Privacy statement

Ceci est la déclaration de confidentialité d’Ad Hoc Data SPRL, ayant son siège social établi à 1000 Bruxelles, Square de Meeûs 35 et enregistrée auprès de la BCE sous le numéro 0898.717.074.

Vous avez un droit d’opposition contre le traitement de vos données personnelles (1) qui est indispensable pour les intérêts légitimes d’Ad Hoc Data ou de tiers, à condition qu’il soit question de motifs qui tiennent compte spécifiquement de votre situation et (2) en faveur du marketing direct.

Introduction

Ad Hoc Data joue pour de nombreuses organisations un rôle important dans le soutien d’actions de marketing et de vente B2B, mais également dans l’analyse de groupes cibles, la tenue à jour de bases de données commerciales minutieusement constituées, en faisant du marketing direct (pour autant qu'il soit autorisé après avoir rempli des conditions supplémentaires) et la prévention des conséquences néfastes de traiter avec des entreprises insolvables, voire malveillantes. Pour ce faire, nous recourons à un catalogue de données d’entreprises et d’organisations très complet et actuel, à un excellent service personnel et à des outils très conviviaux. Et tout cela au prix le plus avantageux.

Ad Hoc Data fixe, pour ce qui concerne l’utilisation de sa base de données, l’objectif et les moyens du traitement des données personnelles. Ad Hoc Data détermine quelles données personnelles sont collectées, à quelle fin elles le sont et à l’aide de quels moyens ceci a lieu. Ad Hoc Data est ainsi responsable du traitement. Sur la base de la législation existante, il nous incombe une obligation indépendante de veiller à ce que les données personnelles soient traitées de manière transparente, sûre, minutieuse et selon les législation et réglementation en vigueur. Vous trouverez plus d’informations sur la manière dont Ad Hoc Data satisfait à cette obligation dans cette déclaration de confidentialité.

La licéité du traitement, la protection et la confidentialité de données personnelles sont, pour nous, d’une importance essentielle.

Nous traitons dès lors vos données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE (le Règlement général sur la protection des données (“RGPD”)) et à la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Par le biais de cette déclaration de confidentialité, nous voulons notamment faire la lumière sur les objectifs du traitement, la base du traitement, les droits des personnes concernées, l’aménagement de notre organisation et le mode selon lequel nous satisfaisons à nos obligations.

Objectif d’Ad Hoc Data

Voilà plusieurs années déjà qu’Ad Hoc Data est un des acteurs principaux dans le domaine de la commercialisation d’une base de données commerciales. Tant sur les marchés belge que néerlandais, nous offrons à nos clients un accès direct à une base de données complète au prix le plus avantageux du marché. Ainsi, nous faisons en sorte que des données commerciales fiables, actuelles et qualitatives soient accessibles à tout un chacun. De l’entreprise unipersonnelle à la multinationale, Ad Hoc Data offre, pour chaque organisation, un outil en ligne accessible pour la composition de séries de données effectives à un prix équitable. Ceci engendre la transparence, augmente la concurrence mutuelle et prévient la domination d’organisations puissantes. En tant que fournisseur d’une plate-forme, sur laquelle les organisations peuvent sélectionner très spécifiquement leur groupe cible, nous stimulons l’accroissement d’une communication pertinente et souhaitée et donc du même coup la réduction des nuisances.

Nota bene : sur le plan légal, l’adresse de domicile et l’adresse de constitution sont deux adresses différentes. Cependant, si une organisation est établie à une adresse de domicile, cela signifie, en pratique, souvent qu’elle a la même porte d’entrée. Et le monde extérieur ne voit pas la différence. Ceci peut être perçu comme désagréable. L’adresse de constitution d’une organisation est en effet toujours publique. Elle est notamment mentionnée à la Banque-Carrefour des Entreprises et dans les Annexes du Moniteur belge. Chaque entreprise qui est obligée de s’inscrire à la BCE doit également faire enregistrer ses unités d’établissement. Une unité d’établissement est tout endroit pouvant être identifié géographiquement par une adresse, où est exercée au moins une activité de l’entreprise ou à partir d’où l’activité est exercée. Il peut donc également s’agir d’une adresse de domicile.

