Privacy statement eenvoudig

Deze privacyverklaring is van Ad Hoc Data BV. Ons adres is Square de Meeüs 35, 1000 Brussel. Wij staan ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder nummer 0898.717.074.

Let op: dit is een eenvoudige en duidelijk leesbare versie van ons Privacy Statement. We hebben deze tekst speciaal geschreven zodat iedereen beter kan begrijpen hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Deze eenvoudige versie is alleen bedoeld als extra service en hulpmiddel. Belangrijk om te weten is dat u alleen rechten kunt ontlenen aan het originele Privacy Statement. Bij verschillen of onduidelijkheden geldt altijd de officiële tekst.

Wij vinden het belangrijk dat uw privacy goed beschermd wordt. Daarom leggen we in deze tekst duidelijk uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Als wij ooit persoonsgegevens gebruiken op een manier die niet in deze verklaring staat, laten wij u dit duidelijk weten.

In deze tekst vindt u:

• welke persoonsgegevens wij verzamelen
• hoe wij uw gegevens verwerken en beschermen
• hoe lang wij uw gegevens bewaren
• welke rechten u heeft over uw gegevens
• hoe u die rechten kunt gebruiken
• waarom wij uw persoonsgegevens verwerken (het doel)
• op basis van welke regels wij dit doen (grondslag)
• hoe wij ons houden aan de wet

1. Wie bepaalt hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan?

   Ad Hoc Data bepaalt zelf waarom en hoe uw persoonsgegevens verwerkt worden. Dat betekent dat wij beslissen:

   • welke gegevens wij verzamelen;
   • waarom wij deze gegevens nodig hebben;
   • op welke manier wij deze gegevens gebruiken.

   Daarom is Ad Hoc Data verantwoordelijk voor hoe we met uw persoonsgegevens omgaan. Dat heet verwerkingsverantwoordelijke.





2. Belangrijk: persoonsgegevens bij partners van Ad Hoc Data

   Deze privacyverklaring gaat alleen over gegevens die door Ad Hoc Data worden verwerkt. Soms verwerken andere bedrijven (partners) waar wij mee samenwerken ook persoonsgegevens. In dat geval zijn die partners zelf verantwoordelijk. Zij hebben hun eigen privacyverklaring. Het is belangrijk dat u die privacyverklaring goed leest, want daarin staat hoe u uw rechten kunt gebruiken bij die partners.





3. Uw recht om bezwaar te maken

   U mag altijd bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Bezwaar maken betekent dat u kunt aangeven dat u niet wilt dat wij uw gegevens op een bepaalde manier gebruiken.

   U mag bezwaar maken in twee situaties: (1) als wij uw gegevens gebruiken omdat dat belangrijk is voor ons of voor andere bedrijven, maar u daar zelf een speciale reden voor heeft (iets persoonlijks); (2) als wij uw gegevens gebruiken om u reclame te sturen (direct marketing).





4. Uitleg over deze Privacyverklaring

   Ad Hoc Data helpt andere bedrijven bij het verbeteren van hun verkoop en marketing. We helpen ze om goede klanten te vinden en te begrijpen wie hun klanten precies zijn. Hiervoor gebruiken we overzichtelijke lijsten met gegevens over bedrijven. Deze lijsten houden we goed en actueel bij.

   Ook helpen wij bedrijven om minder risico te lopen bij het zakendoen. Dit doen wij door belangrijke informatie over andere bedrijven te geven. Bijvoorbeeld voordat ze een contract sluiten met een ander bedrijf. We gebruiken hiervoor goede en actuele gegevens, handige online hulpmiddelen en een klantvriendelijke service.

   Ad Hoc Data vindt het heel belangrijk om zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk om te gaan met persoonsgegevens. Wij houden ons aan de regels van de Europese privacywet (AVG) en aan de Belgische privacywet. Deze wetten zijn bedoeld om mensen te beschermen als bedrijven omgaan met hun persoonlijke gegevens.

   Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee we iemand kunnen herkennen. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Het verwerken van persoonsgegevens betekent het gebruiken van deze gegevens. Voorbeelden van verwerken zijn: opslaan, delen met anderen, aanpassen of verwijderen van persoonsgegevens.

   In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we omgaan met verschillende soorten persoonsgegevens:

   • Ten eerste gaat het om persoonsgegevens van mensen die in onze lijsten (database) staan, of van mensen die contact met ons opnemen over deze lijsten.
   • Ten tweede gaat het over persoonsgegevens van onze klanten, mogelijke klanten of klanten die eerder zaken met ons deden.
   • Ten derde verwerken we persoonsgegevens van mensen die onze website bezoeken, mensen die informatie willen krijgen over onze diensten, of mensen die contact met ons opnemen. Bijvoorbeeld omdat zij werken voor een bedrijf waarmee wij samenwerken.

