié de sécurité et de soin en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel a été convenu.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées ont toujours la possibilité de s'opposer au traitement des données à caractère personnel. Étant donné que la plupart des données contenues dans nos bases de données n'impliquent pas de données personnelles, il est important de noter que cela ne concerne que la partie des données qui concerne les personnes physiques. Les données de l'entreprise sont hors du champ d'application du GDPR et nous ne les supprimerons pas dans l'intérêt de nos clients et afin de gérer une base de données d'entreprise aussi complète que possible. Toutes les personnes dont les données personnelles sont concernées ont les droits spécifiques suivants:

Information: concernant le traitement des données personnelles. Vous en serez informé par le biais de ce document.

Inspection: dans lequel les données personnelles sont traitées. À cette fin, les personnes intéressées peuvent nous en faire la demande via info@adhocdata.be. Après avoir vérifié l'identité et extrait KBO, nous partagerons les données personnelles enregistrées avec nous.

Correction: des données personnelles. À cette fin, les personnes intéressées peuvent nous en faire la demande via info@adhocdata.be. Après avoir vérifié l'identité et extrait KBO, nous corrigerons les données personnelles enregistrées chez nous.

Retrait: des données personnelles de notre base de données. À cette fin, les personnes intéressées peuvent nous en faire la demande via info@adhocdata.be. Après avoir vérifié l'identité et extrait KBO, nous disposerons des données personnelles enregistrées chez nous.

Restriction: du traitement des données personnelles. À cette fin, les personnes intéressées peuvent nous en faire la demande via info@adhocdata.be. Après avoir vérifié l'identité et extrait KBO, nous ne traiterons plus les données personnelles enregistrées chez nous.

Objection: au traitement des données personnelles. À cette fin, les personnes intéressées peuvent nous en faire la demande via info@adhocdata.be. Après avoir vérifié l'identité et extrait KBO, nous ne traiterons plus les données personnelles enregistrées chez nous.

Transfert: de données personnelles. Pour ce faire, les personnes intéressées peuvent nous en faire la demande via info@adhocdata.be. Après avoir vérifié l'identité et extrait KBO, nous transférons les données personnelles enregistrées chez nous à l'organisation souhaitée.

Pas de profilage: le droit de s'opposer à la prise de décision automatique. Au sein d`Ad Hoc Data, le profilage n'est en aucun cas appliqué.

D'un point de vue juridique, l'adresse résidentielle et l'adresse professionnelle sont deux adresses différentes. Cependant, si une organisation est située à une adresse résidentielle, cela signifie souvent la même porte d'entrée dans la pratique. Et le monde extérieur ne voit pas la différence. Cela peut être ressenti comme désagréable. L'adresse professionnelle d'une organisation est toujours publique. Il figure sur l'extrait et est livré via différents produits de la base de données Crossroads pour les entreprises. Il s'agit notamment des fichiers d'adresses et des services de données. Les éditeurs de guides d'adresses (numériques), de courtiers de données et de services Internet tels que Google (Maps) utilisent également ces données.

 

Bien entendu, tout comme pour Ad Hoc Data, les parties concernées peuvent demander à ces sociétés de supprimer des données personnelles. Le retrait de la KBO n'est pas autorisé sur la base de la législation en vigueur. Toute entreprise qui est tenue de s'enregistrer dans la KBO doit également enregistrer ses succursales. Une unité d'établissement est un endroit qui peut être identifié géographiquement par une adresse, où au moins une des activités de l'entreprise est exercée ou à partir de laquelle l'activité est exercée. Il peut également s'agir d'une adresse résidentielle.

 

 

 

 

Les conditions-cadres

Dans le cadre du GDPR, Ad Hoc Data est tenu de traiter les données conformément aux principes du traitement des données à caractère personnel. Le règlement ne précise pas comment cette obligation de rendre compte doit être mise en œuvre dans la pratique, mais précise qu'il faut tenir compte de la nature, de la portée, du contexte et de la finalité du traitement ainsi que des risques qu'il comporte pour la personne concernée. Afin de pouvoir satisfaire à cette exigence et à l'obligation de démontrer. Les mesures formelles suivantes ont été prises:

  • Nous avons nommé un délégué à la protection des données (DPD). Vous pouvez joindre Rosalia Groen à l'adresse suivante : Wessel Juridisch Advies B.V. Rooseveltstraat 55, 2321 BL Leiden (Pays-Bas). Par téléphone au +31 71-8885905 ou par e-mail à l'adresse groen@wesseladvies.nl;

  • Nous tenons un registre de toutes les activités de traitement; 

  • Nous avons effectué une étude d'impact sur la protection des données afin d'évaluer dans quelle mesure les activités de traitement à risque ont lieu;

  • Nous avons mis en place une politique appropriée de protection des données en relation avec les activités de traitement;

  • Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles;

  • Nous avons documenté la manière dont nous garantissons la prévention du transfert de données en dehors de l'Union Européenne;

  • Lors de la mise en place des traitements, nous avons pris en compte le principe de respect de la vie privée par le biais de la conception et du paramétrage standard;

  • Nous avons déterminé à l'avance ce qu'il faut faire en cas de fuite de données concernant le rapport à l'autorité de protection des données et/ou aux parties concernées;

  • Nous avons établi la manière dont les fuites de données (le cas échéant) sont enregistrées au sein de notre organisation;

  • Nous avons conclu des accords solides avec tous les responsables du traitement des données par le biais d'un accord de sous-traitant;• Nous avons rédigé une déclaration de confidentialité pour informer les personnes concernées sur nos méthodes de travail et leurs droits;

  • Nous avons une base «d'intérêt équitable» et, par conséquent, nous avons documenté les raisons qui la sous-tendent;

  • Nous avons documenté les processus et les procédures en place pour protéger les droits des personnes concernées;

  • Nous informons tout destinataire auquel des données à caractère personnel ont été communiquées de toute rectification ou effacement de données à caractère personnel ou de toute limitation du traitement conformément à l'article 16, à l'article 17, paragraphe 1, et à l'article 18, sauf si cela s'avère impossible ou implique un effort disproportionné.

Rétroaction

Avez-vous des soupçons que Ad Hoc Data n'agit pas conformément à la législation sur la protection de la vie privée? Si vous avez des commentaires ou des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité de protection de la vie privée : l'Autorité de protection des données. Cette organisation ne s'occupe que du traitement des données personnelles. Logiquement, cela n'inclut pas le traitement des données de l'entreprise.

Vous pouvez joindre l'autorité de protection des données en utilisant les options de contact ci-dessous:

Par courrier: commission@privacycommission.be

Par téléphone/fax

Le numéro de téléphone est le +32 (0)2 2 274 48 00.

Le numéro de fax est le +32 (0)2 2 274 48 35

Adresse de visite:  Rue de la Presse 35   1000 Bruxelles

 

Bruxelles, 25 Mai 2018