Objectifs du traitement

Dans l’exercice de nos activités commerciales et la poursuite de nos objectifs, nous enregistrons dans notre base de données des données d’entreprises et d’organisations qui participent activement ou ont récemment participé aux échanges commerciaux et sont inscrites à la Banque-Carrefour des Entreprises. Veuillez noter que la Banque-Carrefour des Entreprises n'est pas la source des données contenues dans notre base de données. Nous travaillons avec un partenaire fiable, qui nous garantit également le traitement correct de vos données, y compris le respect des obligations d'information. Si vous ne connaissez pas l'origine de nos données, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected] et nous nous ferons un plaisir de vous informer en détail.

Les données, qui sont enregistrées dans notre base de données, sont toujours des données commerciales. Il se peut néanmoins que (certaines) données commerciales soient également des données personnelles. Il s’agit exclusivement de données personnelles qui se rapportent au(x) représentant(s) légal (aux) de l’organisation concernée ou des données personnelles de personnes physiques-entreprises. Ces données sont enregistrées dans notre base de données, mais se limitent aux données qui sont également indispensables de manière effective à la fourniture de nos services. Les données personnelles seront donc liées à la fonction et/ou à la qualité de la personne au sein de l’organisation concernée. Il s’agit alors des nom et prénom, de l’adresse professionnelle, du (des) numéro(s) de téléphone professionnel(s) et de l’adresse e-mail professionnelle du représentant légal de l’organisation en question.

Nous ne collectons aucunes données personnelles de manière automatique sur la base desquelles vous pouvez directement être identifié, sauf accord de votre part ou à moins que vous nous fournissiez ces données personnelles, notamment en complétant le formulaire sur notre site web ou si vous nous contactez directement par e-mail.

En outre, nous collectons, via des cookies, automatiquement certaines données personnelles qui sont indispensables au bon fonctionnement et à la sécurité de notre site web. Ceci est décrit dans notre déclaration relative aux cookies. Veuillez tenir compte du fait que certaines fonctionnalités de notre site web ne sont pas disponibles si vous ne souhaitez pas communiquer vos données personnelles ou si vous refusez l’utilisation de certains cookies.

Vous êtes seul responsable de l’exactitude des données que vous nous communiquez et/ou introduisez.

Ad Hoc Data ne traite, en aucun cas, de données particulières à caractère personnel, telles que la race, l’origine ethnique, les conceptions politiques, les affiliations, les données concernant la santé et/ou les convictions religieuses ou philosophiques. En outre, aucune forme de décision automatisée n’a lieu sur la base de profils individuels (profilage).

La base du traitement

Conformément au RGPD, tout traitement de données à caractère personnel doit être justifié, y compris le traitement par Ad Hoc Data. Les règles prévoient que le traitement est justifié lorsque l’objectif du traitement peut être basé sur une des six bases juridiques mentionnées dans le règlement. Les six bases ne sont pas toutes aussi pertinentes et dépendent fortement de la situation. Cela dépend notamment de la question de savoir s’il s’agit d’une organisation publique ou privée et dans quel but les données personnelles sont traitées. Les bases juridiques ne sont pas cumulatives. Il n’existe pas non plus d’ordre hiérarchique des bases juridiques. Seule une des bases doit s’appliquer pour que le traitement se justifie.

Base de données

Par rapport à la situation propre à Ad Hoc Data, le traitement des données enregistrées dans la base de données se justifie sur la base du fait que le traitement est indispensable à la défense des intérêts légitimes de l’organisation. A cet égard, il a déjà été évalué que les intérêts ou les droits fondamentaux et les libertés fondamentales de la personne concernée qui contraignent à la protection de données personnelles n’ont pas plus de poids que ces intérêts. Si vous souhaitez en savoir plus sur l'examen minutieux que nous avons fait de l'intérêt légitime, vous pouvez le lire ici.

