Déclaration de confidentialité simple

Cette déclaration de confidentialité est celle de Ad Hoc Data BV. Notre adresse est Square de Meeüs 35, 1000 Bruxelles. Nous sommes enregistrés auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) sous le numéro 0898.717.074.

Attention : ceci est une version simplifiée et rédigée dans un langage clair de notre Déclaration de confidentialité. Nous avons spécialement rédigé ce texte pour que tout le monde puisse mieux comprendre comment nous traitons les données à caractère personnel. Cette version simplifiée est uniquement destinée à fournir un service supplémentaire et un outil d’aide à la compréhension. Il est important de savoir que seuls des droits peuvent être tirés du texte officiel de la Déclaration de confidentialité. En cas de différences ou d’ambiguïtés, seul le texte officiel fait foi.

Nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée. C’est pourquoi nous expliquons clairement dans ce texte comment nous traitons vos données à caractère personnel. Si, à un moment quelconque, nous utilisons vos données personnelles d'une manière non prévue dans cette déclaration, nous vous en informerons clairement.

Dans ce document, vous trouverez :

• quelles données à caractère personnel nous collectons
• comment nous traitons et protégeons vos données
• combien de temps nous conservons vos données
• quels droits vous avez concernant vos données
• comment vous pouvez exercer ces droits
• pourquoi nous traitons vos données personnelles (la finalité)
• sur quelle base juridique nous le faisons (le fondement)
• comment nous respectons la législation

1. Qui décide de la manière dont vos données personnelles sont traitées ?

   Ad Hoc Data décide elle-même des raisons et des modalités du traitement de vos données à caractère personnel. Cela signifie que nous déterminons :

   • quelles données nous collectons ;
   • pourquoi nous avons besoin de ces données ;
   • de quelle manière nous utilisons ces données.

   C’est pourquoi Ad Hoc Data est responsable du traitement de vos données personnelles. Cela s’appelle le responsable du traitement.





2. Important : données à caractère personnel chez les partenaires d’Ad Hoc Data

   Cette déclaration de confidentialité ne concerne que les données traitées par Ad Hoc Data. Parfois, d'autres entreprises (partenaires) avec lesquelles nous collaborons traitent également des données personnelles. Dans ce cas, ces partenaires sont eux-mêmes responsables. Ils disposent de leur propre déclaration de confidentialité. Il est important que vous lisiez attentivement cette déclaration, car elle explique comment vous pouvez exercer vos droits auprès de ces partenaires.





3. Votre droit d’opposition

   Vous avez toujours le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel. S’opposer signifie que vous pouvez indiquer que vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos données d’une certaine manière.

   Vous pouvez vous opposer dans deux situations : (1) si nous utilisons vos données parce que cela est important pour nous ou pour d’autres entreprises, mais que vous avez, de votre côté, une raison particulière de vous y opposer (quelque chose de personnel) ; (2) si nous utilisons vos données pour vous envoyer de la publicité (marketing direct).





4. Explication concernant cette déclaration de confidentialité

   Ad Hoc Data aide d’autres entreprises à améliorer leurs ventes et leur marketing. Nous les aidons à trouver de bons clients et à mieux comprendre qui sont exactement leurs clients. Pour ce faire, nous utilisons des listes structurées contenant des données sur des entreprises. Nous tenons ces listes à jour et les maintenons exactes.

   Nous aidons également les entreprises à limiter les risques liés à leurs activités commerciales. Nous le faisons en leur fournissant des informations importantes sur d'autres entreprises. Par exemple, avant qu'elles ne concluent un contrat avec une autre société. Pour cela, nous utilisons des données fiables et à jour, des outils en ligne efficaces et un service convivial.

   Ad Hoc Data attache une grande importance à un traitement soigneux, sécurisé et confidentiel des données à caractère personnel. Nous respectons les règles du règlement européen sur la protection de la vie privée (RGPD) ainsi que la législation belge en matière de confidentialité. Ces lois visent à protéger les individus lorsque des entreprises traitent leurs données personnelles.

   Les données à caractère personnel sont des données permettant d’identifier une personne. Il peut s’agir, par exemple, de votre nom, de votre numéro de téléphone ou de votre adresse e-mail. Le traitement des données à caractère personnel signifie l’utilisation de ces données. Exemples de traitement : stocker, partager avec des tiers, modifier ou supprimer des données à caractère personnel.

   Dans cette déclaration de confidentialité, nous expliquons comment nous traitons différents types de données à caractère personnel :

   • Premièrement, il s’agit des données personnelles de personnes figurant dans nos listes (base de données), ou de personnes qui nous contactent à propos de ces listes.
   • Deuxièmement, il s’agit des données personnelles de nos clients, de nos prospects ou d’anciens clients.
   • Troisièmement, nous traitons les données personnelles de personnes qui visitent notre site web, souhaitent recevoir des informations sur nos services ou prennent contact avec nous. Par exemple, parce qu’elles travaillent pour une entreprise avec laquelle nous collaborons.

