Privacy statement Déclaration de confidentialité

Dit is het privacy statement van Ad Hoc Data BV, met maatschappelijke zetel gevestigd te 1000 Brussel, Square de Meeüs 35 en geregistreerd bij de KBO onder nummer 0898.717.074.

U heeft een recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (1) die noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van Ad Hoc Data of derden, mits er sprake is van redenen die specifiek verband houden met uw situatie en (2) ten behoeve van direct marketing.

Inleiding

Ad Hoc Data speelt voor veel organisaties een belangrijke rol in het ondersteunen van B2B marketing- en salesacties, maar ook in het analyseren van doelgroepen, het actueel houden van zorgvuldig opgebouwde zakelijke databases, direct marketing (mits toegelaten na vervulling bijkomende voorwaarden) en het vermijden van de nefaste gevolgen van het contracteren met insolvente of zelfs malafide bedrijven. Dit doen wij door middel van een zeer complete en actuele dataset van bedrijven en organisaties, uitstekende persoonlijke service en zeer gebruiksvriendelijke tools. En dat alles voor de allerbeste prijs.

Ad Hoc Data stelt voor wat betreft het gebruik van haar database het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens vast. Ad Hoc Data bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel dit gebeurt en met welke middelen dit plaatsvindt. Ad Hoc Data is hierdoor verwerkingsverantwoordelijke. Op basis van de bestaande wetgeving rust op ons een zelfstandige verplichting om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens transparant, veilig, zorgvuldig en volgens de geldende wet- en regelgeving verwerkt worden. Meer informatie over hoe Ad Hoc Data hieraan voldoet, leest u terug in dit privacy statement.

De rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens is van essentieel belang voor ons.

Wij behandelen uw persoonsgegevens dan ook overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”)) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Middels deze privacy statement willen wij duidelijkheid verschaffen over onder meer de verwerkingsdoeleinden, de verwerkingsgrondslag, de rechten van betrokkenen, de inrichting van onze organisatie en de wijze waarop wij aan onze verplichtingen voldoen.

Doelstellingen Ad Hoc Data

Ad Hoc Data is al jaren een van de grootste spelers op het gebied van commercialisering van een database met bedrijfsgegevens. Zowel op de Belgische als de Nederlandse markt bieden wij onze klanten directe toegang tot een complete database voor veruit de scherpste prijs in de markt. Zo zorgen wij ervoor dat betrouwbare, actuele en kwalitatieve bedrijfsgegevens voor iedereen bereikbaar zijn. Van eenmanszaak tot multinational, voor elke organisatie biedt Ad Hoc Data een toegankelijke online tool voor het samenstellen van effectieve datasets aan tegen een eerlijke prijs. Dit biedt transparantie, vergroot de onderlinge concurrentie en voorkomt dominantie van kapitaalkrachtige organisaties. Als leverancier van een platform waarop organisaties heel specifiek hun doelgroep kunnen selecteren, stimuleren wij het verhogen van relevante en gewenste communicatie en daarmee dus het reduceren van overlast.

Nota bene: Wettelijk gezien zijn het woonadres en het vestigingsadres twee verschillende adressen. Echter, indien een organisatie is gevestigd op een woonadres, betekent dat in de praktijk vaak dezelfde voordeur. En de buitenwereld ziet het verschil niet. Dat kan als onprettig worden ervaren. Het vestigingsadres van een organisatie is namelijk altijd openbaar. Het wordt onder meer weergegeven op de Kruispuntbank van Ondernemingen en in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Elke onderneming die verplicht is zich in te schrijven in de KBO moet ook zijn vestigingseenheden laten registreren. Een vestigingseenheid is elke plaats die geografisch kan geïdentificeerd worden door een adres, waar minstens een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend. Dat kan dus ook een woonadres zijn.

Verwerkingsdoeleinden

In de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten en het nastreven van onze doelstellingen leggen wij gegevens van bedrijven en organisaties die actief deelnemen of recentelijk deelnamen aan het handelsverkeer en zijn ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen in onze database vast. Hierbij merken wij op dat de Kruispunt van Ondernemingen niet de bron is van de gegevens opgenomen in onze database. Wij werken hiervoor samen met een betrouwbare partner, die ons tevens de correct verwerking van uw gegevens, met inbegrip van de naleving van de informatieverplichtingen, gegarandeerd heeft. In de mate dat de herkomst van onze gegevens u toch niet bekend is, kan u contact opnemen met ons via [email protected] en dan informeren wij u graag in detail.