   Ad Hoc Data verzamelt gegevens van bedrijven om haar werk goed te kunnen doen. Het is belangrijk om te weten dat de privacywet (AVG) niet gaat over gegevens van bedrijven zelf (zoals de naam, rechtsvorm of contactgegevens van het bedrijf). De AVG gaat namelijk alleen over persoonsgegevens van echte mensen.

   Maar soms verwerken we ook gegevens over echte mensen. Bijvoorbeeld als het gaat om gegevens van contactpersonen of vertegenwoordigers van bedrijven. Dit zijn wél persoonsgegevens, want daarmee kunt u zien over welke persoon het precies gaat.

   Daarom kunnen sommige gegevens die Ad Hoc Data gebruikt, toch persoonsgegevens zijn. Bijvoorbeeld als u door die gegevens direct of indirect weet wie een bepaald persoon is. Met deze gegevens gaan wij heel voorzichtig om en we houden ons aan alle regels van de privacywet.

   Ad Hoc Data verwerkt ook de vestigingsadressen van bedrijven. Dat zijn adressen waar bedrijven officieel ingeschreven staan. Deze adressen kiezen bedrijven zelf en ze moeten deze wettelijk gezien openbaar maken. Iedereen kan deze adressen vinden via openbare bronnen, zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en het Belgisch Staatsblad.

   Soms is het vestigingsadres hetzelfde als het privéadres van de ondernemer. Dat betekent dat het bedrijf en de ondernemer op hetzelfde adres gevestigd zijn. Wettelijk gezien zijn een woonadres en een bedrijfsadres verschillende dingen, maar in de praktijk kan het toch hetzelfde adres zijn. Bedrijven zijn verplicht om hun adressen door te geven aan de KBO. Ad Hoc Data gebruikt deze adressen voor haar werk.





5. Wat doet Ad Hoc Data precies?

   Ad Hoc Data beheert en verkoopt overzichtelijke lijsten (databases) met gegevens van bedrijven. Onze klanten kunnen zelf makkelijk en snel actuele gegevens uit deze lijsten halen. Deze gegevens zijn betrouwbaar en van goede kwaliteit.

   Onze klanten gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld om meer te weten te komen over hun markt, om nieuwe klanten te vinden of om hun eigen gegevens aan te vullen. Bedrijven van alle groottes (van kleine zelfstandigen tot grote multinationals) kunnen gebruikmaken van onze database. Met onze online tool kunnen ze precies de gegevens selecteren die zij nodig hebben.

   Ad Hoc Data biedt deze gegevens goedkoper aan dan andere bedrijven in de markt. Hierdoor krijgen ook kleinere bedrijven de kans om goede informatie te gebruiken, zonder dat ze veel geld hoeven uit te geven.

   Door onze aanpak zorgen we ervoor dat informatie eerlijk en toegankelijk blijft voor iedereen. Hierdoor komt belangrijke zakelijke informatie niet alleen terecht bij bedrijven met veel geld. Wij helpen bedrijven van alle groottes om eerlijke concurrentie te voeren. Ook helpen wij hen om beter hun klanten te kiezen. Zo krijgen mensen minder reclame die ze niet interessant vinden en meer communicatie waar ze wél wat aan hebben.





6. Waarom en hoe mogen wij persoonsgegevens verwerken?

   Om persoonsgegevens te mogen verwerken, moet er een duidelijke reden en een doel zijn. Hieronder leggen we precies uit welke redenen (grondslagen) en doelen wij hebben wanneer we persoonsgegevens verwerken.

   Wij weten heel goed welke regels er zijn voor het verwerken van persoonsgegevens. Wij houden ons altijd aan die regels. Daarnaast zorgen we ervoor dat we persoonsgegevens altijd veilig en vertrouwelijk verwerken. Dit betekent dat we uw gegevens goed beschermen en alleen gebruiken zoals dat wettelijk mag.





7. Waarom en waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

   Als wij persoonsgegevens gebruiken, moet daarvoor altijd een duidelijke reden en doel zijn. Hieronder leggen wij precies uit waarom en met welk doel wij persoonsgegevens gebruiken.

   Wij weten dat er belangrijke privacyregels zijn en we houden ons daar altijd zorgvuldig aan. We zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens veilig blijven en alleen gebruikt worden volgens de regels die gelden in de wet. Dit betekent dat we uw gegevens goed beschermen, bijvoorbeeld met veilige computers en duidelijke afspraken.





8. De redenen waarom wij persoonsgegevens mogen gebruiken (grondslagen):

   De privacywet (AVG) geeft zes redenen waarom wij persoonsgegevens mogen gebruiken. Ad Hoc Data gebruikt persoonsgegevens op basis van de volgende redenen:

   Voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst

   Wij gebruiken uw persoonsgegevens omdat we ze nodig hebben om een overeenkomst met u te kunnen sluiten en uit te voeren. Een overeenkomst betekent dat we samen afspraken maken en deze moeten nakomen. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij:

   • geen overeenkomst met u afsluiten;
   • geen producten of diensten aan u leveren;
   • niet aan onze verplichtingen voldoen die in onze overeenkomst met u staan.