   Ad Hoc Data collecte des données sur des entreprises pour pouvoir exercer ses activités de manière efficace. Il est important de savoir que la législation sur la vie privée (RGPD) ne concerne pas les données sur les entreprises elles-mêmes (telles que le nom, la forme juridique ou les coordonnées de l’entreprise). Le RGPD ne s’applique en effet qu’aux données à caractère personnel de personnes physiques.

   Cependant, il nous arrive également de traiter des données concernant des personnes physiques. Par exemple, lorsqu’il s’agit de données de personnes de contact ou de représentants d’entreprises. Ces données sont des données à caractère personnel, car elles permettent d’identifier une personne précise.

   C’est pourquoi certaines données utilisées par Ad Hoc Data peuvent être considérées comme des données à caractère personnel. Par exemple, si ces données permettent d’identifier directement ou indirectement une personne spécifique. Nous traitons ces données avec le plus grand soin et conformément à toutes les règles de protection de la vie privée.

   Ad Hoc Data traite également les adresses d’établissement des entreprises. Il s’agit des adresses où les entreprises sont officiellement enregistrées. Ces adresses sont choisies par les entreprises elles-mêmes et doivent, en vertu de la loi, être rendues publiques. Tout le monde peut consulter ces adresses via des sources publiques, telles que la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et le Moniteur belge.

   Parfois, l’adresse d’établissement est identique à l’adresse privée de l’entrepreneur. Cela signifie que l’entreprise et l’entrepreneur sont établis à la même adresse. D’un point de vue juridique, une adresse de domicile et une adresse d’entreprise sont deux choses différentes, mais en pratique, cela peut être la même adresse. Les entreprises sont tenues de communiquer leur adresse à la BCE. Ad Hoc Data utilise ces adresses dans le cadre de ses activités.





5. Que fait exactement Ad Hoc Data ?

   Ad Hoc Data gère et commercialise des listes structurées (bases de données) contenant des informations sur des entreprises. Nos clients peuvent facilement et rapidement extraire des données actualisées à partir de ces listes. Ces données sont fiables et de bonne qualité.

   Nos clients utilisent ces informations, par exemple, pour mieux connaître leur marché, trouver de nouveaux clients ou compléter leurs propres données. Des entreprises de toutes tailles (des petits indépendants aux grandes multinationales) peuvent utiliser notre base de données. Grâce à notre outil en ligne, elles peuvent sélectionner précisément les données dont elles ont besoin.

   Ad Hoc Data propose ces données à un prix plus avantageux que d’autres acteurs du marché. Cela permet également aux petites entreprises d’accéder à une information de qualité, sans devoir dépenser beaucoup d’argent.

   Grâce à notre approche, nous veillons à ce que l’information reste équitable et accessible à tous. Ainsi, des données commerciales importantes ne sont pas réservées aux seules entreprises disposant de moyens financiers importants. Nous aidons des entreprises de toutes tailles à exercer une concurrence loyale. Nous les aidons aussi à mieux sélectionner leurs clients. De cette manière, les gens reçoivent moins de publicité qui ne les intéresse pas, et davantage de communications utiles.





6. Pourquoi et comment pouvons-nous traiter des données à caractère personnel ?

   Pour pouvoir traiter des données à caractère personnel, il doit toujours y avoir une raison claire et un objectif défini. Ci-dessous, nous expliquons précisément quelles sont les raisons juridiques (fondements) et les objectifs que nous avons lorsque nous traitons des données à caractère personnel.

   Nous connaissons parfaitement les règles applicables au traitement des données personnelles. Nous les respectons toujours. En outre, nous veillons à traiter les données à caractère personnel de manière sécurisée et confidentielle. Cela signifie que nous protégeons correctement vos données et que nous les utilisons uniquement dans les conditions prévues par la loi.





7. Pourquoi et à quelles fins utilisons-nous des données à caractère personnel ?

   Chaque fois que nous utilisons des données à caractère personnel, il doit toujours y avoir une raison valable et un objectif défini. Ci-dessous, nous expliquons exactement pourquoi et dans quel but nous utilisons ces données.

   Nous sommes conscients de l'importance des règles en matière de protection de la vie privée, et nous les respectons toujours avec soin. Nous veillons à ce que vos données personnelles restent protégées et qu’elles soient uniquement utilisées conformément aux règles légales en vigueur. Cela signifie que nous sécurisons vos données, notamment à l’aide de systèmes informatiques sûrs et d’accords clairs.





