Déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité appartient à Ad Hoc Data BV, dont le siège social est établi à Square de Meeüs 35, 1000 Bruxelles, et enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) sous le numéro 0898.717.074. Nous attachons une grande importance à votre vie privée et, par le biais de cette déclaration de confidentialité, nous vous informons sur la manière dont nous pouvons traiter vos données à caractère personnel. Si Ad Hoc Data traite des données à caractère personnel d'une manière non mentionnée dans la présente déclaration, nous informerons séparément la ou les personnes concernées.

Dans ce document, Ad Hoc Data fournit un aperçu des données à caractère personnel que nous pouvons collecter, de la manière dont nous les traitons et les protégeons, de la durée pendant laquelle nous les conservons, des droits dont vous disposez à l'égard de vos données et de la façon dont vous pouvez les exercer. Nous précisons également les finalités du traitement, les bases légales sur lesquelles nous nous appuyons et la manière dont nous respectons nos obligations légales.

Ad Hoc Data détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel comme précisé dans cette déclaration de confidentialité. Nous définissons quelles données à caractère personnel sont collectées, à quelles fins et par quels moyens. Ainsi, Ad Hoc Data est le responsable du traitement de ces données à caractère personnel.

La présente déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux traitements de données, y compris les données à caractère personnel, réalisés par nos partenaires. Dans ces cas, le partenaire est le responsable du traitement, et c’est donc sa propre déclaration de confidentialité qui s’applique. Nous vous invitons à consulter la déclaration de confidentialité et toute autre information fournie par le partenaire pour obtenir les informations pertinentes, y compris sur la manière dont vous pouvez exercer vos droits en tant que personne concernée.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel : (1) Lorsqu’il est nécessaire aux intérêts légitimes d’Ad Hoc Data ou de tiers, à condition que votre opposition soit motivée par des raisons tenant spécifiquement à votre situation ; (2) Lorsqu’il est effectué à des fins de marketing direct.

1. Explication relative à cette déclaration de confidentialité

   Ad Hoc Data joue un rôle essentiel pour de nombreuses organisations en soutenant leurs activités de marketing et de vente B2B, en analysant les groupes cibles et en maintenant à jour des bases de données commerciales soigneusement élaborées. En outre, Ad Hoc Data aide les organisations à prévenir les risques commerciaux, par exemple en leur fournissant des informations essentielles avant la conclusion d’un contrat avec une autre entreprise. Nous réalisons cela grâce à un ensemble de données complet et actualisé sur les entreprises, un service client orienté vers les besoins des utilisateurs et des outils faciles à utiliser.

   Ad Hoc Data accorde une importance primordiale à la légalité, à la sécurité et à la confidentialité dans le traitement des données à caractère personnel. Nous traitons vos données à caractère personnel en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (le Règlement général sur la protection des données, « RGPD ») et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

   Les données à caractère personnel sont des informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Le traitement des données à caractère personnel comprend toute opération telle que leur stockage, leur mise à disposition, leur modification ou leur suppression.

   Cette déclaration de confidentialité concerne le traitement de différentes catégories de données à caractère personnel :

   • d’une part, ce document traite du traitement des données à caractère personnel des personnes physiques dont les informations figurent dans notre base de données, ainsi que des données des personnes qui nous contactent à propos de cette base de données ;
   • d’autre part, cette déclaration de confidentialité concerne le traitement des données à caractère personnel des clients, des clients potentiels et des anciens clients d’Ad Hoc Data ;
   • en complément, nous pouvons également traiter des données à caractère personnel de personnes qui visitent notre site web, souhaitent recevoir des informations sur nos services ou interagissent avec nous de toute autre manière, par exemple en tant que contact d’une entreprise avec laquelle nous collaborons.

   Dans le cadre de ses activités commerciales, Ad Hoc Data traite des données relatives aux entreprises. Il est important de souligner que le RGPD ne s’applique pas au traitement des données concernant les personnes morales, notamment les entreprises constituées sous cette forme juridique, telles que le nom et la forme juridique de l’entité ainsi que ses coordonnées. En revanche, les données concernant les contacts ou représentants de ces personnes morales constituent bien des données à caractère personnel, dans la mesure où elles concernent une personne physique identifiable ou identifiée.