   Wij gebruiken soms ook persoonsgegevens van mensen die werken bij andere bedrijven of partners waarmee wij een overeenkomst afsluiten.

   Omdat wij een belangrijk (gerechtvaardigd) belang hebben

   Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken als dit belangrijk is voor Ad Hoc Data zelf, of voor iemand anders. Dit heet een gerechtvaardigd belang. Maar we doen dit alleen als we goed hebben nagedacht en vinden dat ons belang belangrijker is dan uw recht op privacy.

   Een voorbeeld hiervan is dat wij persoonsgegevens van contactpersonen bij bedrijven verwerken in onze database. Dit is belangrijk zodat wij onze diensten goed kunnen leveren aan onze klanten. Het is ook nodig om ons bedrijf goed te kunnen laten werken en om onze klanten goed te helpen. Wij gebruiken persoonsgegevens ook vanwege ons eigen belang als wij contact met u opnemen om u aanbiedingen te sturen die we belangrijk of interessant voor u vinden.

   Wilt u meer weten over hoe wij precies bepalen of ons belang belangrijk genoeg is? U kunt dat hier lezen: gerechtvaardigd-belang.

   Omdat het wettelijk verplicht is (wettelijke verplichting)

   Soms gebruiken wij persoonsgegevens omdat de wet dat verplicht. Dit betekent dat wij volgens Belgische of Europese regels persoonsgegevens moeten verzamelen, bewaren of delen met anderen.

   Een voorbeeld hiervan is als u ons vraagt om uw persoonsgegevens aan te passen, te verwijderen of minder te gebruiken. Volgens de AVG zijn wij dan verplicht om dat verzoek serieus te nemen en er netjes mee om te gaan.

   Ook kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verplicht moeten doorgeven aan officiële instanties zoals:

   • toezichthouders;
   • de belastingdienst;
   • de politie of andere opsporingsdiensten.

   Daarnaast verplicht de wet ons soms om gegevens een bepaalde tijd te bewaren, bijvoorbeeld volgens de regels uit het Wetboek van Economisch Recht of het Wetboek van de Btw.

   Toestemming geven om persoonsgegevens te gebruiken

   Soms gebruiken wij uw persoonsgegevens omdat u daar toestemming voor hebt gegeven. U kunt uw toestemming altijd weer intrekken. Dat betekent dat u later altijd kunt aangeven dat u niet meer wilt dat wij uw gegevens gebruiken. Dit doet u door ons een e-mail of brief te sturen naar [email protected]. Wij vragen u dan wel om een bewijs mee te sturen waarmee we uw identiteit kunnen controleren.

   Wilt u meer weten over hoe u uw toestemming voor het gebruik van cookies kunt intrekken? Kijk dan naar onze cookieverklaring.

   Belangrijk om te weten: als u uw toestemming intrekt, betekent dat niet dat het gebruik van uw gegevens vóór dat moment ineens fout is. Alles wat wij vóór het intrekken van uw toestemming met uw gegevens gedaan hebben, blijft geldig en correct.

   Ad Hoc Data gebruikt nooit bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Voorbeelden van deze gevoelige gegevens zijn gegevens over: ras of afkomst; politieke meningen; of u lid bent van een vakbond; uw geloof of levensovertuiging; uw gezondheid; uw seksuele voorkeur; genetische gegevens (zoals DNA); biometrische gegevens (bijvoorbeeld vingerafdrukken).

   Ook belangrijk: Ad Hoc Data neemt geen beslissingen met computers die grote gevolgen hebben voor mensen zonder dat een mens daarnaar kijkt. Wij maken dus geen automatische profielen van mensen, en gebruiken uw gegevens nooit voor automatische beslissingen die veel invloed op u hebben (dit heet "profilering").





9. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens precies? (Doelen van verwerking)

   Naast een goede reden, moeten wij ook altijd een duidelijk doel hebben als wij persoonsgegevens gebruiken. Hieronder leggen we duidelijk uit voor welke doelen wij jouw persoonsgegevens gebruiken. We geven daarbij telkens voorbeelden, zodat het duidelijker wordt.

   Onze diensten aanbieden (Onze dienstverlening)

   Om onze diensten aan onze klanten te leveren, bewaren we gegevens in onze lijsten (database). Dit doen wij omdat het belangrijk is voor ons bedrijf (dit heet "gerechtvaardigd belang"). We gebruiken gegevens van bedrijven die actief zijn of recent actief waren in het handelsverkeer, en die ingeschreven staan bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

   Hoewel wij vooral gegevens van bedrijven verzamelen, kunnen daar soms ook persoonsgegevens bij zitten. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer het gegevens zijn over personen die het bedrijf officieel vertegenwoordigen, zoals directeuren of zaakvoerders. Of als het bedrijf eigenlijk bestaat uit één persoon (een "natuurlijke persoon-onderneming").