8. Les raisons pour lesquelles nous sommes autorisés à utiliser des données à caractère personnel (fondements juridiques)

   La législation sur la protection de la vie privée (RGPD) prévoit six fondements juridiques pour lesquels nous pouvons traiter des données à caractère personnel. Ad Hoc Data traite des données à caractère personnel sur la base des fondements suivants :

   Pour conclure et exécuter un contrat

   Nous utilisons vos données à caractère personnel parce que nous en avons besoin pour pouvoir conclure et exécuter un contrat avec vous. Un contrat signifie que nous prenons ensemble des engagements que nous devons respecter. Sans vos données à caractère personnel, nous ne pouvons pas :

   • conclure un contrat avec vous ;
   • vous fournir des produits ou des services ;
   • honorer nos obligations contractuelles.

   Nous utilisons parfois aussi des données à caractère personnel de personnes qui travaillent pour d'autres entreprises ou partenaires avec lesquels nous concluons un contrat.

   Parce que nous avons un intérêt légitime important

   Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel si cela est important pour Ad Hoc Data ou pour une autre partie. Cela s’appelle un intérêt légitime. Mais nous ne le faisons que si nous avons bien réfléchi et estimé que notre intérêt est plus important que votre droit à la vie privée.

   Un exemple : nous traitons les données à caractère personnel des personnes de contact d’entreprises dans notre base de données. Cela est nécessaire pour que nous puissions fournir correctement nos services à nos clients. C’est également indispensable pour assurer le bon fonctionnement de notre entreprise et pour bien assister nos clients. Nous utilisons aussi les données à caractère personnel dans le cadre de notre propre intérêt lorsque nous vous contactons pour vous proposer des offres que nous estimons pertinentes ou intéressantes pour vous.

   Souhaitez-vous en savoir plus sur la manière dont nous déterminons si notre intérêt est suffisamment important ? Vous pouvez le lire ici : lien.

   Parce que la loi l’exige (obligation légale)

   Il nous arrive de traiter des données à caractère personnel parce que la loi nous y oblige. Cela signifie que, selon les règles belges ou européennes, nous devons collecter, conserver ou transmettre certaines données à caractère personnel.

   Un exemple : si vous nous demandez de corriger, supprimer ou limiter l’usage de vos données à caractère personnel. Conformément au RGPD, nous sommes alors tenus de prendre cette demande au sérieux et d’y répondre correctement.

   Il peut également arriver que nous soyons légalement tenus de transmettre vos données à caractère personnel à des autorités officielles telles que :

   • des autorités de contrôle ;
   • l’administration fiscale ;
   • la police ou d’autres services d’enquête.

   De plus, la loi nous oblige parfois à conserver certaines données pendant une durée déterminée, par exemple conformément aux règles du Code de droit économique ou du Code de la TVA.

   Consentement pour l’utilisation de données à caractère personnel

   Il nous arrive d’utiliser vos données à caractère personnel parce que vous nous y avez expressément autorisés. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Cela signifie que vous pouvez ultérieurement nous faire savoir que vous ne souhaitez plus que nous utilisions vos données. Pour ce faire, vous pouvez nous envoyer un e-mail ou une lettre à l’adresse suivante : [email protected]. Nous vous demanderons alors de joindre une preuve d’identité afin que nous puissions vérifier que la demande provient bien de vous.

   Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont vous pouvez retirer votre consentement concernant l’utilisation des cookies ? Consultez alors notre déclaration relative aux cookies.

   Il est important de savoir que le retrait de votre consentement n’a pas d’effet rétroactif. Cela signifie que l’utilisation de vos données avant le retrait de votre consentement reste légale et valable.

   Ad Hoc Data n’utilise jamais de données à caractère personnel sensibles. Il s’agit de données particulièrement sensibles qui bénéficient d’une protection renforcée. Exemples de telles données sensibles : données relatives à l’origine raciale ou ethnique ; opinions politiques ; appartenance syndicale ; convictions religieuses ou philosophiques ; état de santé ; orientation sexuelle ; données génétiques (par exemple, l’ADN) ; données biométriques (par exemple, empreintes digitales).

   Autre point important : Ad Hoc Data ne prend jamais de décisions automatisées ayant des conséquences importantes pour des personnes sans intervention humaine. Nous ne créons donc pas de profils automatiques de personnes et nous n’utilisons jamais vos données pour prendre des décisions automatisées qui pourraient avoir un impact significatif sur vous (ce qu’on appelle la « profilage »).





9. À quelles fins utilisons-nous exactement des données à caractère personnel ? (Finalités du traitement)

   Outre un fondement juridique valide, il doit toujours y avoir une finalité claire lorsque nous utilisons des données à caractère personnel. Ci-dessous, nous expliquons précisément les objectifs pour lesquels nous utilisons vos données personnelles. Nous donnons à chaque fois des exemples pour plus de clarté.