   Une partie des données traitées par Ad Hoc Data peut donc être considérée comme des données à caractère personnel, dès lors qu’elles permettent d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique. Ad Hoc Data traite ces données avec soin et en conformité avec la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

   Ad Hoc Data traite les adresses des établissements des entreprises, lesquelles sont choisies par l’entreprise elle-même et dont la publication est légalement requise. Ces adresses sont accessibles via des sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et le Moniteur belge. Dans certains cas, l’adresse de l’établissement correspond à l’adresse privée de l’entrepreneur. Bien que les adresses de domicile et d’établissement soient juridiquement distinctes, elles peuvent coïncider dans la pratique. Lors de l’enregistrement auprès de la BCE, les entreprises sont tenues d’enregistrer leurs unités d’établissement, et l’adresse déclarée sert à leur identification. Ad Hoc Data traite ces adresses dans le cadre de ses activités commerciales.





2. Objectif d’Ad Hoc Data

   Ad Hoc Data gère et commercialise une base de données étendue contenant des informations sur les entreprises. Nos clients ont un accès direct à un ensemble de données actualisé et structuré, offrant des informations commerciales fiables et de qualité. Ces données peuvent être utilisées à diverses fins commerciales et analytiques, telles que les analyses de marché, la prospection et l’enrichissement des données. La base de données est accessible aux organisations de toutes tailles, des indépendants aux multinationales, qui peuvent, grâce à un outil en ligne, composer des ensembles de données ciblés sur la base de critères spécifiques. Ad Hoc Data met ces informations à disposition à un prix nettement inférieur à celui généralement pratiqué sur le marché, permettant ainsi aux entreprises d’accéder de manière rentable à des données commerciales complètes et actualisées.

   L’approche d’Ad Hoc Data contribue à un marché transparent et équitable, où l’information commerciale reste largement accessible et ne se trouve pas exclusivement entre les mains d’acteurs disposant d’importants moyens financiers. En proposant des données d’entreprises à des tarifs avantageux, nous favorisons une concurrence loyale et permettons aux entreprises de toutes tailles d’exploiter des informations de marché pertinentes. De plus, la plateforme d’Ad Hoc Data aide les organisations à sélectionner leur public cible de manière précise, ce qui permet de réduire les nuisances liées aux communications non pertinentes et de favoriser une interaction plus ciblée et pertinente..





3. Bases juridiques et finalités du traitement

   Pour traiter des données à caractère personnel, il est nécessaire de disposer d'une base légale de traitement ainsi que d'une finalité de traitement. Vous trouverez ci-dessous une explication des bases légales sur lesquelles repose le traitement des données couvert par cette déclaration de confidentialité, ainsi que des finalités pour lesquelles nous traitons ces données.

   Lors du traitement des données à caractère personnel, nous sommes pleinement conscients des lois et réglementations applicables en matière de protection de la vie privée et veillons en permanence à ce que les données à caractère personnel dont nous sommes responsables soient traitées avec soin. Nous garantissons que vos données ne sont traitées, y compris partagées, qu’en conformité avec la législation en vigueur et que des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.





4. Les bases légales du traitement

   Le RGPD prévoit six bases légales sur lesquelles repose le traitement des données à caractère personnel. Nous traitons les données à caractère personnel sur la base des fondements suivants :

   Conclusion et exécution d’un contrat

   Le traitement de vos données à caractère personnel peut être nécessaire pour un intérêt légitime d’Ad Hoc Data ou d’un tiers. Lors de ces traitements, nous réalisons une mise en balance soigneuse des intérêts, en comparant nos intérêts ou ceux des tiers avec votre droit à la protection de votre vie privée. Un exemple de ce type de traitement est l’inclusion de données à caractère personnel dans notre base de données d’entreprises, en vue de la fourniture de nos services à nos clients. Ce traitement est également nécessaire pour assurer notre fonctionnement, fournir nos services et répondre aux besoins de nos clients.

   Nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime lorsque nous vous contactons pour vous proposer des offres de produits et services que nous estimons pertinents pour vous. Vous souhaitez en savoir plus sur l’évaluation que nous avons effectuée en appliquant l’intérêt légitime ? Vous trouverez plus d’informations ici.

   Respect d’une obligation légale

   Il peut être nécessaire de traiter vos données à caractère personnel afin de respecter une obligation légale qui nous incombe. L’obligation de collecter, conserver ou partager des données à caractère personnel peut découler de législations nationales ou européennes. Par exemple, si vous exercez votre droit de rectification, de suppression ou de limitation du traitement en vertu du RGPD, nous sommes légalement tenus d’examiner votre demande avec diligence et d’entreprendre les actions requises. En outre, nous pouvons être légalement tenus de fournir des informations aux autorités compétentes, telles que les autorités de surveillance, fiscales ou judiciaires. Nous pouvons également être obligés, en vertu de certaines lois, de conserver des données à caractère personnel pendant une période définie, notamment en application du Code de droit économique et du Code de la TVA.

   Consentement

   Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel si vous avez donné votre consentement à cet effet. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en envoyant une demande écrite ou électronique, accompagnée d’une preuve de votre identité, à l’adresse suivante : [email protected]. Pour plus d’informations sur le retrait du consentement en ce qui concerne les cookies non fonctionnels, veuillez consulter notre déclaration relative aux cookies. Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement de vos données à caractère personnel réalisé sur la base de votre consentement avant son retrait. Cela signifie que tous les traitements effectués en conformité avec votre consentement précédent restent valides.

   Ad Hoc Data ne traite aucune donnée à caractère personnel qualifiée de sensible. Cela inclut notamment : les données relatives à l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, l’appartenance syndicale, les convictions religieuses ou philosophiques, les données génétiques ou biométriques à des fins d’identification unique, les données de santé, les données relatives à l’orientation sexuelle. En outre, Ad Hoc Data ne prend aucune décision automatisée ayant des conséquences juridiques ou des effets significatifs sur la personne concernée. Cela signifie que nous n’établissons pas de profils individuels et n’utilisons pas de systèmes de prise de décision automatisée sans intervention humaine (profilage).





5. Finalités du traitement

   En plus d’une base légale, chaque traitement de données à caractère personnel doit avoir une finalité définie. Nous décrivons ci-dessous les finalités pour lesquelles nous traitons les données à caractère personnel, en fournissant plusieurs exemples, en précisant pour chacun d’eux la finalité et la base légale correspondante.

   Nos services

   Afin de fournir nos services, nous enregistrons des données dans notre base de données sur la base de l’intérêt légitime. Il s’agit de données relatives aux entreprises et à leurs établissements qui participent activement ou ont récemment participé au commerce et qui sont enregistrées auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Bien que ces données concernent toujours des entreprises, il est possible que certaines d’entre elles constituent également des données à caractère personnel. Cela concerne notamment les données à caractère personnel des représentants légaux des entreprises, tels que les administrateurs et gérants de la personne morale concernée, ou encore les données à caractère personnel des entrepreneurs individuels. Il peut s’agir des catégories de données suivantes : nom et prénom, adresse professionnelle, numéro(s) de téléphone professionnel(s), adresse e-mail professionnelle, autres coordonnées du représentant légal ou de l’entrepreneur individuel.

   Les données à caractère personnel que nous traitons incluent également des informations sur la fonction et/ou le rôle de la personne au sein de l’entreprise concernée. Dans le cas d’un entrepreneur individuel, cela concerne l’ensemble des données enregistrées, y compris la forme juridique, le code NACE et l’adresse de l’établissement. Vous pouvez consulter une liste complète des données collectées via le lien suivant : contenu. Nous soulignons que nous ne détenons aucune licence de réutilisation des données de la BCE délivrée par le SPF Économie. Les données figurant dans notre base de données sont simplement des informations qui sont également accessibles publiquement via la Banque-Carrefour des Entreprises.