   De persoonsgegevens die wij dan gebruiken zijn meestal: voornaam en achternaam; zakelijk adres; zakelijk telefoonnummer; zakelijk e-mailadres; andere zakelijke contactgegevens.

   Ook bewaren wij gegevens over de functie van deze personen binnen het bedrijf (bijvoorbeeld een zaakvoerder). Bij een onderneming die uit één persoon bestaat, gebruiken wij ook gegevens zoals: rechtsvorm (hoe het bedrijf officieel genoemd wordt); de NACE-code (dit laat zien welk soort bedrijf het is) en het officiële vestigingsadres. Wil je precies weten welke gegevens wij allemaal bewaren? Dat kun je hier bekijken.

   Goed om te weten: Wij gebruiken geen speciale licentie van de overheid (FOD Economie) om de gegevens uit de KBO opnieuw te gebruiken. De gegevens in onze database zijn vaak ook openbaar toegankelijk via de Kruispuntbank van Ondernemingen.

   Afspraken maken met onze klanten en deze uitvoeren

   Wij gebruiken persoonsgegevens van klanten, mogelijke klanten en klanten uit het verleden. Dit doen wij vooral om duidelijke afspraken (overeenkomsten) te maken en deze goed uit te voeren. We gebruiken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

   • Een persoonlijk account voor u aan te maken op onze website, zodat u toegang krijgt tot onze gegevens (database).
   • Uw vragen goed te beantwoorden en opdrachten correct uit te voeren.
   • Betalingen en andere geldzaken netjes en juist af te handelen.
   • Bij te houden of u gebruik heeft gemaakt van speciale lijsten waarmee dubbele gegevens verwijderd worden (ontdubbellijsten).

   Voor deze dingen gebruiken we persoonsgegevens zoals:

   • Contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer).
   • Gegevens van contactpersonen die namens u handelen (zoals een medewerker).
   • Wachtwoorden en accountgegevens.
   • Rekeninggegevens om betalingen goed te regelen.

   Soms verwerken we ook persoonsgegevens om diensten van onze partners via onze website aan u aan te bieden. Dit gebeurt op basis van de overeenkomst die u met ons en/of met onze partner heeft afgesloten.

   Contact met klanten onderhouden en reclame maken

   Wij gebruiken persoonsgegevens van onze klanten en mogelijke klanten omdat we graag een goede en langdurige relatie met u willen opbouwen. Dit noemen wij relatiebeheer. We kunnen u hiervoor bijvoorbeeld benaderen:

   • Om vragen aan u te stellen.
   • Om u een aanbieding te doen.
   • Om u informatie te geven over diensten van onze partners.

   Ook willen we onze klanten graag informeren over onze eigen producten en diensten. Bijvoorbeeld door u nieuwsbrieven of andere berichten te sturen met informatie die voor u interessant is. Hiervoor gebruiken wij persoonsgegevens zoals:

   • Contactgegevens (uw naam, telefoonnummer en e-mailadres).
   • Gegevens over eerdere bestellingen die u bij ons deed (bestelhistorie).
   • Notities over eerdere gesprekken met u.

   Als u contact met ons opneemt of vragen stelt

   Wij verzamelen geen persoonsgegevens waarmee we u direct kunnen herkennen, behalve als u deze zelf aan ons geeft. Dit doet u bijvoorbeeld door:

   • Het invullen van een formulier op onze website.
   • De chatfunctie op onze website te gebruiken.
   • Ons te bellen of een e-mail te sturen.

   Als u dat doet, geeft u ons meestal uw naam en contactgegevens. Deze gegevens gebruiken wij om uw vraag goed te kunnen beantwoorden. Wij gebruiken uw gegevens omdat we hier een goede reden voor hebben, zoals het beantwoorden van uw vraag, of omdat we met u afspraken hebben gemaakt. Zo kunnen wij u een duidelijk antwoord geven en u goed helpen

   Marketing en het verbeteren van onze website

   Op onze website gebruiken we cookies (kleine tekstbestandjes) en vergelijkbare technieken. Deze cookies verzamelen gegevens die nodig zijn om onze website goed te laten werken en veilig te houden. Dankzij deze cookies weten wij bijvoorbeeld:

   • Welke pagina’s op onze website u heeft bekeken.
   • Waarop u heeft geklikt.
   • Uw IP-adres (dat is het adres van uw computer).

   Deze informatie helpt ons om onze website beter te maken, zodat hij goed aansluit bij wat u belangrijk vindt.

   Let op: Als u ervoor kiest om geen persoonsgegevens te delen of bepaalde cookies niet te accepteren, kan het gebeuren dat sommige onderdelen van onze website niet goed werken.

   Met uw toestemming kunnen wij cookies ook gebruiken om u persoonlijke advertenties te laten zien op andere websites die u bezoekt (dit heet retargeting). Meer informatie over hoe wij cookies gebruiken en wat uw keuzes zijn, vindt u in onze cookieverklaring.