   Proposer nos services (Notre activité)

   Pour fournir nos services à nos clients, nous conservons des données dans nos listes (base de données). Nous le faisons parce que cela est important pour notre activité (ce que l’on appelle un « intérêt légitime »). Nous utilisons les données d’entreprises qui sont actives ou l’ont récemment été dans le commerce, et qui sont enregistrées à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

   Bien que nous collections principalement des données sur des entreprises, il peut arriver que ces données contiennent également des données à caractère personnel. Cela se produit, par exemple, lorsqu’il s’agit de données relatives à des personnes représentant officiellement l’entreprise, comme des directeurs ou des gérants. Ou encore si l’entreprise est en réalité une seule personne (une « entreprise personne physique »).

   Les données à caractère personnel que nous utilisons dans ce cadre sont en général : prénom et nom ; adresse professionnelle ; numéro de téléphone professionnel ; adresse e-mail professionnelle ; autres coordonnées professionnelles.

   Nous conservons également des données relatives à la fonction de ces personnes au sein de l’entreprise (par exemple, gérant). Dans le cas d’une entreprise constituée d’une seule personne, nous utilisons aussi des données telles que : la forme juridique (dénomination légale de l’entreprise) ; le code NACE (qui indique le type d’activité de l’entreprise) et l’adresse officielle du siège. Vous souhaitez savoir exactement quelles données nous conservons ? Vous pouvez les consulter ici : contenu

   Bon à savoir : Nous n’utilisons pas de licence spéciale délivrée par le gouvernement (SPF Économie) pour réutiliser les données provenant de la BCE. Les données figurant dans notre base sont souvent également accessibles au public via la Banque-Carrefour des Entreprises.

   Conclure des accords avec nos clients et les exécuter

   Nous utilisons des données à caractère personnel de clients, de clients potentiels et d’anciens clients. Nous le faisons principalement pour conclure des accords clairs (contrats) et les exécuter correctement. Nous utilisons vos données personnelles, par exemple, pour :

   • créer un compte personnel pour vous sur notre site web, afin que vous puissiez accéder à nos données (base de données) ;
   • répondre correctement à vos questions et exécuter vos commandes de manière précise ;
   • gérer les paiements et autres aspects financiers de manière correcte et rigoureuse ;
   • suivre si vous avez utilisé des listes spéciales destinées à supprimer les doublons (listes de déduplication).

   Pour ces finalités, nous utilisons des données à caractère personnel telles que :

   • coordonnées de contact (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone) ;
   • données des personnes de contact agissant en votre nom (comme un employé) ;
   • mots de passe et informations de compte ;
   • données bancaires pour traiter les paiements correctement.

   Il nous arrive également de traiter des données à caractère personnel pour vous proposer des services de nos partenaires via notre site web. Cela se fait sur la base du contrat que vous avez conclu avec nous et/ou avec notre partenaire.

   Maintenir le contact avec les clients et faire de la publicité

   Nous utilisons les données à caractère personnel de nos clients et clients potentiels parce que nous souhaitons entretenir avec vous une relation bonne et durable. C’est ce que nous appelons la gestion de la relation client. Nous pouvons ainsi vous contacter, par exemple :

   • pour vous poser des questions ;
   • pour vous faire une offre ;
   • pour vous fournir des informations sur les services de nos partenaires.

   Nous souhaitons également informer nos clients sur nos propres produits et services. Par exemple en vous envoyant des newsletters ou d'autres messages contenant des informations susceptibles de vous intéresser. Pour cela, nous utilisons des données à caractère personnel telles que :

   • coordonnées de contact (votre nom, numéro de téléphone et adresse e-mail) ;
   • données relatives à vos commandes précédentes (historique des commandes) ;
   • notes relatives à nos échanges précédents avec vous.

   Lorsque vous nous contactez ou posez des questions

   Nous ne collectons pas de données à caractère personnel permettant de vous identifier directement, sauf si vous nous les communiquez vous-même. Vous le faites, par exemple, en :

   • remplissant un formulaire sur notre site web ;
   • utilisant la fonction de chat sur notre site web ;
   • nous appelant ou en nous envoyant un e-mail.

   Dans ce cas, vous nous fournissez généralement votre nom et vos coordonnées. Nous utilisons ces données pour pouvoir répondre correctement à votre question. Nous utilisons vos données parce que nous avons une raison valable de le faire, comme répondre à votre demande ou respecter les engagements convenus avec vous. Cela nous permet de vous fournir une réponse claire et de vous assister efficacement.

   Marketing et amélioration de notre site web

   Sur notre site web, nous utilisons des cookies (petits fichiers texte) et des technologies similaires. Ces cookies collectent des données nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité de notre site. Grâce à ces cookies, nous savons par exemple :

   • quelles pages de notre site vous avez consultées ;
   • sur quels éléments vous avez cliqué ;
   • votre adresse IP (c’est l’adresse de votre ordinateur).

   Ces informations nous aident à améliorer notre site internet afin qu’il corresponde au mieux à ce qui est important pour vous.

   Attention : si vous choisissez de ne pas partager de données personnelles ou de refuser certains cookies, il se peut que certaines parties de notre site ne fonctionnent pas correctement.