Formulaire de contact/chat

Lorsque vous nous contactez via notre formulaire de contact ou via le chat du site web, vous nous donnez l'autorisation de traiter vos données. La base de ce traitement est donc le consentement.

Cookies

Les données personnelles collectées via les cookies fonctionnels, et qui sont donc nécessaires au bon fonctionnement de notre site web, sont traitées sur la base de nos intérêts légitimes. Les cookies non fonctionnels ne sont placés qu'après que nous ayons obtenu votre permission. Vous pouvez en savoir plus sur la manière dont les cookies sont utilisés sur notre site web et sur les cookies spécifiques qui sont (éventuellement) placés par notre site web dans notre déclaration sur les cookies.

Si nous avons l'intention de traiter vos données personnelles dans un but qui n'est pas prévu dans la déclaration de confidentialité, nous vous contacterons à l'adresse e-mail que vous avez fournie pour vous informer de ce nouveau traitement et de son but, ce qui vous donnera la possibilité de refuser ce traitement.

Confidentialité

Toutes les données personnelles sont gardées strictement confidentielles et ne sont en aucun cas communiquées à des tiers, sauf votre accord explicite, préalable à cette fin ou en cas de communication de ces données personnelles à nos prestataires de services techniques externes et/ou sous-traitants pour le bon fonctionnement de notre site web.

Le retrait de votre autorisation

Vous pouvez toujours retirer l’autorisation que vous nous avez donnée pour traiter vos données personnelles en adressant une demande écrite ou électronique avec une preuve de votre identité à [email protected].

Comme mentionné dans notre déclaration relative aux cookies, vous pouvez toujours retirer l’autorisation que vous nous avez donnée pour placer des cookies non fonctionnels en cliquant sur le bouton en haut de la déclaration de cookies.

Le retrait de votre autorisation n’est pas possible pour les traitements qui sont indispensables à l’exécution d’une convention ou les traitements indispensables à la défense de nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers. Le retrait n’a donc aucune influence sur ces traitements.

Le retrait de votre autorisation ne porte pas préjudice à la licéité des traitements qui sont déjà intervenus sur la base de votre accord avant le retrait de celui-ci.

Délais de conservation

Base de données

Ad Hoc Data utilise une période de conservation qui n'est jamais plus longue que nécessaire pour la protection de toute donnée personnelle. Cette période de conservation n'est en tout cas pas plus longue que la durée d'existence de l'entreprise à laquelle les informations se rapportent.

Les données des personnes concernées dans notre base de données seront conservées par nos clients et ses sous-traitants pendant un maximum de 90 jours après la fin du contrat conclu entre nous.

Clients et clients potentiels

Les données personnelles relatives à nos clients et prospects seront conservées pendant la période nécessaire pour nous permettre de réaliser la finalité du traitement.

Cela signifie que nous conserverons vos données personnelles jusqu'à dix ans après que vous ne soyez plus un de nos clients/que notre relation contractuelle ait pris fin. Cette période est soumise à des dispositions légales spéciales qui prévoient une durée plus courte ou plus longue.

Plus d'informations

es données personnelles traitées en réponse au formulaire de contact ou via le chat du site web seront conservées pendant un maximum de 90 jours. Les périodes de conservation des cookies sont indiquées séparément dans notre déclaration sur les cookies.

Les droits des personnes concernées

Vous pouvez exercer ces droits en adressant une demande écrite ou électronique, datée avec une preuve de votre identité à [email protected] ou, le cas échéant, en fournissant une déclaration complémentaire. Après contrôle de votre identité, soit nous accéderons à votre demande, soit nous vous informerons par écrit de la raison pour laquelle, selon nous, vous n’êtes pas habilité à exercer le droit que vous invoquez.