   Verbeteren van onze producten en diensten

   Wij zijn steeds bezig met het verbeteren van onze producten, diensten en de kwaliteit van onze gegevens. Zo zorgen we ervoor dat we nog beter kunnen voldoen aan wat onze klanten nodig hebben. Voor dit doel kunnen wij persoonsgegevens gebruiken, omdat we hier een belangrijke reden voor hebben (gerechtvaardigd belang).

   Wanneer iemand aan ons vraagt om zijn persoonsgegevens uit onze database te verwijderen, informeren wij ook onze klanten daarover. Hierdoor weten klanten dat zij deze gegevens ook niet meer mogen gebruiken. Dit doen we om te zorgen dat we netjes volgens de afspraken werken en volgens de regels van de privacywet handelen. Op die manier zorgen wij voor een goede kwaliteit van onze diensten. Wij doen dat bijvoorbeeld door speciale lijsten te maken waarmee onze klanten de gegevens kunnen verwijderd (ontdubbellijsten).

   Gegevens delen met partners en andere bedrijven

   Soms gebruiken wij uw persoonsgegevens om diensten van onze partners aan u aan te bieden via onze website. Dit gebeurt alleen als u een overeenkomst heeft met ons en/of met die partner. Wij kunnen dan bijvoorbeeld uw contactgegevens doorgeven aan onze partner. Zo kan deze partner u de afgesproken dienst leveren.

   Daarnaast kunnen wij ook persoonsgegevens zoals uw betaalgegevens gebruiken. Dat doen we om namens de partner het geld te innen dat u verschuldigd bent. Dit gebeurt alleen als dat duidelijk afgesproken is.

   Soms delen we ook persoonsgegevens uit onze database, of gegevens van klanten, met andere bedrijven die ons helpen bij ons werk. Dit doen we alleen als we daar een goede reden voor hebben. Zo’n ander bedrijf helpt ons bijvoorbeeld met een deel van onze diensten. Dit bedrijf heeft dan toegang nodig tot een deel van onze database.

   Ook kunnen wij persoonsgegevens delen met andere bedrijven waarmee we misschien willen samenwerken. Dit doen we bijvoorbeeld als wij (of zij) nadenken over het kopen of verkopen van (een deel van) ons bedrijf. Dit gebeurt alleen als wij denken dat we daar een belangrijk belang bij hebben.

   Bedrijfsprocessen en het omgaan met risico’s

   Wij vinden het belangrijk om ons bedrijf goed georganiseerd en efficiënt te beheren. Hierdoor kunnen we betrouwbaar en duidelijk werken. Om dit te kunnen doen, gebruiken we soms ook persoonsgegevens.

   Een voorbeeld hiervan is het gebruik van gegevens over bestellingen van klanten. Met deze gegevens maken wij rapporten die ons helpen om beter te worden als bedrijf. We gebruiken deze gegevens ook om onze organisatie beter te organiseren. Zo kunnen wij goed omgaan met veranderingen of uitdagingen die binnen of buiten ons bedrijf plaatsvinden.

   Daarnaast gebruiken we gegevens uit onze database of gegevens van klanten om rapporten te maken voor onze directie. Zo kunnen zij goede beslissingen nemen voor ons bedrijf en eventuele risico’s beter inschatten en voorkomen. Dit helpt ons om veilig en goed te werken en om onze diensten steeds verder te verbeteren. Door deze aanpak kunnen wij onze klanten en partners professioneel en betrouwbaar helpen.

   Voldoen aan regels en beschermen van onze rechten

   Wij gebruiken uw persoonsgegevens soms omdat de wet ons daartoe verplicht, omdat we gemaakte afspraken moeten nakomen, of omdat het belangrijk is om onze juridische positie te beschermen.

   Dit betekent dat we uw persoonsgegevens soms bewaren of gebruiken om te bewijzen dat wij ons aan alle regels houden en onze afspraken nakomen. Bijvoorbeeld omdat wij volgens belastingregels bepaalde gegevens een bepaalde tijd moeten bewaren. Dit staat bijvoorbeeld in het Wetboek van Economisch Recht of het Wetboek van de Btw.

   Ook kunnen we persoonsgegevens bewaren om aan te tonen dat we contractuele afspraken netjes zijn nagekomen. Een voorbeeld hiervan is dat wij uw gegevens bewaren om te bewijzen dat wij u toegang hebben gegeven tot uw gegevens of dat we uw gegevens hebben aangepast, precies zoals de privacywet (AVG) van ons verlangt.

   Het beheren en plaatsen van klantbeoordelingen

   Ad Hoc Data gebruikt persoonsgegevens voor het verzamelen, beheren en plaatsen van beoordelingen van klanten. Deze beoordelingen gaan over onze diensten. Wij publiceren deze beoordelingen op onze eigen website en soms ook op websites van andere bedrijven.

   Het doel hiervan is dat andere mensen eerlijke en duidelijke informatie krijgen over onze diensten. Zo kunnen zij beter beslissen of zij gebruik willen maken van onze diensten of niet.