   Avec votre consentement, nous pouvons également utiliser des cookies pour vous montrer des publicités personnalisées sur d’autres sites que vous visitez (ce qu’on appelle le retargeting). Pour en savoir plus sur la manière dont nous utilisons les cookies et sur les choix qui s’offrent à vous, consultez notre déclaration relative aux cookies.

   Amélioration de nos produits et services

   Nous travaillons en permanence à l’amélioration de nos produits, services et de la qualité de nos données. Cela nous permet de mieux répondre aux besoins de nos clients. À cette fin, nous pouvons utiliser des données à caractère personnel, car nous avons une raison valable de le faire (intérêt légitime).

   Lorsqu’une personne nous demande de supprimer ses données personnelles de notre base de données, nous en informons également nos clients. Ainsi, ces derniers savent qu’ils ne peuvent plus utiliser ces données.

   Nous faisons cela pour garantir que notre fonctionnement reste conforme aux engagements pris et aux règles de la législation sur la vie privée. C’est ainsi que nous maintenons un haut niveau de qualité dans nos services.

   Par exemple, nous créons des listes spéciales permettant à nos clients de supprimer les données concernées (listes de déduplication).

   Partage de données avec des partenaires et d’autres entreprises

   Il nous arrive d’utiliser vos données à caractère personnel pour vous proposer, via notre site web, des services fournis par nos partenaires. Cela n’a lieu que si vous avez conclu un contrat avec nous et/ou avec ce partenaire. Dans ce cadre, nous pouvons par exemple transmettre vos coordonnées à notre partenaire. Ce dernier pourra ainsi vous fournir le service convenu.

   Nous pouvons également utiliser des données personnelles, telles que vos informations de paiement. Nous le faisons pour percevoir, au nom du partenaire, les montants que vous lui devez. Cela se fait uniquement si cela a été clairement convenu à l’avance.

   Parfois, nous partageons aussi des données à caractère personnel issues de notre base de données, ou des données de clients, avec d’autres entreprises qui nous assistent dans notre travail. Nous ne le faisons que si nous avons une raison valable. Une telle entreprise nous aide, par exemple, à fournir une partie de nos services. Dans ce cas, elle a besoin d’un accès à une partie de notre base de données.

   Nous pouvons également partager des données à caractère personnel avec d'autres entreprises avec lesquelles nous envisageons éventuellement une collaboration. Cela peut se produire, par exemple, dans le cadre de discussions concernant l’achat ou la vente (d'une partie) de notre entreprise. Ce partage n’a lieu que si nous estimons qu’il existe un intérêt significatif à cet égard.

   Processus d’entreprise et gestion des risques

   Nous attachons une grande importance à une gestion structurée et efficace de notre entreprise. Cela nous permet de travailler de manière fiable et transparente. Pour ce faire, nous utilisons parfois aussi des données à caractère personnel.

   Un exemple est l’utilisation de données relatives aux commandes de clients. Ces données nous permettent d’élaborer des rapports qui nous aident à améliorer notre fonctionnement. Nous utilisons également ces données pour optimiser notre organisation. Cela nous permet de faire face efficacement aux changements ou aux défis internes ou externes.

   De plus, nous utilisons des données issues de notre base ou des données de clients pour générer des rapports destinés à notre direction. Ces rapports leur permettent de prendre des décisions éclairées pour l’entreprise et d’évaluer et anticiper les risques éventuels. Cela nous aide à travailler de manière sûre et efficace et à améliorer continuellement nos services. Grâce à cette approche, nous sommes en mesure d’assister nos clients et partenaires de manière professionnelle et fiable.

   Respect des obligations légales et protection de nos droits

   Nous utilisons parfois vos données à caractère personnel parce que la loi nous l’impose, parce que nous devons respecter des engagements contractuels, ou parce qu’il est important de protéger notre position juridique.

   Cela signifie que nous pouvons conserver ou utiliser vos données à caractère personnel afin de prouver que nous respectons toutes les obligations légales et que nous tenons nos engagements. Par exemple, parce que la législation fiscale nous impose de conserver certaines données pendant une durée déterminée. Cela est prévu, notamment, dans le Code de droit économique ou dans le Code de la TVA.

   Nous pouvons également conserver des données à caractère personnel pour démontrer que nous avons respecté les accords contractuels. Par exemple, pour prouver que nous vous avons donné accès à vos données, ou que nous avons modifié vos données conformément aux obligations prévues par la législation sur la protection des données personnelles (RGPD).

   Gestion et publication des avis clients

   Ad Hoc Data utilise des données à caractère personnel pour collecter, gérer et publier des avis de clients. Ces avis concernent nos services. Nous publions ces avis sur notre propre site web, et parfois également sur les sites d'autres entreprises.