  • Information : concernant le traitement de données personnelles. Vous en êtes informé au moyen de ce document.
  • Consultation : des données personnelles qui sont traitées. Les personnes concernées peuvent introduire à cette fin chez nous une demande via [email protected].
  • Correction : de données personnelles. Les personnes concernées peuvent introduire à cette fin chez nous une demande via [email protected].
  • Effacement : de données personnelles de notre base de données. Les personnes concernées peuvent introduire à cette fin chez nous une demande via [email protected].
  • Limitation : du traitement de données personnelles. Les personnes concernées peuvent introduire à cette fin chez nous une demande via [email protected].
  • Opposition : au traitement de données personnelles. Les personnes concernées peuvent introduire à cette fin chez nous une demande via [email protected].
  • Transfert : de données personnelles. Les personnes concernées peuvent introduire à cette fin chez nous une demande via [email protected].
  • Non-profilage : le droit de s’opposer à la décision automatisée. Au sein d’Ad Hoc Data, le profilage n’est en aucune façon appliqué.

Les conditions-cadres

Sur la base du RGPD, Ad Hoc Data a l’obligation de traiter les données conformément aux principes en matière de traitement de données personnelles. Le règlement ne fixe pas comment cette obligation de justification doit être concrètement mise en œuvre, mais prévoit qu’il faut tenir compte de la nature, de la portée, du contexte et de la finalité du traitement et des risques qui y sont liés pour la personne concernée. Afin de mettre en œuvre concrètement cette exigence et l’obligation de démonstration, nous avons pris les mesures formelles suivantes :

  • Notre délégué à la protection des données (DP) peut être contactée par e-mail à l’adresse [email protected].
  • Nous tenons à jour un registre de toutes les activités de traitement.
  • Nous avons réalisé une étude d’impact sur la protection des données afin d’inventorier dans quelle mesure des activités de traitement à risque ont lieu.
  • Nous avons rédigé, par rapport aux activités de traitement, une politique de protection des données appropriée.
  • Nous avons pris des mesures de protection appropriées en vue de la protection des données personnelles.
  • Nous avons documenté de quelle manière nous garantissons la prévention du transfert de données en dehors de l’Union européenne.
  • Nous avons, lors de l’aménagement des traitements, tenu compte du principe de la vie privée par la conception et par les paramètres par défaut.
  • Nous avons préalablement fixé comment agir en cas de fuite données par rapport à la déclaration auprès de l’Autorité de protection des données et/ou des personnes concernées.
  • Nous avons fixé de quelle manière des fuites de données (éventuelles) sont enregistrées à l’intérieur de notre organisation.
  • Nous avons conclu avec tous les sous-traitants de données des accords contraignants dans le cadre d’un contrat de sous-traitance.
  • Nous avons établi une déclaration de confidentialité afin d’informer les personnes concernées sur notre façon de procéder et leurs droits.
  • Nous appliquons comme base l’‘intérêt légitime’ et par conséquent, nous avons documenté les motifs qui en sont à la base.
  • Nous avons documenté les processus et procédures en vue de garantir les droits des personnes concernées ;
  • Nous informons tout destinataire de données personnelles de toute rectification ou effacement de données personnelles ou limitation du traitement, à moins que cela ne semble impossible ou requiert des efforts disproportionnés.

Changements

Il se peut que la déclaration de confidentialité d’Ad Hoc Data soit élargie ou modifiée. Le cas échéant, nous essaierons d’informer de façon correcte tous les personnes concernées dont les droits sont considérablement modifiés/touchés par ladite modification. Nous vous conseillons en tout cas de consulter régulièrement ce document. Vous pouvez toujours trouver une copie de l'avant-dernière version ici.

Rétroaction

Vous soupçonnez qu’Ad Hoc Data n’agit pas en conformité avec la législation sur la vie privée ? Ou vous avez des remarques ou questions ? Dans ce cas, contactez-nous. Vous pouvez aussi nous contacter à l’adresse suivante :

Ad Hoc Data BV
Square de Meeüs 35
1000 Bruxelles
[email protected]

Si vous pensez que le traitement de vos données personnelles par nos soins enfreint les dispositions de la présente déclaration de confidentialité ou au RGPD, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données via ce lien. Un aperçu des différentes autorités de surveillance nationales est disponible ici.

L'Autorité de protection des données ne se prononce que sur le traitement des données personnelles. Le traitement des données commerciales échappe logiquement à ce champ d'application.

Bruxelles, avril 2022

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