   Als u een beoordeling (review) plaatst op onze website of op een andere website, kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken. Dit kunnen bijvoorbeeld uw naam, contactgegevens en de tekst van uw beoordeling zijn. Wij doen dit omdat wij het belangrijk vinden dat de beoordelingen echt en eerlijk zijn. Ook gebruiken wij deze gegevens om onze diensten te verbeteren.

   Daarnaast kunnen wij contact met u opnemen als wij nog extra informatie nodig hebben. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er vragen of klachten zijn over iets wat u heeft geschreven in uw beoordeling.

   Verder gebruiken wij beoordelingen om te kijken of er belangrijke dingen zijn die we kunnen verbeteren. Bijvoorbeeld als we zien dat meerdere klanten iets op dezelfde manier ervaren. Dit helpt ons om onze diensten steeds beter te maken.

   Soms kan het gebeuren dat wij beoordelingen moeten verwijderen. Dit gebeurt alleen als de beoordeling niet voldoet aan onze regels of als er iets in staat dat volgens de wet niet mag. Wij doen dit altijd volgens de regels die in ons reviewbeleid staan.

   Soms gebruiken wij persoonsgegevens voor een ander doel dan waarvoor wij ze oorspronkelijk van u hebben gekregen. Dit mag alleen als het nieuwe doel past bij het doel waarvoor we ze eerst kregen.

   Als wij uw persoonsgegevens willen gebruiken voor een heel ander doel (dat niet past bij het eerste doel), zullen we u altijd hierover informeren. Wij doen dat door u een e-mail te sturen naar het adres dat u aan ons heeft gegeven. In deze e-mail leggen wij dan duidelijk uit waarvoor we uw gegevens precies willen gebruiken. Zo weet u altijd precies wat wij met uw gegevens doen.





10. Vertrouwelijkheid en waar onze gegevens vandaan komen (bronnen)

    Ad Hoc Data gebruikt uw persoonsgegevens met veel zorg. Wij houden ons daarbij altijd aan de regels van de privacywet (AVG) en andere belangrijke wetten en regels. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens altijd vertrouwelijk blijven. Dit betekent dat we heel voorzichtig zijn en uw gegevens goed beschermen.

    Als wij persoonsgegevens van klanten gebruiken, hebben klanten deze gegevens meestal zelf aan ons gegeven.

    Belangrijk om te weten: de persoonsgegevens in onze database komen niet rechtstreeks uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Wij werken hiervoor samen met betrouwbare partners die ons deze gegevens geven. Onze partners hebben ons beloofd dat zij zich houden aan de regels van de privacywet en dat ze iedereen goed informeren.

    Heeft u vragen over waar uw persoonsgegevens precies vandaan komen? Neem dan gerust contact met ons op via [email protected].

    Soms gebruiken wij ook persoonsgegevens die wij krijgen via andere bronnen. Dat kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn die wij verzamelen via cookies op onze website. Ook kunnen dit gegevens zijn uit openbare bronnen, zoals informatie die voor iedereen te zien is op het internet of op openbare sociale media. Ook deze gegevens gebruiken wij altijd volgens de wet en met respect voor uw privacy.





11. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

    Wij gebruiken persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor elk van die doelen delen wij gegevens met bepaalde personen of bedrijven. Hieronder leggen we duidelijk uit wie deze personen of bedrijven kunnen zijn:

    Klanten van Ad Hoc Data

    Onze klanten krijgen via onze website toegang tot gegevens over bedrijven. In deze gegevens kunnen soms ook persoonsgegevens staan. Klanten gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld:

    • Om actuele informatie over andere bedrijven te krijgen.
    • Om onderzoek te doen naar hun markt.
    • Om hun eigen gegevens te verbeteren of aan te vullen.

    Onze klanten kunnen deze gegevens ook gebruiken om contact op te nemen met andere bedrijven. Bijvoorbeeld om producten of diensten aan te bieden.

    Als een klant toegang wil tot onze database, maken wij duidelijke afspraken in een overeenkomst. Hierin staat wat klanten wel en niet mogen doen met de persoonsgegevens. Klanten moeten zorgvuldig omgaan met de gegevens en meehelpen om dubbele gegevens te voorkomen. Ook krijgen zij van ons bericht als bepaalde persoonsgegevens niet meer gebruikt mogen worden.

    Wanneer een klant gegevens uit onze database haalt, wordt die klant zelf verantwoordelijk voor hoe deze gegevens daarna gebruikt worden. De privacyregels van die klant zijn dan van toepassing.

    Onze partners

    Wij kunnen persoonsgegevens delen met onze partners. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een klant via onze website diensten of producten afneemt van zo’n partner. Wij geven alleen de gegevens door die écht nodig zijn, zodat onze partner de dienst goed kan leveren en wij onze afspraken met de klant kunnen nakomen.