   L’objectif est de permettre à d'autres personnes d’obtenir une information honnête et claire sur nos services. Cela leur permet de décider plus facilement si elles souhaitent ou non faire appel à nos services.

   Si vous publiez un avis sur notre site ou sur un autre site, nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel. Il peut s’agir, par exemple, de votre nom, de vos coordonnées et du contenu de votre avis. Nous le faisons parce que nous attachons de l'importance à l’authenticité et à la fiabilité des avis. Nous utilisons également ces données pour améliorer nos services.

   De plus, nous pouvons vous contacter si nous avons besoin d’informations complémentaires. Cela peut se produire, par exemple, en cas de questions ou de réclamations concernant le contenu de votre avis.

   Par ailleurs, nous analysons les avis pour identifier d’éventuels points d’amélioration. Par exemple, si plusieurs clients signalent une même expérience. Cela nous aide à améliorer continuellement la qualité de nos services.

   Dans certains cas, nous pouvons être amenés à supprimer des avis. Cela ne se produit que si l’avis ne respecte pas nos règles ou s’il contient des éléments interdits par la loi. Nous agissons toujours conformément aux règles définies dans notre politique de modération des avis.

   Il nous arrive d’utiliser des données à caractère personnel pour une finalité différente de celle pour laquelle nous les avons initialement obtenues. Cela n’est permis que si la nouvelle finalité est compatible avec la finalité initiale.

   Si nous souhaitons utiliser vos données à caractère personnel pour une finalité totalement différente (non compatible avec la première), nous vous en informerons toujours au préalable. Nous le faisons en vous envoyant un e-mail à l’adresse que vous nous avez communiquée. Cet e-mail précisera clairement à quelles fins nous souhaitons utiliser vos données. Vous savez ainsi toujours exactement ce que nous faisons avec vos données.





10. Confidentialité et origine de nos données (sources)

    Ad Hoc Data traite vos données à caractère personnel avec le plus grand soin. Nous respectons en permanence les dispositions du règlement sur la protection des données (RGPD) ainsi que les autres lois et réglementations pertinentes. Nous veillons à ce que vos données personnelles restent toujours confidentielles. Cela signifie que nous faisons preuve de prudence et que nous protégeons vos données de manière adéquate.

    Lorsque nous utilisons des données personnelles de clients, ces données nous ont généralement été fournies directement par les clients eux-mêmes.

    Important à savoir : les données à caractère personnel présentes dans notre base de données ne proviennent pas directement de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Nous collaborons avec des partenaires fiables qui nous transmettent ces données. Ces partenaires se sont engagés à respecter la législation en matière de protection des données personnelles et à informer correctement les personnes concernées.

    Vous avez des questions sur l’origine exacte de vos données personnelles ? N’hésitez pas à nous contacter via [email protected].

    Il nous arrive également d’utiliser des données à caractère personnel que nous obtenons par d'autres sources. Il peut s’agir, par exemple, de données que nous recueillons via des cookies sur notre site web. Il peut également s’agir de données provenant de sources publiques, comme des informations librement accessibles sur internet ou sur des réseaux sociaux publics. Ces données sont également toujours utilisées dans le respect de la loi et avec toute la considération due à votre vie privée.





11. Avec qui pouvons-nous partager des données à caractère personnel ?

    Nous utilisons des données à caractère personnel pour différents objectifs. Pour chacun de ces objectifs, nous partageons des données avec certaines personnes ou entreprises. Vous trouverez ci-dessous une explication claire de qui ces personnes ou entreprises peuvent être :

    Clients d’Ad Hoc Data

    Nos clients ont accès, via notre site web, à des données sur des entreprises. Ces données peuvent parfois contenir des données à caractère personnel. Les clients utilisent ces données, par exemple :

    • pour obtenir des informations actualisées sur d’autres entreprises ;
    • pour effectuer une analyse de leur marché ;
    • pour améliorer ou compléter leurs propres données.

    Nos clients peuvent également utiliser ces données pour prendre contact avec d’autres entreprises. Par exemple, pour leur proposer des produits ou des services.

    Lorsqu’un client souhaite accéder à notre base de données, nous établissons des accords clairs dans un contrat. Celui-ci précise ce que les clients peuvent et ne peuvent pas faire avec les données à caractère personnel. Les clients doivent traiter ces données avec soin et contribuer à éviter les doublons. Ils reçoivent également un avis de notre part lorsqu’il y a des données personnelles qui ne doivent plus être utilisées.

    Lorsqu’un client extrait des données de notre base de données, il devient lui-même responsable de la manière dont ces données sont ensuite utilisées. Ce sont alors les règles de confidentialité du client qui s’appliquent.

    Nos partenaires

    Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec nos partenaires. Cela se produit, par exemple, lorsqu’un client achète des services ou des produits d’un partenaire via notre site web.

    Nous ne transmettons que les données strictement nécessaires afin que le partenaire puisse fournir correctement le service et que nous puissions respecter les accords conclus avec le client.