De gegevens die in onze database opgenomen zijn, zijn steeds bedrijfsgegevens. Het is evenwel mogelijk dat (bepaalde) bedrijfsgegevens tevens persoonsgegevens zijn. Het betreft uitsluitend persoonsgegevens die verband houden met de wettelijk vertegenwoordiger(s) van de desbetreffende organisatie of de persoonsgegevens van natuurlijke personen-ondernemingen. Deze gegevens worden opgenomen in onze database, maar zijn beperkt tot de gegevens die ook daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten. De persoonsgegevens zullen daarom gelinkt zijn aan de functie en/of hoedanigheid van de persoon binnen de desbetreffende organisatie. Het gaat dan om de voor- en achternaam, het zakelijk adres, zakelijk(e) telefoonnummer(s) en zakelijk e-mailadres van de wettelijk vertegenwoordiger van de desbetreffende organisatie.

Wij verzamelen geen persoonsgegevens op automatische wijze op basis waarvan u rechtstreeks geïdentificeerd kan worden, tenzij u ons hiervoor de toestemming gegeven heeft of u ons deze persoonsgegevens bezorgt, o.m. door het invullen van het formulier op onze website of wanneer u ons rechtstreeks contacteert per e-mail.

Daarnaast verzamelen wij via cookies automatisch bepaalde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de goede werking en veiligheid van onze website. Dit wordt omschreven in onze cookieverklaring. Houd er rekening mee dat bepaalde functionaliteiten van onze website niet beschikbaar zijn indien u uw persoonsgegevens niet wenst mee te delen of het gebruik van bepaalde cookies weigert.

U bent als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u aan ons meedeelt en/of invoert.

Ad Hoc Data verwerkt in geen geval bijzondere persoonsgegevens – zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, lidmaatschappen, gegevens over gezondheid en/of religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen. Tevens vindt er geen enkele vorm van geautomatiseerde besluitvorming plaats op basis van individuele profielen (profilering).

De verwerkingsgrondslag

Conform de GDPR moet elke verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd zijn, zo ook de verwerking door Ad Hoc Data. De regels stellen dat de verwerking gerechtvaardigd is, wanneer het doel van de verwerking gebaseerd kan worden op één van de zes rechtsgrondslagen die in de verordening worden gegeven. De zes grondslagen zijn niet allemaal even relevant en erg afhankelijk van de situatie. Het hangt onder andere af van de vraag of het een publieke of private organisatie betreft en met welk doel de persoonsgegevens worden verwerkt. De rechtsgrondslagen zijn niet cumulatief. Ook is er geen hiërarchische volgorde van de rechtsgrondslagen. Slechts één van de grondslagen hoeft van toepassing te zijn om verwerking te rechtvaardigen.

Indien wij voornemens zijn een verwerking van uw persoonsgegevens uit te voeren voor een doeleinde dat niet in de privacyverklaring voorzien is, zullen wij u op het door u opgegeven e-mailadres contacteren om u op de hoogte te brengen van deze nieuwe verwerking en het doel ervan, waarbij u de mogelijkheid heeft om deze verwerking te weigeren.

Vertrouwelijkheid

Alle persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en worden in geen geval meegedeeld aan derden, tenzij wij hiervoor de expliciete, voorafgaande toestemming hebben verkregen of in geval van de mededeling van deze persoonsgegevens aan onze externe technische dienstverleners en/of onderverwerkers voor de goede werking van onze website.

De intrekking van uw toestemming

De toestemming die u aan ons verleend heeft om uw persoonsgegevens te verwerken, kan u steeds intrekken door middel van een schriftelijk of elektronisch verzoek met een bewijs van uw identiteit aan [email protected] te richten.

Zoals vermeld in onze cookieverklaring kan u de toestemming die u aan ons verleend heeft om niet-functionele cookies te plaatsen steeds intrekken door op de knop bovenaan de cookieverklaring te klikken

De intrekking van uw toestemming is niet mogelijk voor de verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of de verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde. De intrekking heeft dan ook geen invloed deze verwerkingen.

De intrekking van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die reeds gebeurden op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan.