    Andere bedrijven die ons helpen

    Soms hebben wij hulp nodig van andere bedrijven om onze diensten goed uit te voeren. Deze bedrijven kunnen dan ook persoonsgegevens krijgen. Het gaat hierbij om bedrijven die ons helpen met bijvoorbeeld:

    • IT en computersystemen;
    • onze website maken en onderhouden;
    • betalingen verwerken (zoals banken);
    • advies geven, zoals accountants of juristen.

    Wij kiezen deze bedrijven heel zorgvuldig uit. Ook maken wij strenge afspraken met hen. Zij mogen de persoonsgegevens alleen gebruiken volgens de regels die wij hebben afgesproken. Deze regels zijn altijd volgens de wet.

    Andere bedrijven bij verkoop of samenwerking

    Soms delen wij persoonsgegevens met andere bedrijven omdat wij bijvoorbeeld samenwerken, een bedrijf willen verkopen of juist kopen. Dit gebeurt alleen als we hiervoor plannen maken. In zulke gevallen zorgen we ervoor dat uw gegevens altijd veilig en vertrouwelijk blijven. We nemen dan extra maatregelen om dit goed te regelen.





12. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

    Ad Hoc Data vindt het belangrijk om persoonsgegevens zorgvuldig en niet langer dan nodig te bewaren. Wij houden ons daarbij aan regels die in de wet staan en die passen bij het doel waarvoor we uw gegevens gebruiken. Hieronder leggen wij duidelijk uit hoe lang wij persoonsgegevens bewaren. We maken hierbij een onderscheid tussen verschillende soorten gegevens.

    Gegevens in onze database (die we gebruiken om diensten te leveren aan klanten)

    De persoonsgegevens die wij bewaren in onze database, bewaren wij niet langer dan nodig is. Wij verwijderen deze gegevens nadat het bedrijf waar ze bij horen niet meer bestaat. We doen dit binnen een redelijke termijn.

    Onze klanten mogen de gegevens uit onze database na het einde van hun overeenkomst met ons nog maximaal 90 dagen bewaren. Daarna moeten zij deze gegevens verplicht verwijderen.

    Gegevens van klanten en mogelijke klanten

    Wij bewaren persoonsgegevens van klanten, mogelijke klanten en contactpersonen van klanten nooit langer dan nodig. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens bewaren tot maximaal tien jaar nadat onze overeenkomst met u is afgelopen.

    Gegevens van mogelijke klanten (mensen die nog geen klant zijn, maar dat misschien wel worden) bewaren we zolang deze gegevens voor ons nog belangrijk en bruikbaar zijn.

    Andere persoonsgegevens

    Als u contact met ons heeft opgenomen via het contactformulier op onze website of via de chat, bewaren wij uw persoonsgegevens maximaal één jaar nadat we voor het laatst contact met u hadden.

    Als het gaat om persoonsgegevens die via cookies verzameld zijn, dan geldt daarvoor een speciale bewaartermijn. Deze bewaartermijnen staan duidelijk uitgelegd in onze cookieverklaring.

    Persoonsgegevens van partners of andere partijen waar we mee samenwerken bewaren wij zolang we daar een goede reden voor hebben. Bijvoorbeeld zolang we nog samenwerken met deze partner of andere partij.





13. Welke rechten heeft u als het gaat om uw persoonsgegevens?

    Als uw persoonsgegevens bij ons bekend zijn, noemen we u een betrokkene. Dit betekent dat deze gegevens over u gaan. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat uw gegevens in onze database staan, dat u klant bent of dat u contact met ons heeft gehad. Als betrokkene heeft u volgens de wet (AVG) verschillende rechten. Deze rechten gaan over het gebruik van uw persoonsgegevens.

    Hieronder leggen we uit welke rechten u heeft en hoe u ze kunt gebruiken bij Ad Hoc Data. Wilt u gebruik maken van uw rechten? Dan kunt u ons een verzoek sturen via e-mail naar [email protected]. Zet hierbij duidelijk de datum. Stuur met uw verzoek ook een bewijs mee waarmee wij uw identiteit kunnen controleren. Dit doen wij zodat we zeker weten dat we uw gegevens aan de juiste persoon geven.

    Wilt u een verzoek doen namens iemand anders? Dan vragen wij ook om een bewijs dat u dit namens die persoon mag doen.

    Zodra wij uw verzoek en uw identiteit hebben gecontroleerd, bekijken wij of we het verzoek kunnen uitvoeren. Als het lukt, doen we dit zo snel mogelijk. Als het niet lukt, vertellen we u duidelijk waarom dit niet kan. We behandelen uw verzoek altijd zorgvuldig, volgens de wet en met respect voor uw privacy.