    Autres entreprises qui nous assistent

    Il nous arrive de faire appel à d’autres entreprises pour nous aider à bien exécuter nos services. Ces entreprises peuvent alors également recevoir des données à caractère personnel. Cela concerne des entreprises qui nous aident, par exemple, dans les domaines suivants :

    • l’informatique et les systèmes informatiques ;
    • la création et la maintenance de notre site web ;
    • le traitement des paiements (comme les banques) ;
    • le conseil, par exemple par des comptables ou des avocats.

    Nous sélectionnons ces entreprises avec le plus grand soin. De plus, nous concluons des accords stricts avec elles. Ces entreprises ne peuvent utiliser les données à caractère personnel que selon les règles convenues, qui sont toujours conformes à la loi.

    Autres entreprises dans le cadre d’une vente ou collaboration

    Il arrive que nous partagions des données à caractère personnel avec d’autres entreprises dans le cadre d’une collaboration, d’un projet de vente ou d’achat (d’une partie) de notre entreprise. Cela ne se produit que si de tels projets sont à l’étude. Dans ce type de situation, nous veillons toujours à ce que vos données restent sécurisées et confidentielles. Nous mettons en place des mesures supplémentaires pour garantir une protection adéquate.





12. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

    Ad Hoc Data attache une grande importance à la conservation des données à caractère personnel de manière soigneuse et pas plus longtemps que nécessaire. Nous respectons à cet égard les règles prévues par la loi et nous assurons que la durée de conservation est toujours adaptée à la finalité pour laquelle nous utilisons vos données. Ci-dessous, nous expliquons clairement combien de temps nous conservons les données à caractère personnel. Nous distinguons différents types de données.

    Données dans notre base de données (utilisées pour fournir des services à nos clients)

    Les données à caractère personnel que nous conservons dans notre base de données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Nous supprimons ces données une fois que l’entreprise à laquelle elles se rapportent n’existe plus. Cela se fait dans un délai raisonnable.

    Nos clients peuvent conserver les données extraites de notre base de données pendant un maximum de 90 jours après la fin de leur contrat avec nous. Ensuite, ils sont obligés de supprimer ces données.

    Données de clients et de clients potentiels

    Nous ne conservons jamais les données à caractère personnel de clients, de clients potentiels ou de personnes de contact de clients plus longtemps que nécessaire. Cela signifie que nous conservons vos données personnelles jusqu’à dix ans maximum après la fin de notre contrat avec vous.

    Les données de clients potentiels (personnes qui ne sont pas encore clientes, mais qui pourraient le devenir) sont conservées aussi longtemps qu’elles sont pertinentes et utiles pour nous.

    Autres données à caractère personnel

    Si vous avez pris contact avec nous via le formulaire de contact sur notre site ou via le chat, nous conservons vos données personnelles au maximum un an après notre dernier échange.

    Si les données à caractère personnel ont été collectées via des cookies, des durées de conservation spécifiques s’appliquent. Ces durées sont clairement expliquées dans notre déclaration relative aux cookies.

    Les données personnelles de partenaires ou d’autres parties avec lesquelles nous collaborons sont conservées aussi longtemps que nous avons une raison valable de le faire. Par exemple, aussi longtemps que la collaboration avec ce partenaire ou cette autre partie est en cours.





13. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

    Lorsque nous disposons de vos données à caractère personnel, nous vous appelons une personne concernée. Cela signifie que les données en question vous concernent personnellement. Cela peut être le cas, par exemple, si vos données figurent dans notre base de données, si vous êtes client, ou si vous avez eu un contact avec nous.

    En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs droits en vertu de la loi (RGPD). Ces droits concernent l'utilisation de vos données à caractère personnel. Ci-dessous, nous vous expliquons clairement quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer auprès d’Ad Hoc Data. Dans ce cas, vous pouvez nous envoyer une demande par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]. Veuillez indiquer clairement la date de votre demande. Veuillez également joindre une preuve d’identité, afin que nous puissions vérifier que nous transmettons les données à la bonne personne.

    Souhaitez-vous faire une demande au nom de quelqu’un d’autre ? Dans ce cas, nous vous demanderons aussi une preuve que vous êtes autorisé(e) à agir en son nom.

    Dès que nous avons reçu votre demande et vérifié votre identité, nous examinerons si nous pouvons y donner suite. Si c’est possible, nous la traiterons dans les meilleurs délais. Si ce n’est pas possible, nous vous expliquerons clairement pourquoi. Nous traitons chaque demande avec soin, conformément à la loi et dans le respect de votre vie privée.