   Conclusion et exécution des contrats clients

   Nous traitons les données à caractère personnel des clients potentiels, actuels et anciens notamment pour conclure et exécuter des contrats avec nos clients et pour fournir les services convenus. Cela inclut par exemple la création ou la gestion d’un compte en ligne permettant au client d’accéder à notre base de données, la réponse aux questions des clients, le traitement des commandes de clients ou encore la gestion administrative et financière de nos services. Nous vérifions également si, conformément au contrat, l’utilisation de listes de suppression a été respectée. À cette fin, nous traitons notamment les coordonnées du client, les données à caractère personnel des représentants du client, les mots de passe, les informations de compte et les données de facturation et de paiement.

   Dans le cadre de nos services, nous pouvons également traiter les données à caractère personnel des clients afin de leur proposer des services partenaires via notre plateforme, sur la base d’un contrat conclu avec nous et/ou avec le partenaire concerné.

   Gestion de la relation client et objectifs promotionnels

   Sur la base de notre intérêt légitime, nous traitons les données à caractère personnel des prospects et des clients afin d’établir et de maintenir une relation solide et durable avec eux ainsi qu’avec leurs représentants. Dans ce cadre, nous pouvons contacter nos clients, par exemple, pour poser des questions, leur faire une offre ou leur fournir des informations sur les services de nos partenaires. Par ailleurs, nous tenons nos clients informés de nos propres produits et services, notamment par l’envoi de newsletters ou d’autres communications contenant des informations pertinentes. Les données à caractère personnel utilisées à ces fins incluent notamment les coordonnées, l’historique des commandes et les notes de conversation.

   Contact avec nous et réponse aux questions

   Nous ne collectons pas de données à caractère personnel permettant de vous identifier directement, sauf si vous nous les fournissez vous-même ou si vous nous donnez votre consentement explicite à cet effet. Cela peut se produire, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site web, utilisez la fonction de chat, ou nous contactez directement par e-mail ou téléphone, en fournissant votre nom et vos coordonnées. Dans ces cas, nous utilisons les données à caractère personnel que vous nous avez fournies afin de traiter votre demande ou question sur la base d’un intérêt légitime ou en lien avec un contrat conclu avec vous. Cela nous permet de vous apporter une réponse appropriée et précise, et, si nécessaire, de vous offrir une assistance complémentaire.

   Marketing et fonctionnement optimal de notre site web

   Nous utilisons des cookies et des techniques similaires pour collecter certaines données à caractère personnel essentielles au bon fonctionnement et à la sécurité de notre site web. Ces cookies nous permettent d’analyser l’utilisation de notre site, par exemple en observant le comportement de navigation des visiteurs, les pages consultées et l’adresse IP. Grâce à ces informations, nous pouvons optimiser notre site web et mieux l’adapter aux besoins de nos utilisateurs. Veuillez noter que certaines fonctionnalités de notre site pourraient ne pas être disponibles si vous choisissez de ne pas partager vos données à caractère personnel ou de refuser certains cookies. Avec votre consentement, nous pouvons également utiliser des cookies spécifiques et des techniques similaires pour le ciblage d’audience personnalisé (custom audiences) et le reciblage publicitaire (retargeting). Cela nous permet de vous proposer des offres pertinentes et personnalisées, par exemple sous forme de bannières publicitaires sur d’autres sites que vous visitez.

   Optimisation des produits et services

   Nous travaillons en permanence à l’amélioration et à l’optimisation de la qualité de nos données, de nos produits et de nos services, afin de répondre au mieux aux besoins de nos clients. Dans ce cadre, nous pouvons traiter des données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime, lorsque cela est nécessaire.

   En outre, nous pouvons utiliser des données à caractère personnel issues de notre base de données pour établir des listes de suppression. Lorsqu’une personne concernée introduit une demande légitime de suppression de ses données figurant dans notre base, nous mettons en place un processus permettant d’informer nos clients que ces données ne doivent plus être traitées. Outre l’exécution de notre contrat avec nos clients et le respect des obligations légales, cette démarche garantit un niveau élevé de qualité dans nos services.