    Hieronder vindt u een duidelijk overzicht van uw rechten:

    • Recht op inzage: U heeft het recht om te weten of wij persoonsgegevens van u gebruiken. U mag ons vragen welke gegevens dat precies zijn. Wilt u dit weten? Neem dan contact op via [email protected].
    • Recht op correctie: Klopt er iets niet of ontbreken er gegevens? U heeft het recht om ons te vragen deze gegevens aan te passen of compleet te maken. Wilt u dit doen? Neem dan contact op via [email protected].
    • Recht op verwijdering: U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Maar soms moeten wij bepaalde gegevens verplicht bewaren. In dat geval mogen we de gegevens niet verwijderen. Wilt u vragen om verwijdering van uw gegevens? Neem dan contact op via [email protected].
    • Recht op beperking van het gebruik: U heeft het recht om ons te vragen om uw persoonsgegevens tijdelijk of voor altijd minder of niet te gebruiken. Dit kunt u bijvoorbeeld vragen als u denkt dat uw gegevens niet kloppen of als u bezwaar maakt tegen hoe wij uw gegevens gebruiken. Neem hiervoor contact op via [email protected].
    • Recht van bezwaar: Soms gebruiken wij persoonsgegevens omdat we hier een belangrijke reden (gerechtvaardigd belang) voor hebben. Bent u het hier niet mee eens? Dan kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. Neem hiervoor contact op via [email protected].
    • Recht op gegevensoverdracht: U heeft het recht om persoonsgegevens die u aan ons heeft gegeven terug te krijgen. Dit kan alleen als u toestemming heeft gegeven of als het gaat om gegevens die wij gebruiken voor een overeenkomst met u. U mag dan vragen om uw gegevens terug te krijgen of om ze door te geven aan een ander bedrijf. Neem hiervoor contact op via [email protected].
    • Recht bij automatische besluitvorming: Soms nemen bedrijven automatisch beslissingen, zonder dat er een mens aan te pas komt (dit heet ook wel profilering). U heeft het recht om bezwaar te maken tegen zulke automatische beslissingen. Ad Hoc Data gebruikt dit soort automatische beslissingen of profilering niet.
    • Recht van bezwaar tegen direct marketing: U kunt op elk moment aangeven dat u niet wilt dat wij uw gegevens gebruiken om u reclame te sturen (direct marketing). Wilt u geen informatie of aanbiedingen meer ontvangen? Laat het ons dan weten via [email protected].




14. Het doorgeven van persoonsgegevens naar andere landen

    Soms geven wij persoonsgegevens door naar bedrijven die buiten Europa werken. Niet alle landen buiten Europa beschermen persoonsgegevens even goed als Europa. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een bedrijf buiten Europa bepaalde diensten voor ons uitvoert.

    Als wij uw persoonsgegevens aan zulke landen of organisaties buiten Europa geven, zorgen wij altijd dat er goede afspraken worden gemaakt. Deze afspraken zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens toch goed beschermd blijven. Dit doen we volgens speciale regels die de Europese Commissie hiervoor heeft opgesteld.





15. Klachten en vragen over uw persoonsgegevens

    Volgens de privacywet (AVG) moeten wij altijd zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. Wij houden rekening met het doel waarvoor we gegevens gebruiken, maar ook met hoe gevoelig en belangrijk de gegevens zijn voor u. Wij doen er alles aan om de regels van de privacywet te volgen en u goed te helpen bij vragen of klachten over het gebruik van uw persoonsgegevens.

    Heeft u het idee dat wij ons niet houden aan de regels van de privacywet? Of heeft u opmerkingen of vragen? Neem dan gerust contact met ons op via onze contactpagina.

    U kunt ook rechtstreeks contact met ons opnemen via:

    Ad Hoc Data BV
    Square de Meeüs 35
    1000 Brussel
    [email protected]

    Heeft u een klacht bij ons ingediend over het gebruik van uw persoonsgegevens, maar bent u niet tevreden met onze reactie? Dan kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG). Deze persoon helpt u verder en is te bereiken via [email protected].

    Als u denkt dat wij de regels van de privacywet (AVG) overtreden, kunt u ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via deze link.

    Woont of werkt u niet in België? Dan mag u ook een klacht indienen bij de toezichthouder voor privacy in het land waar u woont of werkt.

    Ad Hoc Data gebruikt vooral gegevens van bedrijven om zakelijke klanten te helpen. Soms zitten er ook persoonsgegevens bij. Dit Privacy Statement geldt alleen voor persoonsgegevens. Als wij gegevens verwerken die géén persoonsgegevens zijn, zoals bijvoorbeeld algemene bedrijfsgegevens, dan valt dit niet onder de privacywet (AVG). De Gegevensbeschermingsautoriteit beoordeelt daarom alleen het gebruik van persoonsgegevens.





16. Wijzigingen van dit Privacy Statement

    Soms verandert er iets in de wet of in de manier waarop wij persoonsgegevens gebruiken. Daarom kan het gebeuren dat wij dit Privacy Statement aanpassen. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website.

    Wij raden u aan om regelmatig te controleren of er iets is veranderd in het Privacy Statement. U kunt altijd een kopie van de vorige versie van ons Privacy Statement hier vinden.