    Vous trouverez ci-dessous un aperçu clair de vos droits :

    • Droit d’accès : Vous avez le droit de savoir si nous utilisons des données à caractère personnel vous concernant. Vous pouvez nous demander quelles données exactement. Souhaitez-vous exercer ce droit ? Contactez-nous via [email protected].
    • Droit de rectification : Vos données sont-elles inexactes ou incomplètes ? Vous avez le droit de nous demander de les corriger ou de les compléter. Souhaitez-vous le faire ? Contactez-nous via[email protected].
    • Droit à l’effacement : Vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Cependant, il se peut que nous soyons tenus par la loi de conserver certaines données. Dans ce cas, nous ne pouvons pas les supprimer. Souhaitez-vous demander la suppression de vos données ? Contactez-nous via [email protected].
    • Droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit de nous demander de limiter temporairement ou définitivement l’utilisation de vos données à caractère personnel. Vous pouvez le faire, par exemple, si vous pensez que vos données sont inexactes ou si vous vous opposez à leur utilisation. Contactez-nous via [email protected].
    • Droit d’opposition : Nous utilisons parfois des données à caractère personnel parce que nous avons un intérêt légitime important. N’êtes-vous pas d’accord ? Dans ce cas, vous pouvez vous opposer à cette utilisation. Contactez-nous via [email protected].
    • Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies. Cela est possible uniquement si vous nous avez donné votre consentement ou si ces données sont utilisées dans le cadre d’un contrat que vous avez conclu avec nous. Vous pouvez demander à recevoir ces données ou à les transmettre à une autre entreprise. Contactez-nous via [email protected].
    • Droit lié à la prise de décision automatisée : Certaines entreprises prennent des décisions de manière entièrement automatisée, sans intervention humaine (cela s’appelle aussi le profilage). Vous avez le droit de vous opposer à ce type de décisions automatisées. Ad Hoc Data n’utilise pas de décisions automatisées ni de profilage.
    • Droit d’opposition au marketing direct : Vous pouvez à tout moment nous faire savoir que vous ne souhaitez plus que nous utilisions vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Ne souhaitez-vous plus recevoir d’informations ou d’offres ? Faites-le-nous savoir via [email protected].




14. Transfert de données à caractère personnel vers d’autres pays

    Il nous arrive de transférer des données à caractère personnel vers des entreprises situées en dehors de l’Europe. Tous les pays en dehors de l’Europe n’offrent pas le même niveau de protection des données que l’Union européenne. Cela peut se produire, par exemple, lorsqu’une entreprise située hors d’Europe exécute certains services pour notre compte.

    Lorsque nous transmettons vos données à caractère personnel à de tels pays ou organisations situés en dehors de l’Europe, nous veillons toujours à établir des accords solides. Ces accords garantissent que vos données restent bien protégées. Nous procédons selon les règles spécifiques établies par la Commission européenne à cet effet.





15. Questions et plaintes concernant vos données à caractère personnel

    Conformément à la législation sur la protection des données (RGPD), nous devons toujours traiter vos données à caractère personnel avec soin. Nous tenons compte de la finalité du traitement, mais aussi du caractère sensible ou important que ces données peuvent avoir pour vous. Nous faisons tout notre possible pour respecter les règles de la législation sur la protection des données et pour vous accompagner au mieux en cas de questions ou de plaintes concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel.

    Pensez-vous que nous ne respectons pas les règles de protection des données ? Ou avez-vous des remarques ou des questions ? N’hésitez pas à nous contacter via notre page de contact.

    Vous pouvez également nous contacter directement à l’adresse suivante :

    Ad Hoc Data BV
    Square de Meeüs 35
    1000 Brussel
    [email protected]

    Avez-vous introduit une plainte chez nous concernant l’utilisation de vos données personnelles, mais n’êtes-vous pas satisfait(e) de notre réponse ? Dans ce cas, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO). Cette personne est là pour vous aider et peut être jointe via : [email protected].

    Si vous estimez que nous enfreignons les règles du RGPD, vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données via ce lien.

    Vous ne résidez ou ne travaillez pas en Belgique ? Dans ce cas, vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente dans le pays où vous résidez ou travaillez.

    Vous ne résidez ou ne travaillez pas en Belgique ? Dans ce cas, vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente dans le pays où vous résidez ou travaillez. Ad Hoc Data utilise principalement des données relatives à des entreprises pour assister des clients professionnels. Il peut arriver que certaines de ces données contiennent également des données à caractère personnel. Par conséquent, l’Autorité de protection des données n’évalue que l’utilisation des données à caractère personnel.





16. Modifications de cette Déclaration de confidentialité

    Il arrive que la loi change ou que nous modifiions la manière dont nous utilisons les données à caractère personnel. C’est pourquoi nous pouvons être amenés à adapter cette Déclaration de confidentialité. La version la plus à jour est toujours disponible sur notre site web.

    Nous vous conseillons de vérifier régulièrement si des modifications ont été apportées à la Déclaration de confidentialité. Vous pouvez toujours consulter une copie de la version précédente de notre Déclaration de confidentialité ici.