   Partenaires et tiers

   Nous pouvons traiter les données à caractère personnel de nos clients afin de proposer des services partenaires via notre plateforme, sur la base d’un contrat conclu entre notre client et nous et/ou avec le partenaire concerné. Par conséquent, nous pouvons transmettre les coordonnées de notre client à notre partenaire afin que ce dernier puisse fournir les services convenus. De plus, si cela a été convenu, nous pouvons traiter certaines données à caractère personnel, telles que les informations de paiement, afin d’encaisser auprès du client les montants dus au partenaire. Nous pouvons également, sur la base de notre intérêt légitime, partager des données à caractère personnel issues de notre base de données ou des données à caractère personnel de nos clients avec des tiers mandatés par nous. Il peut s’agir, par exemple, d’un prestataire de services qui prend en charge un aspect spécifique de notre prestation et qui, à ce titre, a accès à une partie de notre base de données. Enfin, il peut être nécessaire, toujours sur la base de notre intérêt légitime, de partager vos données à caractère personnel avec des parties avec lesquelles nous envisageons une collaboration, ou dans le cadre d’un projet de vente ou d’acquisition d’une entreprise, y compris d’une (partie de) notre propre société.

   Processus d’entreprise et gestion des risques

   Nous avons un intérêt légitime à assurer une gestion organisée et efficace de notre administration et de nos données. Cela nous permet de gérer nos activités de manière fiable et transparente. À cette fin, nous pouvons traiter des données à caractère personnel. Par exemple, nous pouvons utiliser les données de commande des clients pour établir des rapports analytiques qui nous aident à améliorer nos processus d’entreprise ou à optimiser l’organisation de notre société, afin de mieux répondre aux défis internes et externes. Cela inclut également le traitement des données à caractère personnel contenues dans notre base de données ou celles de clients (potentiels) afin de créer des rapports de gestion qui nous aident à prendre des décisions stratégiques, à identifier et gérer les risques. Grâce à ces traitements, nous pouvons sécuriser nos opérations et optimiser nos services. Ces applications contribuent non seulement à une meilleure organisation interne, mais garantissent également à nos clients et partenaires une prestation de services professionnelle et fiable.

   Conformité aux lois et réglementations, obligations contractuelles et protection de notre position juridique

   Nous traitons vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour respecter des obligations légales, exécuter des engagements contractuels ou protéger notre position juridique sur la base de notre intérêt légitime. Cela peut inclure la conservation ou l’utilisation de données à caractère personnel afin de prouver que nous avons respecté nos obligations légales ou contractuelles. Par exemple, nous pouvons être tenus par la loi de conserver certaines informations pendant une période spécifique afin de nous conformer aux réglementations fiscales ou autres, telles que le Code de la TVA et le Code de droit économique. Nous pouvons également traiter des données à caractère personnel pour démontrer que nous avons correctement exécuté nos engagements contractuels. Cela peut inclure la conservation de données attestant que nous avons fourni l’accès aux informations, ou que nous avons répondu en temps voulu aux demandes de modification des données que nous traitons, conformément aux exigences du RGPD.

   Gestion et publication des avis clients

   Ad Hoc Data traite des données à caractère personnel dans le cadre de la collecte, gestion et publication des avis clients sur nos services, aussi bien sur notre propre plateforme que sur des sites d’évaluation externes. L’objectif de ce traitement est d’assurer une transparence et une fiabilité dans les retours d’expérience, permettant ainsi aux clients potentiels de prendre une décision éclairée quant à l’utilisation de nos services. Lorsque vous laissez un avis sur notre plateforme ou sur un site externe, nous pouvons traiter votre nom, vos coordonnées et le contenu de votre évaluation. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime afin de garantir la gestion d’avis authentiques et fiables, ainsi que l’amélioration de nos services. Nous pouvons également utiliser ces données pour vous contacter en vue d’obtenir des informations complémentaires ou pour traiter toute question ou réclamation relative à votre avis. En outre, nous analysons les avis clients afin d’identifier des tendances et des informations clés qui nous permettent d’optimiser nos produits et services. Si nécessaire, et en accord avec notre politique de gestion des avis, nous nous réservons le droit de prendre des mesures appropriées, y compris la suppression d’avis qui ne respectent pas nos directives ou qui sont contraires à la législation en vigueur.