Bewaartermijnen

De rechten van betrokkenen

U kunt onderstaande rechten uitoefenen door een gedateerd, schriftelijk of elektronisch verzoek met een bewijs van uw identiteit aan [email protected] te richten of desgevallend een aanvullende verklaring te verstrekken. Na controle van de identiteit zullen wij ofwel ingaan op uw verzoek, dan wel u schriftelijk in kennis stellen van de reden waarom u volgens ons niet gerechtigd bent het door u ingeroepen recht uit te oefenen.

• Informatie: over de verwerking van persoonsgegevens. Middels dit document wordt u hierover geïnformeerd.
• Inzage: in welke persoonsgegevens worden verwerkt. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via [email protected].
• Correctie: van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via [email protected].
• Verwijdering: van persoonsgegevens uit onze databank. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via [email protected].
• Beperking: van de verwerking van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via [email protected].
• Bezwaar: tegen de verwerking van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via [email protected].
• Overdracht: van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via [email protected].
• Niet profilering: het recht om bezwaar te maken tegen automatische besluitvorming. Binnen Ad Hoc Data wordt er op geen enkele wijze profilering toegepast.

De randvoorwaarden

Op grond van de GDPR heeft Ad Hoc Data de plicht om de gegevens in overeenstemming met de beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens te verwerken. De verordening bepaalt niet hoe deze verantwoordingsplicht concreet moet ingevuld worden, maar stelt dat er rekening gehouden moet worden met de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking en de daarmee gepaard gaande risico’s voor de betrokkene. Om concreet invulling te kunnen geven aan deze eis en de aantoonplicht hebben wij de volgende formele maatregelen genomen:

• Wij hebben een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Onze FG is beschikbaar via [email protected].
• Wij houden een register bij van alle verwerkingsactiviteiten.
• Wij hebben een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd teneinde te inventariseren in hoeverre er risicovolle verwerkingsactiviteiten plaatsvinden.
• Wij hebben, in verhouding tot de verwerkingsactiviteiten, een passend gegevensbeschermingsbeleid op schrift gesteld.
• Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen met het oog op de bescherming van persoonsgegevens.
• Wij hebben gedocumenteerd op welke wijze wij het voorkomen van overdracht van gegevens buiten de Europese Unie waarborgen.
• Wij hebben bij het inrichten van verwerkingen rekening gehouden met het principe van privacy door ontwerp en standaardinstellingen.
• Wij hebben vooraf vastgesteld hoe te handelen in het geval van een datalek aangaande de melding bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of betrokkenen.
• Wij hebben vastgesteld op welke wijze (eventuele) datalekken binnen onze organisatie worden geregistreerd.
• Wij hebben met alle verwerkers van data sluitende afspraken gemaakt middels een verwerkersovereenkomst.
• Wij hebben een privacy statement opgesteld om betrokkenen te informeren over onze werkwijze en hun rechten.
• Wij hanteren als grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ en dientengevolge hebben wij de daar aan ten grondslag liggende overwegingen gedocumenteerd.
• Wij hebben de processen en procedures gedocumenteerd ter waarborging van de rechten van de betrokkenen;
• Wij stellen iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van elke rectificatie of wissing van persoonsgegevens of beperking van de verwerking, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

Wijzigingen

Het kan voorkomen dat het privacy statement van Ad Hoc Data wordt uitgebreid of gewijzigd. In voorkomend geval zullen wij trachten alle betrokkenen wiens rechten door de desbetreffende wijzing aanzienlijk gewijzigd/geraakt worden op correcte wijze op de hoogte te brengen. Het is in ieder geval verstandig dit document regelmatig te raadplegen. U kunt een kopie van de voorlaatste versie altijd hier vinden.

Feedback

Heeft u het vermoeden dat Ad Hoc Data niet in overeenstemming met de privacywetgeving handelt? Of heeft u opmerkingen of vragen, contacteert u ons dan. U kan ons ook contacteren via volgende gegevens:

Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van onderhavige privacyverklaring of op de AVG, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via deze link. Een overzicht van de verschillende nationale toezichthoudende autoriteiten vindt u hier.

De Gegevensbeschermingsautoriteit oordeelt uitsluitend over de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking van bedrijfsgegevens vallen hier, logischerwijs, buiten.

Brussel, april 2022