   Nous pouvons parfois utiliser des données à caractère personnel pour une finalité de traitement différente de celle pour laquelle elles ont initialement été collectées. Cela est autorisé lorsque la nouvelle finalité est compatible avec l'objectif initial du traitement des données. De plus, si nous envisageons de traiter vos données à caractère personnel pour une finalité non mentionnée dans la présente déclaration de confidentialité et qui ne serait pas compatible avec la finalité initiale, nous vous en informerons au préalable. Dans ce cas, nous vous notifierons par l’intermédiaire de l’adresse e-mail que vous avez fournie, en précisant la nouvelle finalité du traitement et la manière dont vos données seront utilisées, afin de garantir une transparence totale.





6. Confidentialité et sources

   Ad Hoc Data traite toutes les données à caractère personnel avec le plus grand soin et en conformité avec le RGPD ainsi que toute autre législation applicable en matière de protection des données. Nous appliquons une confidentialité stricte dans l’ensemble de nos traitements.

   Lorsque nous traitons des données à caractère personnel de nos clients, celles-ci nous ont été fournies directement par le client lui-même. Comme mentionné précédemment, il est important de souligner que nous ne collectons pas directement les données à caractère personnel figurant dans notre base de données auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises. Pour les données des personnes concernées contenues dans notre base de données, nous collaborons avec un ou plusieurs partenaires de confiance. Ces partenaires nous ont assuré que le traitement des données est effectué en conformité avec la réglementation, y compris en ce qui concerne le respect des obligations d’information. Si vous avez des questions sur l’origine de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : [email protected]. En outre, nous pouvons également traiter des données à caractère personnel issues d’autres sources. Cela inclut les données collectées via les cookies de notre site web ainsi que des sources publiques, telles que les informations disponibles sur internet ou dans les sections publiques des réseaux sociaux. Nous veillons à toujours traiter ces données dans le respect des dispositions légales et en garantissant la protection de votre vie privée.





7. Catégories de destinataires

   Pour les différentes catégories de données à caractère personnel couvertes par la présente déclaration de confidentialité, il existe également différentes catégories de destinataires. Nous les détaillons ci-dessous.

   • Dans le cadre de la prestation de services à nos clients, ces derniers ont accès à notre base de données contenant des informations sur des entreprises, dont certaines peuvent inclure des données à caractère personnel. Nos clients utilisent ces données à des fins commerciales, notamment pour obtenir des informations commerciales à jour, réaliser des analyses de marché et nettoyer ou enrichir leurs propres fichiers. En outre, nos clients peuvent utiliser ces données à des fins marketing, telles que la prospection d’entreprises avec des offres pertinentes ou des communications commerciales. Pour accéder à notre base de données, nos clients signent un contrat avec nous, dans lequel des dispositions claires sont établies concernant les droits et obligations liés au traitement des données à caractère personnel. Nos clients sont ainsi tenus de gérer ces données avec soin et de contribuer à la mise à jour des listes de suppression, qui les informent lorsque certaines données ne peuvent plus être traitées. Lorsque des clients extraient des données de notre base, ils deviennent responsables du traitement ultérieur de ces données, et c’est alors leur propre politique de confidentialité qui s’applique.
   • Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec nos partenaires. Cela peut se produire, par exemple, lorsqu’un client souscrit à un service ou achète un produit d’un partenaire via notre plateforme. Dans ces cas, nous ne partageons que les données strictement nécessaires, afin que le partenaire puisse fournir les services convenus et que nous puissions exécuter notre contrat avec le client.
   • Dans le cadre de la prestation de nos services, Ad Hoc Data peut partager des données à caractère personnel avec des tiers soigneusement sélectionnés qui participent à l’exécution de nos services ou qui soutiennent notre gestion d’entreprise. Ainsi, nous pouvons faire appel à des prestataires externes et des partenaires commerciaux pour appuyer notre activité. Cela inclut, par exemple, des fournisseurs de services informatiques, des entreprises de développement web, des prestataires financiers traitant les paiements, ainsi que des cabinets d’experts-comptables ou de conseils juridiques. Ces parties sont contractuellement tenues de traiter les données à caractère personnel exclusivement en conformité avec la législation applicable.
   • Il peut arriver que nous partagions des données à caractère personnel avec des tiers dans le cadre d’un projet de cession, d’investissement ou de collaboration avec un nouveau partenaire commercial. Dans ces situations, nous mettons en place les mesures appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données.




8. Durées de conservation

   Ad Hoc Data applique une gestion rigoureuse de la conservation des données à caractère personnel et respecte les délais légaux et/ou raisonnables, qui sont définis en fonction des finalités du traitement. Vous trouverez ci-dessous des précisions sur notre politique de conservation des données, notamment pour les données figurant dans notre base de données, les données des clients et clients potentiels, ainsi que pour d'autres catégories de données à caractère personnel.

   Base de données (dans le cadre de la prestation de services à nos clients)

   Ad Hoc Data conserve les données à caractère personnel figurant dans sa base de données uniquement pendant la durée nécessaire à la poursuite de son intérêt légitime. Cette durée de conservation est limitée au temps raisonnablement requis par Ad Hoc Data pour supprimer les données à caractère personnel une fois que l’entreprise concernée cesse d’exister. Les données des personnes concernées figurant dans notre base de données peuvent, conformément au contrat conclu avec nos clients, être conservées par le client pendant une durée maximale de 90 jours après la fin de la relation contractuelle. Au-delà de cette période, ces données doivent être supprimées par le client.

   Clients et clients potentiels

   Les données à caractère personnel relatives à nos clients (potentiels et actuels), y compris celles des représentants des clients, ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux finalités du traitement. Cela signifie que nous conservons ces données pendant une durée maximale de dix ans après la fin de la relation contractuelle. Les données des clients potentiels sont conservées tant qu’elles sont pertinentes à leur finalité.

   Autres données

   Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de demandes effectuées via le formulaire de contact ou le chat du site web sont conservées pour une durée maximale d’un an après le dernier contact.

   Les durées de conservation applicables aux données traitées par le biais de cookies sont précisées séparément dans notre politique en matière de cookies. Les données à caractère personnel des partenaires ou des tiers sont conservées tant que nous avons un intérêt légitime à les conserver, par exemple lorsque nous continuons à collaborer avec le partenaire ou le tiers concerné.





9. Droits des personnes concernées

   Une personne concernée est une personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement. Cela peut inclure, par exemple, des personnes dont les données figurent dans notre base de données, des données relatives à un client ou encore des données concernant une personne ayant été en contact avec nous. En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs droits en vertu du RGPD concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Ces droits sont détaillés ci-dessous et peuvent être exercés pour les données traitées par Ad Hoc Data en tant que responsable du traitement. Pour exercer vos droits, vous pouvez envoyer une demande datée, soit par écrit, soit par voie électronique, à l’adresse suivante : [email protected]. Votre demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité, afin que nous puissions nous assurer que les informations demandées sont communiquées uniquement à la personne autorisée. Si vous effectuez une demande au nom d’une autre personne concernée, nous vous demanderons de fournir une déclaration complémentaire démontrant que vous êtes habilité à agir en son nom. Après réception et vérification de votre identité, nous examinerons votre demande. Si nous sommes en mesure d’y répondre favorablement, nous le ferons dans les meilleurs délais. Si, pour quelque raison que ce soit, nous ne pouvons pas donner suite à votre demande, nous vous en informerons par écrit, en précisant le motif du refus. Nous nous engageons à traiter toutes les demandes avec diligence, dans le respect des délais légaux, et en garantissant la protection de votre vie privée et de vos droits.

   • Droit d’accès: Vous avez le droit de savoir si nous traitons vos données à caractère personnel et, si tel est le cas, de connaître les données concernées. Vous pouvez soumettre une demande d’accès en nous contactant à [email protected]
   • Droit de rectification: Si vous estimez que nous traitons des données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes vous concernant, vous pouvez demander leur correction ou leur complément. Vous pouvez faire cette demande en nous contactant à [email protected]
   • Droit à l’effacement: Vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel. Cependant, cette demande ne peut pas toujours être acceptée, notamment lorsque nous sommes légalement tenus de conserver les données. Vous pouvez adresser votre demande d’effacement à [email protected]
   • Droit à la limitation du traitement: Vous avez le droit de demander la limitation temporaire ou permanente du traitement de vos données à caractère personnel, par exemple si vous contestez l’exactitude des données ou si vous vous opposez à leur traitement. Vous pouvez soumettre votre demande de limitation en nous contactant à [email protected]
   • Droit d’opposition: Si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer à ce traitement. Vous pouvez exercer votre droit d’opposition en nous contactant à [email protected]
   • Droit à la portabilité des données: Vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel que nous traitons sur la base de votre consentement ou d’un contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, vous soient transmises ou soient transférées à une autre entité. Vous pouvez soumettre une demande de portabilité des données à [email protected]
   • Droit relatif aux décisions automatisées: Vous avez le droit de vous opposer aux décisions automatisées, y compris au profilage. Toutefois, Ad Hoc Data ne pratique ni prise de décision automatisée ni profilage.
   • Droit d’opposition au marketing direct: Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Si vous ne souhaitez plus recevoir d’informations ou d’offres, vous pouvez nous le faire savoir à [email protected]




10. Transfert de données à caractère personnel

    Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent être transférées à des tiers situés en dehors de l’Union européenne, vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat, tel que défini par la Commission européenne. Cela peut, par exemple, être le cas lorsqu’un prestataire de services basé en dehors de l’UE intervient dans la fourniture de services. Lorsque Ad Hoc Data, en tant que responsable du traitement, transfère des données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale où la protection des données n’est pas considérée comme adéquate, nous mettons en place des garanties appropriées ou adaptées afin d’assurer la protection des données transférées. Ces garanties tiennent compte des circonstances spécifiques du transfert, ainsi que des lois et réglementations applicables. Elles incluent notamment la conclusion de clauses contractuelles types établies par la Commission européenne.





11. Réclamations et questions

    En vertu du RGPD, Ad Hoc Data a l’obligation de traiter les données à caractère personnel en conformité avec les principes fondamentaux du traitement des données. Le règlement ne précise pas comment cette obligation de responsabilité doit être concrètement mise en œuvre, mais il impose de prendre en compte la nature, l’étendue, le contexte et la finalité du traitement, ainsi que les risques qu’il présente pour la personne concernée. Ad Hoc Data met tout en œuvre pour respecter l’ensemble de ses obligations en matière de traitement des données à caractère personnel et pour vous assister au mieux en cas de questions, remarques ou réclamations relatives au traitement de vos données. Si vous pensez qu’Ad Hoc Data ne respecte pas la législation en matière de protection des données, ou si vous avez des remarques ou questions, veuillez nous contacter. Vous pouvez également nous contacter aux coordonnées suivantes :

    Ad Hoc Data BV
    Square de Meeüs 35
    1000 Brussel
    [email protected]

    Si vous avez contacté Ad Hoc Data au sujet d’une réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel et que vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO). Notre DPO est joignable à l’adresse suivante : [email protected].

    Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel par Ad Hoc Data constitue une violation du RGPD, vous avez le droit de déposer une demande ou une plainte auprès de l’Autorité de protection des données via ce lien : lien. Si votre résidence habituelle ou votre lieu de travail ne se situe pas en Belgique, vous avez également la possibilité de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente dans l’État membre concerné.

    Les services fournis par Ad Hoc Data concernent principalement le traitement des données d’entreprises afin de soutenir les clients professionnels. Si les données traitées par Ad Hoc Data comprennent des données à caractère personnel, les dispositions de la présente déclaration de confidentialité s’appliquent. En revanche, les données relatives aux entreprises qui ne constituent pas des données à caractère personnel ne relèvent pas du champ d’application du RGPD et, par conséquent, leur traitement ne fait pas l’objet d’un contrôle par l’Autorité de protection des données.





12. Modifications

    Ad Hoc Data peut étendre ou modifier la présente Déclaration de confidentialité, par exemple en raison de changements législatifs ou réglementaires ou en raison de modifications dans nos activités de traitement. La version la plus récente de cette Déclaration de confidentialité est toujours disponible sur notre site web.

    Il est recommandé de consulter régulièrement la Déclaration de confidentialité. Vous pouvez également accéder à une copie de l’avant-dernière version de notre Déclaration de confidentialité ici.